jueves, 6 de mayo de 2010

MSS 2010: Metadatos administrados: Terminos anidados.

En el anterior post ya comenté cómo gestiona el servicio de Metadatos Administrados todo el sistema de etiquetas (tags) de SharePoint 2010, anteriormente ya había realizado una serie de posts hablando de este servicio explicando los fundamentos del servicio en sí, cómo actua de Content Type Hub y un ejemplo de creación de taxonomía de metadatos. Sin embargo hay un par de temas que todavía no he comentado sobre este servicio y en concreto en este post trata del primero de ellos: La capacidad de crear Términos Anidados.

Tal y como comenté en el primer post sobre el servicio de metadatos administrados, con él generamos una estructura de primer nivel (almacén de términos) que contiene una o varias estructuras de segundo nivel (grupo de conjunto de términos), que también contienen una o varias estructuras de tercer nivel (conjunto de términos) que finalmente albergan nuestra colección de Términos.

Si tenemos en cuenta que cuando queremos añadir una columna en una lista del tipo "metadatos administrados", lo único que nos deja seleccionar es un conjunto de términos, una mala planificación de esta estructura de 4 niveles podría limitar muchísimo la capacidad de nuestra estructura taxonómica de metadatos.

Pongamos el ejemplo que tengo una estructura para gestionar las incidencias de la compañía como la que muestra la siguiente imagen:

Ejemplo de estructura de metadatos con un único nivel de Términos

Una estructura de este tipo provocaría que al añadir una columna de metadatos administrados en una lista, nos viéramos obligados a seleccionar como posible valor del campo un conjunto de términos (p.e. "Software" o "Hardware") y el resultado final sería que el usuario sólo podría poner en el campo creado los términos relativos a ese conjunto. Es decir, si como posible valor seleccionamos "software", el usuario solo podría realizar una selección como la que muestra la siguiente imagen:

Ventana de selección de un término para el campo de una lista con un único nivel de Términos.

Como veis, una estructura así tan solo permite seleccionar elementos de incidencias tipo "software", pero el usuario no puede acceder a los otros conjuntos de términos ("hardware", "contectividad" u "otros").

Los términos anidados permiten generar multiples niveles de términos, todos ellos contenidos en un único conjunto de términos. Para que lo entendais mejor creo que lo mejor es que observeis la siguiente imagen:

Ejemplo de estructura de metadatos con múltiples niveles de Términos

 En esta ocasión, el conjunto de términos es "informáticas" y contiene 4 términos ("conectividad", "software", "hardware" y "otros"). Estos términos contienen así mismo otros subtérminos, de forma que podemos continuar ramificando el árbol de términos creando tantas ramas de los mismos como creamos convenientes.

Para crear un término anidado tan solo tendremos que situarnos, en la pantalla de administración del servicio en la administración central de sharepoint 2010, sobre el término que queremos crear un sub-nivel y con el botón izquierdo desplegar el menú de opciones y pulsar en "crear término".

Creando un nivel anidado de términos

Este tipo de estructura permite que al asignar el conjunto de términos "informáticas" en una lista, el usuario pueda moverse por todo el árbol de términos creado. Podeis observar la diferencia respecto al primer planteamiento en la siguiente imagen:

Ventana de selección de un término para el campo de una lista con múltiples niveles de términos

Como veis, el servicio de metadatos administrados nos ofrece un valioso método para estructurar y normalizar nuestra taxonomía de términos, pero antes se debe pensar bien de qué manera y en cuantos niveles queremos diseñar su estructura para que esta sea lo más útil posible al usuario.

En el próximo post comentaré otro tema pendiente respecto al servicio de metadatos administrados, que es la capacidad de importar conjuntos de términos directamente desde ficheros externos.

Hasta entonces un saludo.

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