miércoles, 5 de mayo de 2010

MSS 2010: Etiquetando contenido (tags)

Anteriormente ya había dedicado una serie de posts dedicados al servicio de metadatos administrados en SharePoint 2010 (ver primera parte, ver segunda parte, ver tercera parte). Sin embargo, a medida que voy trabajando en la nueva plataforma, siento la necesidad de profundizar más en algunos temas.

En concreto hoy quisiera explicaros cómo el servicio de metadatos administrados, además de proporcionar una taxonomía normalizada de términos, gestiona también todo el etiquetado de contenidos de SharePoint 2010 (tagging).

Una de las novedades destacadas de SharePoint 2010 es la capacidad para etiquetar cualquier elemento que incluya una URL propia, bien sea un ítem de una lista, un documento o una página de nuestro portal.

Directamente importada de las redes sociales que tanto han triunfado en internet, la capacidad de etiquetar el contenido de nuestro portal nos brinda las opciones de contribuir a ampliar la taxonomía de catalogación de contenidos empresariales (a nivel corporativo), así como la de personalizar nuestro propio acceso a la información (a nivel personal).

Para etiquetar un contenido, ya sea una "homepage" de un site, una wiki, la página que nos muestra el contenido de una lista o biblioteca o el de un ítem, primero deberemos tener asociada a nuestra aplicación web de contenidos un servicio de metadatos administrados (en una instalación standalone, el portal que crea SharePoint por defecto ya lo tiene asociado). Una vez verificado que disponemos de este servicio activo en nuestra aplicación web, podremos empezar a etiquetar de diversas formas:

La primera forma de etiquetar es directamente desde la opción que Ribbon nos ofrece en toda página web: Si en cualquer página pulsamos en la pestaña de "Examinar" de la Ribbon, veremos que en la derecha de la pantalla tenemos la opción de "Etiquetas y Notas". Pulsamos en este icono para acceder a la pantalla donde podremos etiquetar el contenido de la URL actual.

Acceso a la etiquetación de una página de contenido

Una vez dentro de la ventana propia de etiquetado, veremos que disponemos del "Intellisense" para ir escribiendo nuestras palabras clave en la ventana, mostrándonos como sugerencia otras palabras clave que nos sirvieron para etiquetar un contenido previo.

Etiquetando el contenido de una página del portal 

La segunda opción para etiquetar es crear una columna en una lista o biblioteca de "palabras clave de empresa". Para ello iremos al panel de administración de la lista o biblioteca y bajo la columna de "Permisos y administración", seleccionamos "Configuración de palabras clave y metadatos de empresa"

Acceso a la pantalla de activación de "palabras clave de empresa"

Una vez dentro de la pantalla de configuración, marcaremos la opción "Palabras clave de empresa", que nos proporcionará una nueva columna de metadatos en esta lista, donde podremos etiquetar los contenidos de la misma.

Activación de la columna "palabras clave de empresa"

En la misma pantalla veremos que está la opción de "Guardar metadatos en esta lista como etiquetas temáticas". Esta opción nos permitirá que posteriormente podamos ir a nuestro sitio personal (my site) y subscribirnos a los temas etiquetados en esta lista (palabras clave insertadas en los contenidos), teniendo la opción de agregar estas etiquetas a nuestros intereses personales, y consiguiendo así que el contenido etiquetado con un tema de nuestro interés viaje directamente a la sección de "Mi subministro de noticias" de nuestro sitio personal.

Ejemplo de suscripción a una etiqueta temática para la distribución de info. en nuestro sitio personal

Una vez marcada la primera opción (y la segunda si nos interesa), pulsamos el botón de "Aceptar" y regresamos a nuestra lista o biblioteca. Veremos que ahora, cuando creamos un nuevo ítem, o editamos uno ya existente nos aparece el metadato de "Palabras clave de empresa", que está directamente vinculado al servicio de etiquetado. Aquí podremos introducir un nuevo término (no introducido anteriormente) o uno ya utilizado por nosotros u otros usuarios del portal. 

Ejemplo de etiquetado por "palabra clave". Intellisense muestra referencias anteriores.

De hecho, veremos que en el "Intellisense" que nos ofrece al introducir un término, nos muestra tanto aquellos que hemos introducido mediante estas columnas de palabras clave como los introducidos directamente desde la etiquetación de la url en la sección "Examinar" de la Ribbon.

El mismo "Intellisense" nos mostrará también aquellos términos definidos en nuestros servicios de metadatos administrados. ¿Por qué? ¿Cómo está funcionando el servicio de etiquetado?.

Tal y como comentaba al principio del post, este servicio es gestionado por el servicio de metadatos administrados. Inicialmente, la instalación de SharePoint nos deja uno de estos servicios creado y operativo, que es el "default" (por defecto). Posteriormente nosotros podemos crear más servicios de metadatos administrados, y conectar múltiples de ellos a una misma aplicación web de contenidos; sin embargo será el servicio "por defecto" el encargado de ir almacenando todos aquellos términos que los usuarios vayan introduciendo en sus etiquetas.

Dicho de otro modo, cada etiqueta que introduzcamos en nuestro portal, se almacena como Término de nuestro servicio de metadatos administrados por defecto. Podeis hacer la prueba si quereis comprobar este funcionamiento: Id etiquetando mediante uno de los dos los métodos anteriormente expuestos en el post por todos vuestros sites de SharePoint 2010. Posteriormente, entrad en la administración central, en el servicio de metadatos administrados que tengais configurado por defecto, vereis que os aparecerán todas aquellos términos que vosotros y el resto de usuarios etiquetasteis en el portal, dentro del conjunto de términos "palabras clave" del grupo "Sistema".

Etiquetas almacenadas como Términos del servicio de metadatos administrados por defecto.

Seguro que muchos de vosotros todavía os estáis preguntando para qué sirve etiquetar el contenido del portal. Básicamente nos servirá para tener un acceso más fácil a la información etiquetada, consiguiendo "que la información venga a nosotros" en lugar de "tener que ir hacia la información". Un ejemplo claro es el que os he citado anteriormente: la posibilidad de "subscribirnos" a temas de interés (basados en etiquetas) que se mostrarán en nuestro sitio personal. Otro sería disponer de una "nube de tags" personalizada según nuestras propias etiquetas (detallaré este punto en un blog muy próximo).

Un ejemplo especialmente interesante es la capacidad de acotar mucho más nuestras búsquedas utilizando un filtro rápido según las etiquetas que contienen el contenido buscado. Es decir, en SharePoint 2010 realizamos una búsqueda de una palabra, y en la página de resultados, veremos que en la zona izquierda nos aparecen una serie de filtros (son inteligentes y se añaden o quitan en función de los metadatos contenidos en los elementos de los resultados de búsqueda). Una de esta secciones de filtro corresponden a las etiquetas que contienen los resultados. Si pulsamos en uno de estos filtros, los resultados retornados se filtran a aquellos que contienen la etiqueta seleccionada.

Resultados de búsquedas con el filtro rápido por etiquetas en la zona inferior izquierda

Como veis, el servicio de metadatos administrados es un servicio muy importante en SharePoint 2010, y nos proporciona múltiples y valiosos servicios (taxonomía de metadatos, etiquetado, Hub de Tipos de contenidos).

Todavía me queda algo en el tintero para comentar sobre este servicio, pero eso será en un próximo blog.

¡Hasta entonces un saludo!





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