miércoles, 5 de diciembre de 2012

SP 2013: Site Mailbox

SharePoint 2013 permite incorporar en un cualquier sitio, una nueva App llamada Site Mailbox, que permite generar un "buzón de Exchange Online" asociado al sitio en sí mismo.

Esto que inicialmente podría parecer una excelente idea, realmente se nota que se ha quedado a medio caminio (personalmente confieso sentirme defraudado), ya que no hay una integración REAL entre SharePoint y Exchange más allá de la creación y la vinculación de dicho buzón al sitio, y no permite lo que realmente todos esperaríamos de dicha integración, que sería poder enviar correos a un sitio y que los documentos adjuntos directamente se guardaran en la librería documental del sitio.

Vayamos por pasos. Para crear un Site Mailbox primero tendremos que ir a un sitio de SharePoint y en el icono de configuración, acceder a "agregar una aplicación" y seleccionar "Buzón de sitio".
Veremos como la nueva App aparece como generada, aunque no se creará realmente hasta que accedamos a ella (pulsamos encima)

En ese momento aparecerá un mensaje de "Se está configurando tu nuevo buzón de sitio" y posteriormente:

Una vez aparezca este mensaje ya podemos volver al sitio y comprobar que el buzón se ha creado correctamente y podemos acceder a él. Si lo hacemos por primera vez nos pedirá configurar el idioma y la zona horaria.
Al hacerlo y pulsar sobre "guardar", ya estaremos dentro del Site Mailbox. como el mismo mensaje e bienvenida nos indica, lo que se ha hecho ha sido generar una dirección de correo de Exchange para ese sitio, y darnos acceso al correspondiente buzón de Exchange.


Sin embargo, si os fijais en la página anterior, hemos salido por completo de la interface SharePoint. ¿Por qué? Porque realmente no se está integrando SharePoint con Exchange, sino que simplemente SharePoint genera un enlace al buzón de Exchange y cuando pulsamos en él accedemos directamente a Exchange, perdiendo todo control sobre SharePoint.

A pesar de ello, Outlook 2013 permite hacer una pequeña "trampa" si añadimos el Site MailBox en su interface. Para ello debemos tener configurada previamente la cuenta de Exchange Online en el Outlook, y una vez esté vinculada, pulsando con el botón derecho sobre el nombre de la cuenta veremos la opción de "Manage All Site Mailboxes..."
 
Nos llevará a una pantalla donde nos mostrará todos los mailboxes que tenemos acceso con la cuenta de Exchange. Marcamos el que realmente nos interese (o varios si así lo deseamos) y veremos como en Outlook nos carga los buzones del Site MailBox (Inbox, Deleted Items y Junk Email) y además, enmedio nos cuela (y esta es "la trampa") la bibilioteca documental del sitio. Sin embargo sigue mezclando dos mundos distintos (Exchange/SharePoint) sin tener una integración real. ¿Qué permite Outlook 2013? Pues que los correos que lleguen a Inbox, podremos coger con el ratón los documentos adjuntos y arrastrarlos manualmente a la carpeta de documentos; no hay forma de hacerlo automatizado (ni reglas de correo, ni flujos...).
Así que, resumiendo, las novedades se limitan a poder crear un buzón Exchange desde SharePoint, generando así una dirección de correo para un sitio concreto, y poder arrastrar los adjuntos a la biblioteca documental manualmente desde un Outlook integrado con dicho site.

Ya empezamos a tener ideas de mejora para la siguiente versión... ¡¡Un saludo!!

jueves, 23 de agosto de 2012

SP2013: Workflow Visual Designer

Después de revisar las novedades en Workflows que aporta SharePoint 2013, y de repasar el listado de novedades que conlleva SharePoint Designer 2013, voy a hacer hincapié en una de las caractarísticas que más me han gustado en este paso evolutivo, que es precisamente la que mis clientes me han solicitados más veces a lo largo de mi carrera en el mundo de SharePoint: La posibilidad de disfrutar de un modelador gráfico de flujos de trabajo de forma gratuita en el out of the box de SharePoint Designer.

Como pre-requisitos, debemos tener instalados SharePoint Designer 2013, Visio 2013 y Workflow 1.0 Beta.

Al abrir SharePoint Designer 2013 y seleccionar la opción de crear un nuevo flujo de trabajo, además del nombre y la descripción del workflow, nos preguntará si vamos a implantar un Workflow para SharePoint 2010 o 2013. A continuación os dejo una imágen para que veais las diferencias básicas que supone uno u otro tipo de Workflow en la Ribbon.

Como se observa a simple vista, Workflow foundation 4.5 añade el concepto de "Stage" (etapa) y "Loop" (bucles), además de redefinir el concepto de "Step".

Una vez tengamos en marcha un Workflow de SharePoint 2013 en SharePoint Designer 2013, en cualquier momento podremos seleccionar la opción de "Views - Visual designer"
para acceder a la vista del diseñador gráfico de flujos de trabajo. Esta vista es un componente Active X que carga un componente de Visio. De hecho, veremos que podemos hacer exactamente lo mismo que si hubieramos diseñado un Visio con plantilla de Flujo de Trabajo para SharePoint 2013, pero con la novedad de que sobre cada una de las cajas, podremos acceder a las diversas pestañas de opciones y propiedades, para ver y modificar los parámetros de cada una de las opciones.


Chulo, ¿no? Bueno, realmente la experiencia de usuario no es tan fluida como puede ser en una aplicación tipo Nintex Workflow, pero por lo menos permite diseñar gráficamente el flujo de la manera que siempre quisimos hacerlo: Directamente con Visio, y permitiendonos llegar a configurar el detalle de cada Acción/Condición sobre el mismo visualizador. También se puede modificar cualquier literal que aparezca en el diagrama haciendo doble pulsación sobre él, así como arrastrar y redimensionar las cajas y conectores a nuestro gusto. Se hecha de menos alguna opción como poder generar una "vista de impresión" o un redibujado automático del flujo para optimizar el espacio de trabajo a medida que este se vaya desarrollando, aunque realmente el diseñador en sí ya es un gran avance en el mundo de SharePoint.

Evidentemente, la opción de la división por capas (un diseñador del flujo directamente con Visio y un parametrizador del mismo con Designer/Visual Studio) sigue siendo posible mediante las opciones de importar-exportar los flujos de Visio o hacia Visio.

Sin duda tendremos que esperar a la versión final y las primeras implantaciones para ver cual es el feedback de los clientes ante esta nueva manera de modelar flujos para SharePoint, aunque lo que es seguro es que ante la pregunta ¿Y no se pueden crear directamente sobre visio? Ya no tendremos que andar explicando el modelado por capas, exportación, importación... y nos bastará con un "Sí".

Pues eso, que ya podemos jugar a arrastrar y configurar "cajitas" del workflow sin necesidad de software de terceros.

Para saber más acerca de cómo diseñar los flujos de SharePoint 2013 con Visio 2013, os recomiendo visitar este enlace.

¡¡Salud!!   ;-)

SP 2013: Instalando Workflow 1.0 Beta

¿Alguno de vosotros ha intentado generar un workflow de SharePoint 2013?

Aunque pueda parecer extraño, por defecto, la beta pública de SharePoint 2013 no permite por defecto generarlos. Debido a que en esta versión la ejecución de los flujos se produce en Azure (execution host), hay que instalar y configurar un software adicional (Workflow 1.0 Beta)
 que conecte con el runtime de Azure y permita el diseño de los workflows en nuestros sitios de SharePoint 2013.

Así pues, no os extrañeis si abrís SharePoint Designer 2013 y únicamente os permite realizar workflows para SharePoint 2010.


Los pasos para instalar y configurar dicho software lo teneis en este enlace, aunque el proceso de instalación detallado paso a paso lo teneis en este otro enlace. Sin embargo os aviso de que para evitaros dolores de cabeza y tiempo de busqueda, debeis tener en cuenta este problema que casi seguro os dará y os volverá locos si no mirais la solución.

Por cierto, a pesar de que pueda resultar engañoso lo de "crear una nueva farm", primero se debe crear y más adelante, si el proceso falla, te puedes unir a una granja ya existente. Realmente no crea una nueva granja de SharePoint, sino todas las BD y aplicaciones web necesarias para la ejecución de los flujos de trabajo.

Si finalmente conseguimos realizar con éxito la instalación, hay que enlazar la "SharePoint Server farm" con la "Windows Azure Workflow farm" mediante el comando de Powersell (run as administrator) Register-SPWorkflowService. Una secuencia válida de ejemplo sería:
Register-SPWorkflowService –SPSite "http://myserver/mysitecollection" –WorkflowHostUri "http://myserver/mysitecollection:12291" –AllowOAuthHttp Sustituyendo los parámetros en rojo por los de vuestro entorno. Y, ahora sí, si intentais generar un nuevo workflow en SharePoint Designer 2013 (O Visual Studio), os permitirá la opción de crear uno para SharePoint 2013.


Francamente, espero y confío que todo este proceso quede integrado por completo en la propia instalación de SharePoint para la RTM, ya que es una tarea árdua que muchos agradecería ahorrarse en sus instalaciones.

La buena notícia es que, esta vez sí, el Workflow Foundation de SharePoint 2013 trabaja con la última versión del Framework (4.5) y eso permite tanto la ejecución en Azure como muchas otras mejoras que posibilitan crear nuestros workflows de forma más potente y sencilla que en anteriores versiones.

Pero esa es otra historia, y debe ser contada en otra ocasión...

domingo, 29 de julio de 2012

SP 2013 - Cómo insertar vídeos de fuentes externas

Otra opción de SharePoint 2013 que me ha llamado la atención es la de poder introducir vídeos de fuentes externas (como por ejemplo, de YouTube). Esto era algo que personalmente encontré muchísimo a faltar en 2010, y gracias al javascript/HTML5 de 2013 ya es posible. De hecho, no solo se puede insertar vídeos, sino trozos de código (scripting) en cualquier página. En este post me centro más en la opción del vídeo (insertar código es un tema muy profundo y con mucha ramificación posible).

Pongamos el ejemplo de insertar un vídeo de YouTube: Para hacerlo solo tenemos que Editar la página donde queramos insertarlo, y en la pestaña Insertar de la cinta de acciones (Ribbon) veremos que, a parte de los elementos a los que ya estamos acostumbrados, existe uno nuevo de Código para insertar. En el caso del vídeo, la misma oción está disponible en el desplegable de Video y Audio, opción de insertar.


Al pulsar esta opción SharePoint, nos pedirá que incrustemos el script o pedazo de código deseado, y aquí deberemos enganchar el código que YouTube (o cualquiera que sea nuestra fuente de datos) nos haya proporcionado para enganchar en páginas externas.


Sin más, pulsamos en "Insertar" y... ¡Voilà! ¡Ya tenemos el vídeo en nuestro portal!


A destacar que también estuve mirando si el reproductor estandar de 2013 también reproduce otros formatos de vídeo a parte del wmv, pero no obtuve ninguna mejora en este sentido respecto a 2010, no se si mejorará en la versión final, pero es una lástima que no podamos incrustar los .avi o .mpeg que tengamos en nuestro terminal... De todas formas, ¡Estoy seguro que la opción de incrustar código le soluciona la vida a más de uno!

¡Salud!

SP 2013 Comunidades (VI) - Otras opciones de moderación

Este es el último post de una serie de VI, que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:

I - Introducción
II - Creación de una nueva comunidad
III - Creación de entradas/respuestas
IV - Notificación de contenido ofensivo
V - Configuración de reputación / distintivos
VI - Otras opciones de moderación

En este ultimo post de la serie vamos a ver algunas opciones de moderación de las comunidades que no han sido comentados en los otros capítulos

Marcar una discusión como destacada
Para marcar una discusión como destacada, des de la página de inicio de la comunidad, si tenemos permisos de moderación o de administración, podremoa acceder en el panel de Herramientas de Community pulsando sobre Administrar discusiones. Veremos la pantalla con todo el listado de discusiones. Si seleccionamos una de ellas y activamos la pestaña de Moderación en la cinta de acciones (Ribbon), veremos que se activan las opciones de Marcar como destacada o Desmarcar como Destacada.

si pulsamos en  Marcar como destacada , la discusión quedará marcada como tal y en la página incial de la comundad, al aplicar el filtro de "Destacadas", veremos en el listado de discusiones únicamente aquellas que han sido catalogadas como tal. Al Desmarcar como Destacada eliminaremos la conversación de dicho catálogo.


Configuración de la comunidad

En el panel de Herramientas de Community, hay una  opción de Configuración de la comunidad, que permite modificar la fecha de establecimiento de la misma. Aunque esta se pone automàticamente al crearse la comunidad, en caso de que esta ya existiera previamente de algún modo, puede reflejarse en este campo, que notificará por defecto en la página Acerca de que se crea con la plantilla de comunidad.

También se nos permite en esta pantalla habilitar o deshabilitar la elaboración de informes de contenido ofensivo. Si desactivamos esta opción, los usuarios no podrán reportar informes a los moderadores sobre posibles contenidos ofensivos en discusiones, ni el moderador tendrá la opción en las Herramientas de Community de ver estos informes.


Destacar que, como moderadores y/o administradores de la comunidad, siempre podremos editar o eliminar mensajes que hayan publicado los miembros (aunque esto pueda generar cierta polémica entre los usuarios).

A parte de esto, siempre podemos añadir en nuestras comunidades otros contenidos de SahrePoint 2013, como páginas wiki (Por ejemplo, modificar la página de Acerca de), agendas, documentos, etc.

¡¡Y eso es todo!! Espero que con esta serie de posts haya quedado claro qué opciones da SharePoint 2013 respecto a las comunidades sociales. Desde mi punto de vista, no me gusta el enfoque de "una comunidad es un conjunto de discusiones", y que el usuario tenga que entrar en una discusión concreta para ir siguiendo el hilo de cada conversación. El muro de la página inicial se queda muy pobre en contenido y funcionalidad para los que estamos acostumbrados a redes sociales como Facebook, a pesar de eso, tiene algunas funcionalidades interesantes, como la gestión de la reputación y méritos de los miembros. Está claro que, aunque se haya mejorado mucho respecto a la versión 2010, el mercado del social corporate networking evoluciona demasiado rápido para que esta sencilla introducción pueda servir a las grandes empresas los próximos 4 años. Seguramente, con la integración de Yammer la versión 2016 (o 2017, según corresponda) será mucho más potente y ofrecerá algo mucho más completo. Hasta entonces tendremos que conformarnos con lo que nos han preparado "los chicos de Microsoft", o estar más al día con herramientas de terceros (Beezy, por ejemplo).

Sin más, seguimos explorando nuevas funcionalidades y posibilidades de SharePoint 2013. ¡Queda muchísimo por ver!

sábado, 28 de julio de 2012

SP 2013 Comunidades (V) - Configuración de reputación / distintivos

Este es el quinto post de una serie de VI, que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:
VI - Otras opciones de moderación

Las comunidades de SharePoint 2013 tienen la capacidad inherente de gestionar la reputación de cada uno de sus miembros. Básicamente se trata de gestionar un sistema de puntos según las actividades que el usuario realize o los otros miembros opinen de las aportaciones de este.

Para revisar/modificar la configuración del sistema de puntuaciones y logros, debermos acceder a la página inicial de la comunidad con el rol de Moderador (o Administrador), y en el panel de Herramientas de Community, pulsar sobre la opción Configuración de la reputación. Eso nos llevará a una pantalla donde veremos todos los parámetros configurables de aobre puntuación y distintivos.

Lo primero que veremos serán los sistemas de puntuación que se están otorgando por defecto. Aquí veremos que podemos modificar los puntos que otorgamos a cada acción, pero (tristemente) no podemos añadir, modificar o eliminar acciones puntuables. Las únicas acciones que permiten puntuar en una comunidad, al menos en la versión Beta pública de SharePoint 2013 son:
  • Crear una publicación nueva (por defecto un único punto)
  • Responder a una publicación existente (por defecto 10 puntos)
  • Si te hacen un "me gusta" o te puntuan un mensaje con 4 o 5 estrellas (por defecto 20 puntos)
  • Te marcan una respuesta como "Mejor respuesta" de una discusión.
A parte de modificar el sistema de puntuación, también podremos configurar con qué puntos conseguimos cada distinto nivel de logro. Por defecto únicamente existen 5 niveles, y tampoco he encontrado en esta Beta pública ninguna forma de añadir o eliminar niveles de logro. Imagino que programáticamente se podrá, pero tampoco puedo asegurar ese punto. Desde la interface del SharePoint únicamente permite configurar con cuantos puntos se alcanza cada uno de los 5 niveles de logro predeterminados.

A nivel de logros, lo último que se nos permite configurar es si vamos a mostrar en qué nivel se encuentra cada miembro de forma gráfica (con los cuadraditos azules por defecto), o si por el contrario querremos indicarlo con un texto distintivo (en ese caso nos dejará elegir el texto para cada nivel)



La última de las opciones de esta pantalla de configuración ya no se corresponde con el sitema de puntuaje y niveles, sino con otorgar distintivos preferenciales a miembros de la comunidad. Básicamente se trata de definir y otorgar "medallas" o "premios especiales" para distinguir a aquellos usuarios que destaquen en su actividad (o inactividad) en la comunidad. Esto permitiría a un miembro tener el "nivel 3" en cuantro a niveles de logro y, además, el distintivo especial de "usuario más activo del mes", por ejemplo.


Al pulsar sobre la opción de "Administrar la lista de distintivos prefereneciales", iremos a una pantalla donde gestionaremos los posibles valores de distinción especial a otorgar para los miembros de nuestra comunidad. Aquí se pueden modificar, editar o eliminar los distintivos que queramos.
Una vez hayamos definido nuestra lista de distintivos, ¿Cómo podemos otorgar uno de ellos a un miembro en concreto? Para ello debermos acceder a la página inicial de la comunidad con el rol de Moderador (o Administrador), y en el panel de Herramientas de Community, pulsar sobre la opción Otorgar distintivos a los miembros. Esto nos llevará a una pantalla donde podremos seleccionar el miembro de la comunidad a otorgar un distintivo preferencial. Seleccionamos uno de ellos pulsando sobre la lista de miembros, y en la cinta de acciones (Ribbon), vamos a la pestaña Moderación y puslamos en Dar distintivo.


En la siguiente pantalla escogemos el distintivo preferencial que deseamos otorgar al miembro que hemos seleccionado previamente y pulsamos en el botón de "Guardar"


Llegados a este punto, solo nos queda esperar y ver cómo a medida que los miembros de nuestra comunidad van colaborando, añadiendo nuevos mensajes, votando o siendo votados, elegidos con mejores respuestas o "me gusta"... van subiendo de nivel y podemos irles otorgando nuevos distintivos en función de su participación o pasividad en la comunidad.

Estos méritos personales, se pueden visualizar desde múltiples páginas en SharePoint 2013, como por ejemplo en la página de inicio de la comunidad.

También veremos más detalles si pulsamos en Más en la zona inferior de Principales colaboradores (pantalla principal de la comunidad), o directamente por el menú de navegación vertical de la comunidad al pulsar en Miembros.
Otro lugar donde nuestra reputación en las comunidades se hará eco será en la página personal (my site) de cada miembro de la comunidad. Cuando un usuario visite la página personal de otro, verá en ella reflejada las actividades de este en las comunidades, y los méritos distintivos y "mejores respuestas" conseguidas en ellas.


En las búsquedas de personas, por otra parte, no aparecen por defecto méritos o distintivos personales de las comunidades, pero ya sabeis que estas páginas de resultado de búsqueda son totalmente configurables...

Eso es todo en cuanto a reputación y distintivos de comunidades. Como veis SharePoint 2013 está orientado a fomentar, destacar y premiar la colaboración, haciendo que la reputación personal de los miembros se refleje a lo largo de la intranet. Seguro que los próximos años tenemos montones de usuarios picándose para ser los "Maestros" o "usuarios más activos de la comunidad". Ahora solo falta que en nuestras respectivas empresas sepan valorarlo como se merece, y otorguen compensaciones salariales (variable?) en función del esfuerzo personal de cada trabajador por ayudar o aportar en las comunidades corporativas. En eso, como en muchas otras cosas, los americanos.nos lleva ya una gran ventaja.

¡Volvemos a vernos en el último post restante de esta serie!

miércoles, 25 de julio de 2012

SP 2013 Comunidades (IV) - Notificación de contenido ofensivo

Este es el cuarto post de una serie de VI, que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:
Otra de las funcionalidades que ofrecen las nuevas comunidades en SharePoint 2013 es la capacidad de que los usuarios informen a los moderadores de la posible existencia de contenido ofensivo, y los moderadores puedan revisar esos informes y borrar/editar dicho contenido polémico, o ignorar el informe y dejar los contenidos tal cual se publicaron.
¿Cómo puede informar un usuario de un contenido supuestamente polémico? Dentro de una discusión, en cualquier mensaje (original o respuesta), veremos unos puntos suspensivos al lado de la acción de "Responder". Al pulsar en ellos, se abrirá un menú de opciones, y la última de ellas es la de "Notificar al moderador".
Al pulsar sobre dicha opción, nos dejará escribir un mensaje respecto al "problema" que queremos notificar de la entrada en cuestión. Escribimos el mensaje que creamos conveniente reportar al moderador, y pulsamos en el botón de "Notificar". En este momento, el mensaje es enviado al moderador o moderadores de la comunidad.
 Cuando un moderador entra en la comunidad, en la página de inicio siempre ve un panel de "Herramientsa de Community", donde en la penúltima opción veremos "Revisar entradas notificadas".
Al pulsar en esa opción, el moderador irá a parar a una página donde tendrá un listado de todas las notificaciones enviadas por los usuarios y que todavía no han sido tratadas. Al seleccionar una de ellas, en la pestaña de "Moderación" de la Ribbon, veremos que se nos permite realizar 4 acciones posibles:
  • Revisar informe: Revisa la notificación del usuario, al mismo tiempo que se visualiza la entrada original.
  • Editar entrada: Edita la entrada polémica para modificar el contenido que el moderador considere necesario. La entrada se modificará, pero el informe seguirá activo en el listado.
  • Eliminar entrada: Elimina la entrada polémica de la discusión donde se encuentra. También elimina el informe.
  • Descartar informe: Deja la entrada tal cual estaba, ignorando el informe del usuario, y eliminando dicho informe del listado. 
 La siguiente imagen ilustra cómo se visualiza el informe al pulsar sobre "Revisar informe"
En el caso de que seleccionemos "Descartar informe", nos aparecerá un mensaje de advertencia de que el contenido se catalogará como "No insultante".

¡Y eso es todo! Entre esta y las opciones que comentaré en los siguientes capítulos de esta serie, los "Community Managers" van a estar bien entretenidos los próximos años...

SP 2013 Comunidades (III) Creación de entradas/respuestas

Este es el tercer post de una serie de VI, que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:

I - Introducción
II - Creación de una nueva comunidad
III - Creación de entradas/respuestas
IV - Notificación de contenido ofensivo
V - Configuración de reputación / distintivos
VI - Otras opciones de moderación

Una vez tenemos creada nuestra comunidad, podemos empezar a generar discusiones. Para ello tan solo tendremos que pulsar en el icono de Nueva discusión que encontraremos en la página inicial de la comunidad y en ese momento tendremos que completar un formulario con los siguientes datos:
  • Asunto: Título de la discusión
  • Cuerpo: Detalles sobre la discusión. Será el cuerpo principal de la discusión.
  • Pregunta: Es una marca a la que no le he encontrado más utilidad que la de clasificar las discusiones, pues no presenta diferencias funcionales en uno u otro caso (búsqueda, filtro, ordenación de discusiones), al menos en la presente fase de Beta Pública.
  • Categoría: Selección de la categoría en la que clasificamos la discusión. Sirve para poder filtrar posteriormente las discusiones según sus categorías. 
Una vez hayamos completado el formulario, pulsamos en el botón de "Guardar" y nos generará la discusión principal.
A partir de este momento, cualquier usuario con permisos de colaboración en el site, podrá responder a la discusión creada (o generar nuevas discusiones). Para ver el hilo de conversación de una discusión, desde la página inicial de la comunidad pulsaremos en el título de la discusión que queramos acceder y una vez en la `´agina de la discusión, pulsar en el enlace de "Responder", ya sea sobre el mensaje principal o alguna de sus respuestas.
Destacar en este punto que cuando redactamos un mensaje de microblogging (tanto en la discusión general como en la respuesta), tenemos una potente gama de opciones para enriquecer los mensajes. A parte de las típicas opciones de formato de texto (negrita, itálica, color de letra, sangría...)  Se pueden insertar en cualquier momento tablas, imágnes, videos, audios, enlaces, archivos o (novedad) código de scripting para insertar, con lo que podemos generar contenidos realmente enriquecidos.
En cada mensaje publicado (principal o respuesta, podremos realizar accionesn como:
  • Marcar como "Me gusta" o "Ya no me gusta": Se verá un cómputo total de caras sonrientes en cada mensaje)
  • Responder: Generaremos una respuesta para el mensaje marcado
  • Editar: Modificar el mensaje (solo en caso que seamos los autores o tengamos permisos de moderación)
  • Notificar al moderador: Enviar un mensaje al moderador para indicar que el contenido publicado no lo consideramos apropiado (Ver IV - Notificación de contenido ofensivo)
  • Eliminar: Eliminar el mensaje publicado (solo en caso que seamos los autores o tengamos permisos de moderación)
  • Mejor respuesta: Marcar la respuesta actual como la mejor de todas (solo si somos moderadores).
Comentar aquí que la beta arrasta todavía algún que otro bug, como por ejemplo que no deja a otros usuarios hacer un "me gusta" si no son creadores o moderadores (parece que todavía no tienen resuelto que no se pueda editar un post por permisos, pero sí se pueda hacer un like).
A medida que nuestra comunidad se vaya llenando de discusiones y respuestas, la página inicial de la comunidad se irá enriqueciendo, y mostrará datos como los "me gusta" que suman cada discusión, los usuarios más activos, en número de miembros, discusiones, respuestas y mejores respuestas generadas en la comunidad. También, para cada discusión, en la página principal se nos ofreceran enlaces a la categoría a la que pertenecen, y al perfil de la persona que creó la discusión y a la de la última que participó en ella.

domingo, 22 de julio de 2012

SP 2013 Comunidades (II) Creación de una nueva comunidad

Este es el segundo post de una serie de VI, que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:

I - Introducción
II - Creación de una nueva comunidad
III - Creación de entradas/respuestas
IV - Notificación de contenido ofensivo
V - Configuración de reputación / distintivos
VI - Otras opciones de moderación

Una comunidad de SharePoint 2013 puede crearse tanto a nivel de colección de sitios (Administración Central) como de sitio de una colección ya existente.
Para ello, en cualquier sitio de nuestro portal desplegaremos el menú la rueda dentada que nos da acceso al menú de configuración, y seleccionaremos "Ver contenidos del sitio", una vez dentro de la nueva pantalla, en la zona inferior de la misma seleccionaremos "Nuevo subsitio". En el formulario de creación introducimos el título, descripción y URL del nuevo site, y seleccionamos la plantilla de "sitio de la comunidad" ("Community site" en inglés)
A los pocos segundos ya tendremos acceso a nuestro nuevo sitio de "comunidad".
¿Cómo empezar a trabajar en una "comunidad" de SharePoint 2013? Primero hay que entender un concepto básico: Las comunidades, tal y como las plantea Microsoft en esta versión, contienen discusiones (hilos de discusión), y cada una de ellas contiene un muro distinto de microblogging. Es decir, que el componente básico de una comunidad es una discusión (tema de conversación). Inicialmente no hay ninguna discusión creada, por lo que la página de inicio presenta un aspecto bastante pobre. Sin embargo, a medida vayamos añadiendo nuevas discusiones en la comunidad, y los usuarios vayan respondiendo y participando en ellas, en la página de inicio podremos ver información como las respuestas y números de "likes" (me gusta) realizadas en cada una de ellas, el número de miembros, discusiones y respuestas totales en la comunidad, los principales colaboradores y el nivel de reputación o méritos distintivos de cada uno de ellos.

Una vez entendido el concepto de comunidad, podremos realizar una serie de primeros pasos para ponerla en marcha. El primero de ellos siempre debería ser introducir los parámetros de seguridad requeridos en el sitio, especificando qué usuarios pueden leer, colaborar o administrar (moderar) el sitio (opción estandard de configuración de permisos del sitio).

Tras configurar la seguridad de acceso a la comunidad, el segundo paso debería ser revisar las categorías por las que vamos a catalogar las discusiones de la comunidad. Para ello iremos a la página principal de la comunidad, y en el panel derecho de "Herramientas de Community", pulsaremos en "Crear categorías". Iremos al listado actual de categorías, donde veremos que inicialmente sólo hay una (general). Nos da la opción de "crear un nuevo elemento" o "modificar" la lista. Personalmente os recomiendo elegir la opción de modificar, pues automáticamente salta a una vista en formato tabla de Excel que nos permite insertar múltiples elementos y editarlos como si de un Excel se tratara, en lugar de tener que ir de uno en uno con formularios dedicados en la opción de crear.
Destacar que no sólo podremos introducir el nombre de la categoría, sino también la imagen a la que la asociamos. Esto será un tópico en todo el contenido de SharePoint 2013, ya que nos permitirá, posteriormente, acceder a la vista por mosaicos de categorías (interface Metro). Para ver estas categorías en interface Metro podemos pulsar en "Categorias", en el menú vertical izquierdo de navegación de la comunidad.

Estos son los pasos básicos antes de empezar a trabajar con la comunidad. Todavía queda mucho por ver, administrar y moderar... pero eso lo iremos viendo en los siguientes posts de esta serie, os recomiendo leerlos todos para entender qué potencialidad ofrece SharePoint 2013 en cuanto a redes sociales corporativas.

SP 2013 Comunidades (I) - Introducción

Este es el primer post de una serie de VI posts que trata de las Comunidades Sociales en SharePoint 2013:

I - Introducción
II - Creación de una nueva comunidad
III - Creación de entradas/respuestas
IV - Notificación de contenido ofensivo
V - Configuración de reputación / distintivos
VI - Otras opciones de moderación

La capacidad de crear redes sociales al estilo Facebook (con muros de microblogging como herramienta básica de comunicación) era una de las grandes carencias de SharePoint 2010 y que todas las empresas venían demandando debido al rápido crecimiento, concienciación y adopción de las Redes Sociales Corporativas. Aunque en el 2010, cuando apareció la última versión de SharePoint no se veía como una carencia, el crecimiento del concepto Enterprise Social Networking se ha expandido de forma asombrosa, y tres años más tarde parece mentira que nuestra plataforma corporativa por excelencia no la incluyera.

Hay que decir que pese que SharePoint 2013 introduce el concepto de "comunidad", con su muro de microblogging y algunas características adicionales (como la gestión de la reputación de personas, por ejemplo), todavía le queda un gran camino por recorrer, y estoy convencido de que a la gran mayoría de empresas, esta característica, le resultará insuficiente si está acostumbrada a trabajar en redes sociales corporativas tales como Yammer.

De hecho, el reciente anuncio de compra por parte de Microsoft del gigante social Yammer por 1,2 BIllones de dólares, es un anuncio a gran escala de que el propio Microsoft es consciente de sus carencias y se está esforzando al máximo para que la siguiente versión de SharePoint (¿2016? ¿2017?) tenga un motor de redes sociales corporativas digno de estar a la altura.
Con una inversión tan contundente y la adopción del mayor de los gigantes en las redes sociales corporativas actuales, no hay duda de que Microsoft conseguirá un producto muy completo, maduro y adaptado perfectamente al mundo SharePoint, aunque la realidad es que esta compra se acaba de realizar y falta mucho tiempo para que dicha adaptación sea una realidad (la tecnología de Yammer está basada en J2EE, nada que ver con .NET...)
¿Qué podemos hacer hasta entonces? Como siempre, en el universo SharePoint (ya estamos acostumbrados, ¿no?), tenemos 3 opciones básicas:
1.- Utilizar el out-of-the-box que aporta SharePoint 2013
2.- Desarrollar mejoras personalizadas sobre el out-of-the-box (con todo el coste en tiempo y coste en desarrollo que eso implica)
3.- Utilizar plugins de redes sociales corporativas ya existentes sobre SharePoint

De esta última opción me gustaría destacar Beezy, un producto desarrollado por Spenta y distribuido en todo el mundo que se integra totalmente en un entorno SharePoint 2010, generando redes sociales sociales muy complet1s, escalables y adaptadas a las necesidades actuales de las empresas.
Sin embargo, en esta serie de posts me centraré en explicar las características out-of-the-box de SharePoint 2013 y su nueva funcionalidad para crear comunidades sociales.

Empezaremos en el siguiente post explicando cómo se crea una comunidad y las primeras configuraciones a realizar en esta.

¡¡Bienvenido al mundo de las Redes Sociales Corporativas!!

miércoles, 18 de julio de 2012

SP 2013: Almacén de Aplicaciones (Store de SharePoint)

Esta es, sin duda alguna, una de las grandes revoluciones de SharePoint 2013, que va a la par con Windows 8: Una tienda (store) de aplicaciones al estilo y usanza de las aplicaciones para smartphones, que, como Windows Phone, Android, iOS... permiten acceder a un repositorio on-line de aplicaciones que el usuario se puede descargar (pagando si es el caso) e instalar automáticamente en SharePoint para, en unos pocos clicks, tener nuevas y flamantes aplicaciones funcionando en nuestros portales.

Se acabó tener que recorrer páginas especializadas como 3rd party solutions, Bamboo, o de código libre como Codeplex. En la store integrada de SharePoint 2013 tienes tanto aplicaciones gratuitas como de pago, a tres clicks y sin ningún esfuerzo de descarga, instalación, propagación...

¿Cómo funciona la tienda de SharePoint 2013? Vamos a poner un ejemplo realizado sobre mi laboratorio de pruebas.

Las aplicaciones se pueden descargar tanto desde la administración central de SharePoint como desde cualquier sitio de la colección de sitios por la que estemos navegando.

Desde un sitio, solo tendremos que desplegar el menú de configuración (rueda dentada) y pulsar primero en "Agregar una aplicación".
 
La siguiente pantalla nos mostrará por defecto las aplicaciones que podemos agregar (listas y bibliotecas out of the box de SharePoint 2013 y las aplicaciones que hayamos descargado previamente), pero si seleccionamos "Almacén de SharePoint", iremos al repertorio de aplicaciones que hay en la tienda en la nube de SharePoint.
 
Una vez 3en la tienda, veremos las aplicaciones en formato Metro (mosaicos interactivos) y podremos buscar una aplicación o cadena en el buscador o filtrar por categoría de aplicación. Al pasar el ratón por encima de cada mosaico, nos dará más información sobre la app concreta. 
En este ejemplo en concreto, utilicé una aplicación que sirve para controlar incidencias (Issue Tracking)
 Al hacer click sobre un mosaico en concreto, iremos a parar a la página de detalle de la aplicación, donde la podremos comprar (si es de pago) o agregar directamente (si es gratuita). En la fase beta en la que está ahora mismo SharePoint 2013 son todas gratuítas, así que pulsamos en el botón "Agregar".
En pocos segundos aparece un mensaje diciendo que acabamos de adquirir la aplicación para todas las personas de la organización (imagino que más adelante habrán aplicaciones por número de licencias). 
Si pulsamos en el botón de "Adminsitrar licencias", nos preguntará si tenemos confianza en la aplicación que acabamos de descargar. 
Al pulsar en "Confiar", iremos a una pantalla donde podemos administrar las licencias de la aplicación adquirida, aunque en nuestro caso, al ser para infinitos usuarios y totalmente gratis, solo podremos quitar la licencia, volverla a adquirir o visitar la página de detalle de la aplicación en la store, a parte de añadir o eliminar usuarios administradores licencias del producto adquirido. Posteriormente podemos volver a esta pantalla desde la administración central siempre que queramos.


¡¡Pues ya está!! Automáticamente ya tenemos la aplicación instalada en nuestro sitio, y podemos acceder a ella desde "Configuración - Ver Contenido del Sitio" o mapearla en nuestro menú de navegación (horizontal o vertical), en la homepage de nuestro sitio o desde donde queramos vincularla. Al acceder a ella tendremos acceso a la nueva funcionalidad. 
También, una vez adquirida la aplicación por primera vez, podremos añadirla en otros sitios directamente desde la pantalla de "Configuración - Agregar una aplicación", como si fuera una lista o biblioteca más de SharePoint. 
 ¿Alguien ha visto una sola pantalla de instalación, descarga o deploy? Flipante, ¿No? Justo como si lo hiciéramos para nuestro smartphone ¡¡Welcome to new SharePoint app world!!

Otro aspecto interesante es que, desde el panel central de SharePoint, podremos controlar las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro SharePoint, y controlar aspectos como ver si han generado errores, en cuantos sites la tenemos instalada o el número de licencias compradas/en uso.
Si seleccionamos una aplicación concreta y pulsamos en "Ver detalles", nos aparece una pantalla completa detallando el estado de la aplicación, incluyendo incluso un gráfico con la estadística de uso (usuarios únicos) a lo largo de los últimos días, meses o años.

Sin duda, toda una revolución para el ecosistema SharePoint. Estoy profundamente convencido que durante los próximos años muchas empresas, autónomos y programadores multiempleados, se ganarán la vida (o por lo menos lo intentarán) creando aplicaciones para las tiendas de Windows 8, Windows Phone 8 (vienen a ser casi lo mismo) y SharePoint 2013. Una jugada muy inteligente de Microsoft para los que creían que el sistema operativo inventado por el señor Gates se estaba quedando desfasado enfrente de la revolución móvil. Si a ello le añadimos las llegadas de las tabletas con Windows 8 (Slates...) en octubre (preparate para el golpe, iPad)... ¡¡Larga vida al rey!!