jueves, 6 de mayo de 2010

MSS 2010: Metadatos administrados: Importación de estructuras.

Para finalizar la serie de posts relativos al servicio de metadatos administrados, quería destacar una opción muy interesante que dispone el servicio: La capacidad de importar estructuras de metadatos directamente desde un fichero externo.

Para ello, si entramos en la página de configuración del servicio desde la administración central de SharePoint 2010, veremos que al pulsar sobre el Almacén de Términos principal, en la zona derecha de la pantalla hay una sección de "Importación de muestra" donde muestra a su derecha un link de "Ver un archivo de importación de ejemplo.

Al seleccionar un almacén de Términos nos permite generar un archivo "demo" de importación.

Al pulsar sobre este link nos abrirá un fichero csv en Excel que contiene un ejemplo de estructura, os recomiendo que pulseis en la opción de "guardar" (no "abrir"), ya que así garantizais que os conserva el formato original (se puede guardar con diversos tipos de formato .csv y algunos son incompatibles con el servicio). Una vez guardado el fichero en nuestro terminal, lo abrimos con excel y veremos cómo se puede definir una estructura de metadatos. De hecho también se podría realizar la importación con un fichero de texto plano .txt siempre que el formato sea idéntico al mostrado (lineas de datos separados por comas).

Fichero de ejemplo de estructura de metadatos para un conjunto de términos.

Como veis, en la primera línea se definen los nombres de los campos a informar, y ya en la segunda pasamos a definir el conjunto de términos (Geografía Política) y el primer Término de primer nivel (continente), en la tercera el término de segundo nivel (entidad política), en la cuarta el término de tercer nivel (país), etc. Al final tenemos una línea para cada término definido.

Sobre este fichero de ejemplo, podemos realizar las modificaciones que creamos convenientes para adecuarnos a nuestros propios requerimientos de taxonomía de metadatos. Una vez tengamos nuestra propia estructura creada, guardamos el fichero y lo importamos a SharePoint 2010 pulsando el botón izquierdo para que aparezca el menú de opciones desplegable sobre un grupo de conjunto de términos donde queramos colgar dicha estructura. Seleccionamos "Importar Conjunto de Términos"

Importación de un conjunto de términos definido en un fichero externo.

En la siguiente ventana deberemos realizar la búsqueda con el explorador de windows para seleccionar el fichero que queremos importar, y una vez lo tengamos seleccionado, pulsaremos el botón de "Aceptar".

Selcción del fichero de importación

Tras unos segundos de espera en los que se ejecuta la importación... ¡Voilà! ya tenemos nuestro conjunto de términos con la estructura exacta que definimos en el fichero externo.

Conjunto de términos importado desde el fichero externo.

¿Para qué puede servirnos importar este tipo de estructuras desde un fichero externo? Bueno, realmente imagino que las personas encargadas de definir taxonomías de metadatos en una organización no tienen por qué saber administrar un SharePoint 2010, sin embargo, si todo lo que le pedimos es que nos rellene un .csv o un .txt con una estructura muy concreta y definida, probablemente nos pueda definir la taxonomía mucho más rápido y de una forma mucho más transparente.

También podría servirnos por si tenemos que desplegar una misma taxonomía de metadatos en diversos entornos de SharePoint 2010 (desarrollo, pre-producción y producción por ejemplo), podríamos definirlos directamente en ficheros .csv o .txt y realizar importaciones rápidas en todos los entornos sin necesidad de volver a definir manualmente la estructura.

En este último aspecto comentar también que el servicio de metadatos administrados tiene vinculado una base de datos exclusiva para sí mismo, por lo que poríamos realizar despliegues del mismo realizando copias y restauraciones de la misma.

Con esto doy por finalizado esta segunda tanda de posts relativos al servicio de metadatos administrados en SharePoint 2010, que como habeis podido comprobar, es mucho más profundo que lo que un principio podía parecer.

¡Un saludo y hasta el próximo post!

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