jueves, 19 de marzo de 2015

Dar permisos a formularios InfoPath que forman parte de un Workflow

Recientemente me encontré la siguiente casuística trabajando para un cliente:
Se creó un Workflow de validación en SharePoint Designer 2013 con formularios personalizados (retocados con InfoPath 2013). Todo funcionaba perfectamente, hasta que las tareas de validación se empezaron a mandar a usuarios ajenos al site que contenía el Workflow. Estos usuarios no tenían permiso de acceso a dicho site, así que cuando les llegaba el mail de validación con el enlace a la tarea les daba un error de acceso al intentar acceder al Infopath de validación/rechazo. La pregunta con la que estuve lidiando un rato y que ha motivado la creación de este post fue: ¿Dónde asigno los permisos de los ficheros infopath (.xsn) que forman un workflow? Sí… podría haber dado permisos en el “site” a los usuarios validadores, pero era requerimiento específico que esos usuarios no tuvieran acceso a la información de dicho site, solo a las tareas de validación.
Algunos podríais pensar que bastaría con ir a la lista de tareas y darles permisos desde allí, pero no es así, porque el problema de permisos no está en el listado de tareas en sí, sino en que Infopaht intenta acceder a su plantilla .xsn (que no está guardada en el propio listado de tareas) y por eso continuará dando error de acceso.
¿Dónde está pues dichas plantillas .xsn creadas? Definitivamente no las vais a encontrar navegando por la interface estándar de SharePoint, no aparece ni en “Contenido del sitio” ni tampoco en el árbol de “contenido y estructura”.
Para acceder a los permisos de dichas plantillas InfoPath, tendremos que usar SharePoint Designer, y una vez tengamos nuestro site abierto, abrir la carpeta de “All Files” y pulsar el botón derecho en la subcarpeta “Workflows”. Aquí seleccionaremos en el menú desplegable la opción de “Propiedades…”
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En la pantalla de información de la lista “Workflows” (invisible desde SharePoint), pulsar en “Permissions for this list” desde la sección de “Customization”
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Esto nos abrirá el navegador con una URL del tipo:
http://Site_URL/_layouts/15/user.aspx?obj={34898645-4AF5-40BC-8176-9E27610867F6},doclib&list={34898645-4AF5-40BC-8176-9E27610867F6}
donde podremos gestionar los permisos de los usuarios para los .xsn que participan en los workflows de este site.
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Como veis, una combinación un tanto extraña, que os puede dar algún que otro quebradero de cabeza… si no sois seguidores de este blog :-p
¡¡Saludos!!

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