miércoles, 5 de diciembre de 2012

SP 2013: Site Mailbox

SharePoint 2013 permite incorporar en un cualquier sitio, una nueva App llamada Site Mailbox, que permite generar un "buzón de Exchange Online" asociado al sitio en sí mismo.

Esto que inicialmente podría parecer una excelente idea, realmente se nota que se ha quedado a medio caminio (personalmente confieso sentirme defraudado), ya que no hay una integración REAL entre SharePoint y Exchange más allá de la creación y la vinculación de dicho buzón al sitio, y no permite lo que realmente todos esperaríamos de dicha integración, que sería poder enviar correos a un sitio y que los documentos adjuntos directamente se guardaran en la librería documental del sitio.

Vayamos por pasos. Para crear un Site Mailbox primero tendremos que ir a un sitio de SharePoint y en el icono de configuración, acceder a "agregar una aplicación" y seleccionar "Buzón de sitio".
Veremos como la nueva App aparece como generada, aunque no se creará realmente hasta que accedamos a ella (pulsamos encima)

En ese momento aparecerá un mensaje de "Se está configurando tu nuevo buzón de sitio" y posteriormente:

Una vez aparezca este mensaje ya podemos volver al sitio y comprobar que el buzón se ha creado correctamente y podemos acceder a él. Si lo hacemos por primera vez nos pedirá configurar el idioma y la zona horaria.
Al hacerlo y pulsar sobre "guardar", ya estaremos dentro del Site Mailbox. como el mismo mensaje e bienvenida nos indica, lo que se ha hecho ha sido generar una dirección de correo de Exchange para ese sitio, y darnos acceso al correspondiente buzón de Exchange.


Sin embargo, si os fijais en la página anterior, hemos salido por completo de la interface SharePoint. ¿Por qué? Porque realmente no se está integrando SharePoint con Exchange, sino que simplemente SharePoint genera un enlace al buzón de Exchange y cuando pulsamos en él accedemos directamente a Exchange, perdiendo todo control sobre SharePoint.

A pesar de ello, Outlook 2013 permite hacer una pequeña "trampa" si añadimos el Site MailBox en su interface. Para ello debemos tener configurada previamente la cuenta de Exchange Online en el Outlook, y una vez esté vinculada, pulsando con el botón derecho sobre el nombre de la cuenta veremos la opción de "Manage All Site Mailboxes..."
 
Nos llevará a una pantalla donde nos mostrará todos los mailboxes que tenemos acceso con la cuenta de Exchange. Marcamos el que realmente nos interese (o varios si así lo deseamos) y veremos como en Outlook nos carga los buzones del Site MailBox (Inbox, Deleted Items y Junk Email) y además, enmedio nos cuela (y esta es "la trampa") la bibilioteca documental del sitio. Sin embargo sigue mezclando dos mundos distintos (Exchange/SharePoint) sin tener una integración real. ¿Qué permite Outlook 2013? Pues que los correos que lleguen a Inbox, podremos coger con el ratón los documentos adjuntos y arrastrarlos manualmente a la carpeta de documentos; no hay forma de hacerlo automatizado (ni reglas de correo, ni flujos...).
Así que, resumiendo, las novedades se limitan a poder crear un buzón Exchange desde SharePoint, generando así una dirección de correo para un sitio concreto, y poder arrastrar los adjuntos a la biblioteca documental manualmente desde un Outlook integrado con dicho site.

Ya empezamos a tener ideas de mejora para la siguiente versión... ¡¡Un saludo!!