miércoles, 28 de julio de 2010

Documents Sets al detalle (III) Configuración del conjunto de documentos

Este es el tercer post de una serie de cuatro dedicada a los Document Sets de SharePoint 2010.


Documents Sets (I) Introducción
Documents Sets (II) Cómo activarlos
Documents Sets (III) Configuración del conjunto de documentos
Documents Sets (IV) Otras funcionalidades

Ahora que ya sabemos qué es y cómo se crea un Document Set, llega el momento de profundizar en sus funcionalidades y sus posibilidades.

Sin perder de nuestra mente que un Document Set es un Tipo de Contenido, entenderemos fácilmente que como tal, tiene su propio panel de administración. Sin embargo, este tipo de contenido tiene una peculiaridad concreta, y es que en el panel de configuración del mismo, aparece un apartado especial de "Configuración del conjunto de documentos"

Pantalla de configuración del Document Set con el enlace especial de "Configurar el conjunto de documentos"

La pantalla a la que accedemos a través de esta opción específica de "configuración del conjunto de documentos" nos muestra una primera sección donde podremos seleccionar los tipos de contenido permidos dentro del Document Set, permitiendo seleccionar entre todos los tipos de contenido de tipo "documento" excepto el propio Document Set (no puede haber una colección de documentos dentro de otra colección de documentos).

La siguiente sección es la que nos permite predefinir el "contenido predeterminado" que tendrán los nuevos conjuntos de documentos creados a partir de la definición de este Content Type. Es decir, podemos establecer si al crearse un nuevo Document Set, este incluirá automáticamente ciertos documentos en su interior. Esto es ideal cuando estamos utilizando (por ejemplo) el Document Set como expediente de proyectos, y sabemos que cada proyecto va a incluir determinadas plantillas de documentos específicas (ficha del proyecto, presupuesto, contrato, etc.). Estas plantillas de documentos podrían incluirse en la propia definición del proyecto. En esta sección podremos escoger los ficheros tanto de nuestro ordenador como de alguna biblioteca de sharepoint y dejarlos establecidos como predeterminados. También podremos marcar la casilla donde definimos si los nombres de estos ficheros predefinidos deben ir precedidos del nombre del Document Set (para que tengan nombres únicos).

en la sección de "Columnas Compartidas" será donde podamos establecer qué metadatos van a compartir TODOS los documentos del Document Set. Tan solo se pueden seleccionar las columnas de datos vinculadas al Content Type del conjunto de documentos actual, así que han de estar previamente definidas. Lo que conseguiremos es que los metadatos seleccionados, se introduzcan en el momento de la creación del Document Set, y a partir de ese momento, todos los documentos incluídos en él tendrán esa propiedad con, exactamente el mismo valor que tiene el conjunto de documentos. No se podrá modificar ese metadato de forma individual, y solo se podrá editar a nivel de Document Set (haciéndose el cambio en todos los documentos incluídos).

Sección superior de la pantalla de administración del Document Set en la configuración de su Content Type.

La siguiente sección es la de columnas que se incluirán en los datos del Document Set en la pantalla de bienvenida al mismo. Dicho de otro modo, qué metadatos se mostrarán al lado del título e icono del document Set.

La sección de "Vista de página de bienvenida" nos permite seleccionar, de entre todas las vistas existentes en la biblioteca, cual de ellas se mostrará de forma predeterminada al acceder al conjunto de documentos en en webpart de lista que se incluye en dicha página de bienvenida, pudiendo diferir de la selección predeterminada de la propia biblioteca documental.

Por último, disponemos de una opción para personalizar la página de bienvenida al Document Set (página aspx que se carga al entrar en el Document Set).

Sección inferior de la pantalla de administración del Document Set en la configuración de su Content Type.

La página de bienvenida del document set es una página de múltiples zonas de webparts, donde por defecto se incluyen 3 webparts: Una imagen, uno de propiedades del Document Set y otro de lista de documentos que incluye el document Set. Podemos modificar esta página a nuestro gusto, para modificar o eliminar los webparts que incluye, o incluir nuevos webparts que consideremos necesarios mostrar en esta página de bienvenida. Para ello, solo tendremos que pulsar la opción comentada en el panel de configuración del Document Set, y en la pantalla siguiente que aparecerá, seleccionar la opción "editar página" del menú de acciones de sitio.

Edición de la página de bienvenida al Document Set, con todas sus zonas predeterminadas de WebParts.

Modificar la página de bienvenida del conjunto de documentos nos permitirá tener una correcta presentación de nuestra información, permitiendo incluso realizar conexiones entre webparts para mostrar posible información vinculada en otras listas o bibliotecas. Las posibilidades son muy amplias y dependerán siempre de nuestra necesidad y capacidad.

Hasta aquí hemos visto las funcionalidades que los Documents Sets ofrecen a través de la opción de "Configuración del conjunto de documentos", pero todavía nos queda ver algunas otras funcionalidades que los conjuntos de documentos nos brindan mediante otras posibilidades de configuración y ejecución.

Para ello os recomiendo no perderos el último post de la serie.

¡¡Un Saludo!!
Ver post siguiente de la serie: Documents Sets (IV) Otras funcionalidades
Ver post anterior de la serie: Documents Sets (II) Cómo activarlos

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