sábado, 22 de mayo de 2010

MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes

Este post es el cuarto de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010:

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Vamos a centrarnos ahora en la capacidad que Web Analytics tiene para personalizar informes. Sin duda, uno de los temas que más sufrimos en 2007 en cuanto a estadísticas de uso era lo dificil que nos lo ponía SharePoint o Designer para exportar automáticamente los datos a Excel, siendo esta una de las solicitudes más comunes de nuestros clientes, pues bien, nuestro momento de gloria ha llegado: ¡Por fin podemos convertir las estadísticas a Excel pulsando un simple botón de la Ribbon!

En función del tipo de informe que estemos consultando, en la Ribbon de WebAnalytics también tendremos la opción de Crear informes personalizados. Estos informes se generarán directamente en formato Excel (.xlsx) y se almacenarán en una librería específica de SharePoint ("Informes personalizados" o "Informes personalizados del sitio" en función del ámbito del informe).

Ventana de creación de un informe personalizado.


Al crear un informe personalizado, inicialmente SharePoint nos muestra el informe en formato Excel Services, es decir, renderizando el Excel dentro del propio navegador web. En este formato tan solo podremos modificar los parámetros del informe (zona derecha de la pantalla), actualizar los datos y cálculos del libro, y descargar una copia local o abrirlo con Excel (aplicación cliente de Office)

Pantalla inicial de creación de un informe personalizado (Excel Services)


En el caso de que seleccionemos “Abrir en Excel”, se nos abrirá el Excel que tengamos instalado en nuestro terminal de acceso a la intranet (en caso de tener alguno instalado) y los datos del informe se traspasarán automáticamente al mismo. A partir de aquí podremos modificar el informe totalmente a nuestras exigencias de contenido y formato, manipulando el mismo hasta obtener el formato deseado. Las conexiones de datos se mantendrán intactas, de forma que una vez configurado este informe personalizado, se guardará en una biblioteca de SharePoint y podrá ser consultado posteriormente con los datos actualizados a la propia fecha de consulta.
Pantalla de un informe de Web Analytics exportado y retocado en Excel (cliente)

Además, directamente desde la biblioteca de Informes Personalizados, podremos subir ficheros excel que nosotros mismos hayamos diseñado de forma local, lo cual nos permite crear todo tipo de informes con los únicos límites de nuestra propia habilidad y, claro está, la capacidad que nos brinda SharePoint 2010 para obtener los datos estadísticos. De esta forma, podemos generar nuestra propia librería de informes personalizados, extendiendo la capacidad inicial de WebAnalitycs para generar nuestros ficheros excel. Si estos están bien generados, sus datos se irán refrescando automáticamente con el paso del tiempo, evitando la necesidad de realizar a mano ese informe que el jefe del departamento x siempre nos está pidiendo a final de mes. Unido a la capacidad para enviar periódicamente informes y alertas programados, una vez tengamos diseñadas nuestras plantillas de informe, prácticamente nos podremos desentender del tema. Un gran avance, ¿No creeis?
En el siguiente post veremos con más detalles qué tipos de informe podemos generar, y algunos ejemplos de los mismos.
 
Ver post siguiente de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes

Ver post anterior de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados

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