lunes, 26 de julio de 2010

Documents Sets (II) Cómo activarlos

Este es el segundo post de una serie de cuatro dedicada a los Document Sets de SharePoint 2010.

Documents Sets (I) Introducción
Documents Sets (II) Cómo activarlos
Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos
Documents Sets (IV) Otras funcionalidades

Tal y como comenté en el primer post de la serie, un conjunto de documentos (Document Set) es un Tipo de Contenido (Content Type). Por tanto, para activarlos, necesitaremos dar de alta ese tipo de contenido en la biblioteca documental donde queramos habilitarlo.

Para ello el primer paso es acceder al menú de configuración de la biblioteca de documentos, y en el apartado de "Configuración Avanzada", poner en "Sí" la opción para permitir la administración de tipos de contenido.

Habilitación de la administración de tipos de contenido en una biblioteca

Guardamos esa configuración avanzada, y de vuelta a la configuración de la lista, debajo de la sección de "Tipos de Contenido", pulsamos en el enlace de "Agregar a partir de tipos de contenido de sitio"

Acceso a la agregación de tipos de contenido en una biblioteca

En la pantalla para agregar nuevos tipos de contenidos a nuestra biblioteca de documentos, deberemos seleccionar "Conjunto de documentos" de la lista de "tipos de contenido de sitio disponibles", apretar el botón de "Agregar" y aceptar el formulario.

Agregando el tipo de contenido "Conjunto de Documentos a una lista"

Hay que tener en cuenta que los conjuntos de documentos (Document Sets) tan solo pueden activarse en bibliotecas de documentos, por lo que si intentamos activarlos en otro tipo de bibliotecas o listas, nos aparecerá una ventana con el detalle del error.

Error al intentar agregar el tipo de contenido "Conjunto de documentos" a una lista que no sea una biblioteca de documentos.

Llegados a este punto, deberíamos tener disponible el conjunto de documentos como un tipo de contenido de nuestra biblioteca de documentos. Para crear uno nuevo tan solo deberíamos abrir el menú despleglable de la opción "Nuevo Documento" de la Ribbon, y seleccionar el "Conjunto de Documentos"

Creando un nuevo conjunto de documentos en una biblioteca de documentos

El resultado será que accederemos a nun sub-nivel de la biblioteca de documentos, parecido al que estaríamos navegando dentro de una carpeta, pero tal y como se aprecia en la siguiente imagen, con algunas peculiaridades, como disponer de un apartado exclusivo en la Ribbon para realizar operaciones con el Document Set, o una pantalla con algún webpart más a parte del formato lista (que en el siguiente post de la serie veremos cómo se puede retocar)

Visualización estándard de un Conjunto de Documentos (Document Set) creado. Ribbon específica. 

Hay que tener en cuenta que, a pesar de que a nivel local  (Biblioteca de documentos) solo podemos generar un único tipo de contenido de conjunto de documentos, si las definiciones de los mismos son a nivel global (Content Types de la colección de sitios) podremos crear múltiples Content Types de Documents Sets en una misma librería, personalizando cada uno de ellos con diferentes propiedades según las necesidades de la biblioteca.

Biblioteca con 2 tipos de Documents Sets distintos

Llegados a este punto ya tenemos claro el concepto de Document Set y cómo crearlos, ahora solo nos falta por ver que posibilidades nos brindan estos nuevos tipos de contenido de SharePoint 2010. Para ello os recomiendo revisar los dos próximos posts de la serie.

¡¡Un saludo!!

Ver post siguiente de la serie: Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos
Ver post anterior de la serie: Documents Sets (I) Introducción

No hay comentarios: