jueves, 29 de julio de 2010

Documents Sets (IV) Otras funcionalidades

Este es el cuarto y último post de una serie de cuatro dedicada a los Document Sets de SharePoint 2010.

Documents Sets (I) Introducción
Documents Sets (II) Cómo activarlos
Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos
Documents Sets (IV) Otras funcionalidades

Hasta ahora hemos visto las funcionalidades que podemos obtener del Document Set a través de la pantalla de "Configuración del conjunto de documentos", que son las de:
  • Escoger los tipos de contenido permitidos.
  • Seleccionar el contenido predeterminado.
  • Configurar los metadatos comunes.
  • Configurar la página de bienvenida y los 2 WebParts que por defecto esta incluye.
Sin embargo los conjuntos de documentos tienen muchas más funcionalidades que vamos a ir viendo en este post de forma individual.

Versionado unificado.

Los Documents Sets permiten, a parte de seguir manteniendo versiones de forma individual para cada documento, crear versiones del propio conjunto de documentos. Estas versiones se consiguen haciendo una instantánea de TODOS los documentos que contiene el propio document set. Se puede establecer realizar una versión que incluya solo las versiones principales de cada documento, o incluir también las versiones secundarias. Para ello disponemos de una opción específica en Ribbon del Document Set "Versión de captura"
Botón para realizar versiones de Document Sets desde la Ribbon

Al pulsar este botón, SharePoint nos mostrará una pantalla donde podremos seleccionar el tipo de versionado que queremos ejecutar (incluyendo solo copias principales o también secundarias) y comentarios específicos de la versión.

Guardando la versión del conjunto de documentos

Al aceptar el formulario, se generará la versión de documentos correspondiente, y estará disponible para consulta desde el botón "Historial de versiones" de la Ribbon del Document Set.

Botón para visualizar las versiones de Document Sets desde la Ribbon

De igual forma que para los documentos normales, podremos restaurar versiones antiguas del conjunto de documentos desplegando el menú de opciones de la versión a restaurar.

Visualizando las versiones disponibles en el conjunto de documentos

Al restaurar una versión anterior, TODOS los documentos del Document Set volverán al estado en que estaban en el momento de la versión restaurada.
Flujos de trabajo compartidos.

Esta es quizás la característica más atractiva de los conjuntos de documentos, puesto que nos brinda la opción de poder someter a los mismos flujos de trabajo diversos tipos de documentos agrupados de una biblioteca sin tener que recurrir a la separación entre bibliotecas documentales.
Además, teniendo en cuenta que los Document Sets son Content Types, también podremos definir flujos de trabajo que sean reutilizables en otras librerías documentales que utilicen el mismo Content Type.

Para configurar los flujos de trabajo del conjunto de documentos, deberemos hacerlo desde el panel de configuración del Content Type, en la sección de "Configuración del flujo de trabajo". En realidad se configura como cualquier otro flujo de trabajo asociado a cualquier otro Content Type, así que no me explayaré en su explicación. Los flujos de trabajo pueden crearse desde el out of the box del propio SharePoint 2010, desde SharePoint Designer, desde Visual Studio o desde herramientas de terceros (Nintex, K2, Agile Point...).

El Document Set dispone de una opción en la Ribbon para lanzar manualmente los flujos de trabajo asociados al Content Type.

Permisos de seguridad compartidos.

Un Document Set también permite establecer permisos de seguridad de forma general para que todo el conjunto de documentos quede sometido bajo esos permisos establecidos. Esto no es muy impresionante, ya que también existia anteriormente para las carpetas, y su gestión es totalmente ordinaria desde la propia lista de documentos. Tan solo basta con seleccionar el Document set deseado e ir a la opción "Permisos de documento" de la Ribbon o con el menú desplegable de opciones del Document Set y la opción "Administrar Permisos".

Directivas Compartidas

De igual forma, un Content Type puede tener definidas sus propias políticas (por defecto: etiquetas, código de barras, retención y auditoría). De nuevo esto sería más una característica propia de cualquier Content Type, y por tanto no requiere una configuración especial, aunque siempre hay que pensar que en este caso, el resultado final será que los documentos que englobe este Content Type tendrán TODOS aplicada estas directivas definidas en el Document Set.

ID único de Document Set
Siempre que tengamos activada la característica de "Servicio de ID de documento" en la colección de sitios que alberga el Document Set, podremos disponer de un identificador único para nuestro conjunto de documentos. Este identificador nos servirá para poder referenciar el Document Set desde cualquier otra ubicación de nuestra granja SharePoint. Para visualizar dicho ID, solo tendremos que seleccionar el document Set en la librería en cuestión y pulsar en el botón de la Ribbon de "Ver Propiedades".

Visualización el ID único del Document Set
Vincular documentos de otras librerías

Y como guinda final, voy a explicar una característica que me ha parecido realmente interesante y que desde mi punto de vista, añade valor al concepto de Document Set.

Una de las limitaciones que a priori podríamos pensar que tienen los Document Sets es la incapacidad de incluir documentos de librerías externas (librerías diferentes a las que incluye el propio Document Set). Sin embargo, existe una forma de conseguir vincular documentos de otras librerías en el propio conjunto de documentos. Para ello, deberemos tener activada la característica (feautre) de "Servicio de ID de documento", que otorga identificadores únicos a cada documento de la colección de sitios. Esta característica se encuentra a nivel de Colección de Sitios.

Característica de ID de documento activada a nivel de Site Collection

Como segundo paso, tendremos que autorizar el Tipo de Contenido "Vínculo a un Documento" al Document Set, mediante la pantalla de "configuración del conjunto de documentos" a la que accedemos desde el menú de configuración del Content Type del Document Set tal y como se explica en el post anterior de la serie.

Una vez hayamos permitido el Content Type "Vinculo a un Documento", iremos a la biblioteca externa que queramos vincular, seleccionaremos el documento interesado, y visualizaremos sus propiedades. Veremos que entre ellas, se encuentra el ID de documento.

Identificador de un documento situado en una librería externa al Document Set

Copiamos el enlace de este ID unico (copy shorcut) en el portapapeles, y volvemos a nuestro document Set.
Ahora creamos un nuevo "Vinculo a un documento".

Creando un nuevo vínculo a un documento

En  el formulario de Nuevo vínculo a un documento, introducir un nombre representativo al documento y pegar el contenido del portapapeles (URL del ID único del documento externo) en el camo de dirección URL.
Informando los campos del nuevo vínculo a un documento

Ya tenemos establecida la relación. Al volver al listado de documentos del Document Set, veremos que el propio vínculo al documento creado, absorve todas las características que hubieramos establecido a nivel de conjunto de documentos, como por ejemplo, los metadatos comunes.

Ejemplo donde el Vínculo al documento de una librería externa ha absorvido el metadato "Departamento" de la definición del Document Set

Lo más "cool" de todo esto es que si realizamos búsquedas por las catalogaciones de metadatos establecidas en el Document Set, nos aparecerá el documento vinculado. Y tan solo será necesario hacer un click en el resultado de la búsqueda para abrir el documento en questión.
Ejemplo de búsqueda donde un documento externo queda vinculado a las propiedades de un Document Set

Y con esto doy por finalizado el repaso a los Documents Sets de SharePoint 2010, espero que haya conseguido ilustraros a algunos y motivaros a utilizar este nuevo componente en vuestros proyectos.

¡¡Un saludo!!

Ver post anterior de la serie: Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos

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