domingo, 8 de febrero de 2015

SP 2013: Elementos Relacionados (Related Items)

Hoy voy a comentar cómo utilizar una característica que está “medio oculta” en SharePoint 2013. Digo “medio” porque sí que aparece en cualquier listado de “tareas” (tasks). Si en un listado de tareas, seleccionamos cualquier tarea y seleccionamos “ver elemento” (sí, únicamente veremos los elementos relacionados desde el DispForm), podremos ver que tras pulsar la opción de “ver más” (view more), nos mostrará una opción de Agregar Elemento Relacionado (“Add Related Item”). Esta opción nos permite vincular la tarea actual con otros ítems o documentos de otras listas/bibliotecas de SharePoint.
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Sin embargo, fuera del ámbito del listado de tareas, por defecto no encontraremos esta opción en ninguna otra lista/biblioteca de SharePoint 2013. ¿Cómo hacer que podamos utilizar los elementos relacionados en una biblioteca documental? No es tan inusual que tengamos el requerimiento de querer vincular un documento a otro, y poder facilitar la relación/navegación entre ellos.
“Elementos Relacionados” no es más que una columna de sitio, que inicialmente se asocia al Content Type de Tareas. Podremos pues asociar dicha columna de sitio a cualquier otro Content Type (Documentos de una biblioteca, por ejemplo). Sin embargo, inicialmente esta columna de sitio está oculta, y es por eso que no la encontraremos si antes no la liberamos de la “prisión” en la que se encuentra:
1.- Vayamos a la configuración del site collection (site settings) y una vez allí a “Site content types”
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Una vez en el listado de Content Types buscaremos el de “Tareas” (Tasks), a secas, y entraremos en su panel de configuración. En él veremos que en el listado de columnas, se encuentra el “Related Items”. Pulsamos en él para acceder a la pantalla informativa concreta de esta columna de sitio.
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Una vez en la pantalla informativa de la columna de “Related Items”, pulsaremos en el enlace de “Edit site column” para acceder a su pantalla de configuración.
image Una vez dentro de la pantalla de configuración, veremos que la columna está por defecto situada en un grupo llamado “_Hidden”. Tendremos que modificarlo manualmente para introducirla en cualquier otro grupo, ya que “_Hidden” es un grupo oculto que utiliza Microsoft para que esta columna no esté visible desde cualquier otro content type.
image Por ejemplo, la modificaremos al grupo existente de “Custom Columns”
image Guardamos los cambios hechos en la column site pulsando el botón de OK y salimos de la configuración de los content types y del site para dirigirnos a aquella lista o biblioteca documental donde queramos hacer aparecer la columna de elementos relacionados. Al acceder a la configuración de la lista/biblioteca (list/library settings), deberemos ir a la opción de “Advanced settings” y una vez dentro indicar que permitimos a esa lista/biblioteca la gestión de tipos de contenido (Allow management of content types)
image Pulsamos OK y tras volver a la pantalla de configuración de la lista/biblioteca, veremos el content type por defecto de la misma (Documentos en el caso de estar en una biblioteca documental). Pulsamos en el Content Type deseado.
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En la pantalla de administración del Content Type, veremos el listado de columnas del mismo, y la opción de añadir columnas nuevas a partir de columnas de sitio ya existentes (“Add from existing site or list columns”) pulsamos sobre esta opción.
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En la siguiente pantalla deberemos buscar el grupo de columnas que contiene nuestro “Elementos Relacionados” (en mi ejemplo “Custom Columns”). Seleccionamos la columna en el panel de la izquierda (“Available columns”) y lo movemos al panel de la derecha con el botón de “Add”.
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Pulsamos OK para aceptar los cambios y volvemos a nuestra lista/biblioteca (vista normal). Ahora ya tenemos la columna de ítems relacionados completamente operativa, de forma que si estamos en una biblioteca documental y subimos un nuevo fichero, al mostrar las propiedades del documento (Recordad que la columna solo se muestra en el DispForm.aspx), veremos la opción de vincular elementos relacionados.
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Al pulsar sobre el vínculo de “ADD RELATED ITEM” deberíamos ver una pantalla con un navegador de objetos de nuestro site collection de SharePoint, para poder elegir fácilmente nuestro documento o ítem relacionado.
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Podemos relacionar tantos documentos/items como deseemos, aunque hay que tener en cuenta que la vinculación es unidireccional (en el documento vinculado no existirá ninguna vinculación con el origen)
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Por último, comentar que en el caso de que al pulsar para añadir un nuevo elemento vinculado no veamos el navegador de objetos de SharePoint i únicamente nos aparezca el campo de URL, hay que activar las características (features) a nivel de Site Collection de “SharePoint Server Enterprise Site Collection features” y “SharePoint Server Standard Site Collection features”.
imageSi tenéis estas características habilitadas en el Site Collection, no deberíais tener problemas en visualizar el navegador de objetos del Site Collection al añadir un nuevo elemento relacionado.
Eso es todo por hoy SharePointer@s, ¡¡Hasta la próxima!!

1 comentario:

Anónimo dijo...

Excelente los artículos Ignasi, seguir así....ya que aprendemos todos.