viernes, 8 de octubre de 2010

Integración de Access 2010 con SharePoint 2010

Esta semana estuve dando un curso de formación a usuarios de SharePoint 2010. Cuando estuve un par de clases explicándoles el producto, y después de explicar todas las opciones que se pueden hacer con las listas y las vistas, algunos alumnos me preguntaron si SharePoint era una Base de Datos... ¡¡Efectivamente!! Todos sabemos que gran parte de SharePoint es SQL Server.

En ese caso... ¿Os habeis llegado a plantear qué nivel de integración tiene con Access? ¡Veámoslo!

Imaginaos que tenemos una base de datos Access, y queremos pasarla a entorno SharePoint 2010(realmente os lo recomiendo, vuestras bases de datos dejarán de ser sosas y aburridas). Arrancamos el Access 2010 en nuestra máquina y cargamos en ella nuestra base de datos.

Seleccionamos una tabla y en la Ribbon, seleccionamos la pestaña "External data", en el apartado de acciones de "Export", pulsamos el botón de "More" y seleccionamos "SharePoint List"


A continuación se nos abrirá una nueva ventana donde deberemos especificar nuestro sitio de sharepoint donde queremos crear la lista resultante de la exportación, así como el nombre que queremos darle a esa lista. También podremos añadir una descripción adicional a la lista y marcar si queremos abrir la misma una vez hayamos finalizado la exportación. Finalmente pulsamos el botón "OK".


Tras unos instantes, nos informará de que la exportación ha finalizado correctamente, y si queremos guardar los parámetros de la exportación realizada para poder realizarla más rápidamene la próxima vez.


Bien, si ahora vamos a nuestro SharePoint, veremos que realmente, nuestra base de datos en Acces, se migró completamente y está plenamente operativa en Sharepoint.


 Ahora planteemos la situación contraria: Tengo una lista de SharePoint que quiero convertir a Access... bueno, en realidad lo que querríamos es poder tenerla en Access, alimentarla desde Access introduciéndole nuevos registros, pero que los cambios se visualizaran directamente en SharePoint. Es decir tener las bases de datos Access-SharePoint directamente vinculadas y sincronizadas. ¿Es eso posible? ¡¡Por supuesto!!

Abrimos de nuevo Access 2010, y esta vez creamos una base de datos nueva (base de datos en blanco, por ejemplo).

Una vez nos cree la base de datos, accedemos a la pestaña de "External Data", y en la sección de "Import & Link" pulsamos en el botón de "More", donde veremos que se incluye la opción de "SharePoint List" Seleccionamos esa opción.


Al pulsar sobre esta opción, se nos abrirá una nueva ventana donde deberemos especificar el sitio de SharePoint donde está la lista a la que nos queremos conectar. También deberemos especificar si la importación va a ser simple (nos traemos los datos de la lista a Access y ya está) o vinculada (las bases de datos Access-SharePoint siempre estarán sincronizadas). Seleccionamos esta última opción, y pulsamos el botón de "Next".
 

En la siguiente pantalla, escogeremos aquella lista (o listas) que queramos importar de todas las que existen en el sitio donde le hemos indicado en la pantalla anterior. Para finalizar el proceso pulsamos el botón "Ok".


Y... ¡Voilà! tras unos segundos, veremos en Acces toda nuestra lista de Sharepoint, completamente importada. Comprobareis que si haceis una adición o modificación en cualquier fila, cuando vayais a la lista de SharePoint, también habrá aplicado el cambio o adición. ¡Y viceversa! Si añadimos una nueva fila en la lista de SharePoint o modificamos una ya existente, automáticamente también se reflejará en nuestra Base de Datos Access (eso sí, tendremos que refrescar los datos para poderlo visualizar).


Pues aquí os dejo, con un  ejemplo más de la extraordinaria integración entre SharePoint 2010 y toda la suite de Office 2010. ¡¡Espero haber dado ideas a los amantes de Access!!

2 comentarios:

Carlos Martin dijo...

Buen trabajo Ignasi.

En todo caso quisieramos anunciaros los Cursos Sharepoint 2010 que estamos impartiendo bajo demanda de empresas, pasaros por nuestra web si en vuestra empresa buscais formacion.

Un saludo

Ignasi Tebé Tena dijo...

Gracias Carlos, ¡En Spenta Consulting también hacemos cursos totalmente personalizados!