jueves, 15 de julio de 2010

Web Part de Panel de Notas (Note Board)

Hoy también voy a detallar otro nuevo WebPart de SharePoint 2010 en relación a las características sociales que esta nueva versión incorpora.

Se trata del Web Part de Panel de Notas (Note Board), que permite almacenar mensajes de forma visual en el propio WebPart, para que permanezca visible a otros visitantes de la página. Es similar a un "Bloc de Notas" que podría tener múltiples utilidades, como por ejemplo la de "Buzon de sugerencias" o la de "Libro del visitante".

Ejemplo de visualización de un WebPart de Panel de Notas

El WebPart va almacenando todos los mensajes que los visitantes van dejando y los muestra en su zona inferior, que va paginada para poder ver los mensajes más antiguos.

El WebPart de Panel de Notas se encuentra ubicado en la categoría de "Social Colaboration" 
WebPart de NoteBoard ubicado en la categoría de Social Colaboration.

En WebPart de Panel de Notas tiene un panel de configuración que permite configurar tres parámetros distintos:

Número de notas a mostrar--> Especifica el número de mensajes que se visualizan en cada página del WebPart. Cuando se supere el número especificado se paginará para acceder al resto de mensajes.

Habilitar la entrada de nuevas notas --> Especifica si se debe mostrar la zona del WebPart que permite entrar nuevas notas en el mismo (si la desactivamos no se podrán entrar más notas). Por defecto está activado, pero podría desactivarse si, por ejemplo, deseamos que las notas introducidas sigan visibles, pero no que se entren notas nuevas.

URL for Note --> Especifica la URL vinculada a las notas referenciadas. Vendría a ser el ID de la fuente de notas, de forma que si tuvieramos 2 WebParts de Panel de Notas con una misma url, aunque se ubicaran en páginas o sitios distintos, mostrarían exactamente las mismas notas, ya que atacarían a la misma fuente. Este aspecto le puede dar mucho juego al WebPart, ya que puede, por ejemplo mostrar notas en una homepage de nivel superior de otros Note Board situados en otros sub sites de nivel inferior. También se podría jugar aquí con el parámetro de "Habilitar la entrada de nuevas notas", para que en ciertas páginas se puedan introducir notas pero en otras tan solo se puedan leer (hablamos de exactamente las mismas notas, que estarían vinculadas por el parámetro URL)

Panel de configuración del WebPart de Panel de Notas

De hecho, debemos entender que cada URL del portal es susceptible a tener sus propias etiquetas y comentarios, tal y como ya expliqué en un post anterior. Mediante el icono de "Etiquetas y notas que tenemos en la zona derecha de la Ribbon en la pestaña de "Examinar" (Browse), accederemos tanto a la posibilidad de etiquetar como a la del Panel de Notas.
Icono de la Ribbon que nos da acceso a la visualización de las etiquetas y notas de la URL actual

El Panel de Notas que veremos en otra pantalla, es exactamente el mismo WebPart de Panel de Notas que hayamos podido introducir en nuestra página, con la diferencia que este está preconfigurado (y no se puede modificar) para que muestre las notas asociadas a la URL actual. Observad que si hemos asociado un WebPart de Panel de Notas a una URL del portal, y posteriormente accedemos a esa URL y abrimos la ventana de "Etiquetas y Notas", veremos en ella introducidas las notas que se introdujeron desde otra ubicación, mediante el WebPart que apuntamos a esta URL.

Panel de Notas embebido en la ventana de "etiquetas y notas" de la URL actual

Preguntas interesantes son: ¿Cómo funciona todo esto? ¿Dónde se guardan todas las notas que vamos entrando? ¿Van a parar a alguna lista específica? La respuesta, aunque a priori pueda sorprender, es que no. Las notas se almacenan mediante el modelo de objetos de Activity Feed que incorpora SharePoint 2010. Es el mismo que se encarga de registrar todas las actividades "sociales" de los usuarios de SharePoint (como etiquetar o valorar con ratings) y que posteriormente uno puede subscribirse para estar informado sobre qué ha hecho cada uno de nuestros "colegas". Hablando más claro: permite tener en SharePoint el símil al muro de Facebook. Activity Feed registra toda la actividad social en una BD del SQL, donde especifica el autor de cada una de ellas.

En realidad, lo único que está haciendo el Panel de Notas (tanto si es WebPart como si está embebido en la ventana de "Etiquetas y Notas" de la página) es leer del Activity Feed todas las notas asociadas a la URL (la que especificamos en el WebPart o la actual en caso de la ventana de "Etiquetas y Notas"). ¿Suena sencillo, no?

Para acabar de ver la potencia de este WebPart y otros aspectos sociales gestionados por el Activity Feed de SharePoint 2010, si vamos a nuestro "MySite" veremos que también podemos:

1.- Subscribirnos a los Note Board como actividad de seguimiento en el acceso de "Newsfeed Settings"

Subscripción a los Paneles de Notas como actividad de seguimiento en nuestro sitio personal

2.- Recibir las notas introducidas por "nuestros colegas" en los NoteBoards del portal. Sí, aquí está sumarizando el contenido de todos los Paneles de Notas asociados a las distintas URL's del portal. Podremos encontrar estas actividades tanto en la pestaña "Notas y Etiquetas" de la sección "Mi perfil", como en la página incial de nuestro "My Site".

Ejemplo de recepción de todos los comentarios de "nuestros colegas" han introducido en los Paneles de Notas de todo el portal en la sección "Mi Perfil" de nuestro "Mi Site"

Así que finalmente llegamos a la conclusión de que este "WebPart" no es en realidad únicamente un "WebPart", sino una de las piezas que componen la actividad social en SharePoint 2010 y que se relaciona con el modelo de objetos del Activity Feed. Personalmente pienso que es genial la capacidad de asociarse a URL's concretas, permitiendo mostrar únicamente aquellas notas relativas a esa URL y no mezclarse con todas las introducidas en el site collection, cosa que lamentablemente, no pasa con el Tag Cloud (aunque atacando el modelo de objetos de Activity Feed se podría implementar).
En fin, un excelente componente que contribuye a hacer nuestras intranets, extranets y portales públicos de SharePoint 2010 mucho más dinámicos y sociales (esta vez sin "peros").

¡¡Un saludo!!

16 comentarios:

Juan Pablo Pussacq Laborde dijo...

Muy interesante Ignasi, una consulta, esta webpart está en Foundation o sólo en Server?
Gracias!

Ignasi Tebé Tena dijo...

Buenas Juan Pablo,

El WebPart de Note Board solo está disponible en versiones Standard y Enterprise, no en Foundation.

De hecho, en Foundation no existe nada de características sociales, ni siquiera el servicio de metadatos administrados.

¡Saludos!

Anónimo dijo...

Ignasi, primero que nada quiero felicitarte por tu blog, yo recien estoy empezando a trabajar con Sharepoint 2010, es una plataforma magnifica de trabajo, y sin bien sobre 2010 no hay mucha información todavia, o al menos no la que yo quisiera, tu blog es el primer lugar que recurro para sacarme las dudas.
Quisiera consultarte sobre un problema que estoy teniendo: en mi empresa se desea hacer una intranet justamente con esta web part de note board, pero cuando recurro a insertar la web part, no me aparece en la parte de social collaboration, tengo instalada una versión del producto Enterprise. tenés idea porque puede estar sucediendo esto?. te agradezco desde ya tu respuesta y tiempo!
Cintia.

Ignasi Tebé Tena dijo...

Buenas, anónimo, ¿Qué version de SharePoint estás utilizando exactamente? ¿No será la de SharePoint for Internet Sites?

lo digo por esta entrada que me pasó este mes.

También has de tener en cuenta que para que se active la parte social has de tener activado el servicio de metadatos administrados.

¡¡Un saludo!!

Jose Emmanuel dijo...

Muy interesante lo del note board una pregunta se pueden meter varias urls de diferentes noteboards en un mismo note board, digamos que salgan de forma secuencial todos comentarios hechos en el home de mi pagina. Algo asi como lo de tags and notes de my profile.

Jose Emmanuel dijo...

Hay alguna con figuracion para que caada que se haga un post se envie un email de notificacion.

Ignasi Tebé Tena dijo...

Jose Emmanuel, no se puede incluir en un mismo note board los comentarios de varias URL. Un note Board se asocia por defecto a una única URL.

Lo que sí podrías hacer es que en las diversas páginas donde tengas noteboards, todos tuvieran configurada la misma URL (todos apunten siempre a la misma dirección), aunque eso haría que se mostrara, en cualquier URL siempre lo mismo.

Otra opción sería extender el WebPart o crearte uno propio que haga lo que necesitas.

Ignasi Tebé Tena dijo...

Lo del correo nos lo ha solicitado ya algún cliente. La solución es crearte un webpart propio, ya que el Note Board no incluye la opción de envío.

Lo siento!

Jose Emmanuel dijo...

Gracias por las respuestas y comprometerte con tu Blog, felicidades, es uno de los Blog que siempre consulto antes que nada.

Ignasi Tebé Tena dijo...

Gracias Jose Emmanuel, sin embargo lamento profundamente tenerlo tan "muerto" últimamente. La combinación entre mi segunda paternidad y el nuevo cargo que ocupo en la empresa, me apartan cada vez más del mundo técnico del SharePoint.

Gracias a vosotros, por leerme y sentir que hice algo útil con el tiempo cuando disponía de él.

Ignacio dijo...

que tal, tengo el siguiente problema con las notas al estar configurando un sharepoint 2010. Como usuario escribo una nota sobre un documento pero los demas usuarios no pueden ver esa nota que publique. Por otra parte, si creo un tag para el documento o pongo "Me gusta", los otros usuario si lo visualizan. Ambos estamos en el grupo y tenemos control total sobre el sitio. Algun indicio de que puede ser el problema?? Desde ya muchas gracias y muy bueno el articulo!!! Saludos!!

Jose Emmanuel dijo...

Lo de las notificaciones lo solucione mediante un discussion board, en este discussion le puse un workflow cuando cree un nuevo item envie un email de creado, por ultimo le meti un workflow al content type, para que cuando se le de un replay envie un email a sus interesados, facil despues de darle varias vueltas de que hacer con lo que se tiene a mano.....

Juan dijo...

Hola Ignasi,

Al agregar una nota a un elemento, cuando paso el ratón por el icono de "Etiquetas y notas" en ocasiones se "ilumina" (se pone en rojo). Pero esto no ocurre siempre.

¿Existe alguna manera de configurarlo para que, ya sea porque entras en una página con notas o porque seleccionas un elemento que tenga notas, se "ilumine" directamente el icono y así sepas que dicho elemento las tiene?

Muchas gracias :-)

hubernet dijo...

Muy interesante el artículo
Tengo una pregunta, ¿Cómo puedo generar un reporte de todas los comentarios registrados en todas las notas de mi sitio, existe un webpart de administración.

Quedo atento

Huberney

hubernet dijo...

Excelente artículo, por favor me pueden indicar si hay algún administrador de todos los comentarios para obtener indicadores de los aportes de los usuarios.

Quedo atento

Huberney

Anónimo dijo...

Hola Ignasi.

Muy interesante tu blog.

Me prodrias colaborar con algo:

Mira a este Note Board se le puede poner algo de seguridad, en mi caso lo necesito para un buzón de sugerencias, y lo que necesito es que las notas solo las vea el administrador y no todos lo que dejan sus comentarios.

Esto se puede lograr?

Gracias.