lunes, 26 de julio de 2010

Documents Sets (I) Introducción

Este es el primer post de una serie de cuatro dedicada a los Document Sets de SharePoint 2010.

Documents Sets (I) Introducción
Documents Sets (II) Cómo activarlos
Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos
Documents Sets (IV) Otras funcionalidades

Hoy quisiera desgranar todo el detalle de una nueva funcionalidad de SharePoint 2010: Los Document Sets (o conjuntos de documentos). Puesto que es un tema bastante extenso, lo he dividido en varios posts, a fin de hacer menos "dura" su lectura y focalizar más cada aspecto de los Document Sets.

A modo de introducción, comentar que aunque de entrada pudiera parecer que estamos hablando de simples carpetas, un Document Set va mucho más allá que ser un simple "agrupador" o "contenedor de documentos". En realidad, se parece mucho más al concepto de "expediente", donde todo el grupo de documentos puede tratarse, a nivel de clasificación y procesos como una única unidad operativa.

Hablando en términos de SharePoint, en concreto un Document Set permite, entre todos los documentos que lo componenen:
  • Compartir los mismos metadatos.
  • Unificar versiones (una versión implica el conjunto de versiones individuales).
  • Compartir los mismos flujos de trabajo
  • Compartir los mismos permisos de seguridad.
  • Disponer de una página de presentación del Document Set totalmente personalizada.
  • Compartir idénticas directivas (auditoría, retención, etiquetas y código de barras)
  • Definirse bajo un único Document Set ID (asigna un ID único de documento al Document Set)
  • Crear conjuntos de documentos con documentos predeterminados ya incluídos.
En versiones beta de SharePoint 2010, también se podía descargar un Document Set en un único fichero .zip, pero esta funcionalidad desapareció en la RC y tampoco ha vuelto a surgir en la RTM.
Para entender más profundamente qué es exactamente un Document Set, hay que especificar que este es un Tipo de Contenido (Content Type) predefinido dentro de SharePoint 2010 que básicamente tiene la peculiaridad de poder albergar otros Content Types en sí mismo. Un documento contenido en un Document Set, no deja de ser pues, un Content Type incluido en otro Content Type. Un Document Set puede albergar, incluso, múltiples Content Types. Os cuento esto para que todos podamos llegar a concluir claramente que los documentos incluidos en un Document Set pueden tener características comunes compartidas mediante el Content Type del propio Document Set (ya que comparten la misma configuración de Content Type), pero sin embargo conservan su individualidad como documentos (otro Content Type) propiamente dichos. Es decir, podemos establecer que todos los documentos de un Document Set pasen por un mismo flujo de validación, pero también podríamos tener flujos de trabajo independientes para cada tipo de documento o documento específico, y convivir con ambos perfectamente.
El hecho de que un Document Set sea un tipo de contenido, implica también que podemos crear y personalizar tantos conjuntos de documentos como queramos, creando nuevos Content Types derivados del Document Set original y configurando cada uno de ellos según nuestras necesidades.

En resumen, los conjuntos de documentos es una nueva funcionalidad que viene a enriquecer el campo de más pura Gestión Documental de SharePoint, y que nos permitirá, por fin, hablar de auténticos Expedientes como entidad propia en MSS 2010.

En el siguiente post, veremos cómo activar y crear los Documents Sets. Hasta entonces, ¡Un saludo!

Ver siguiente post de la serie: Documents Sets (II) Cómo activarlos

1 comentario:

Anónimo dijo...

Una consulta Ignasi, te comento que estoy utilizando Document set en una biblioteca el problema esta en que no me permite filtrar, cree una pagina y mediante un webpart añadi la biblioteca y al modificar la vista filtrando por gestion no me muestra nada... Tu sabes el motivo? Porfavor te ruego me respondas... Magda