sábado, 22 de mayo de 2010

MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Este post es el sexto y último de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010:

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Llegamos al último post de la serie con una guinda especialmente llamativa, ya que a parte de las estadísticas de uso consultables por el menú de administración de la plataforma, SharePoint también incluye de forma Out-Of-The-Box la posibilidad de mostrar ciertas estadísticas mediante un nuevo WebPart de Web Analytics.

El WebPart de Web Analytics permite mostrar información estadística de uso por pantalla, de forma directa y concreta, sin requerir privilegios de administración o acceso a páginas administrativas.

Ejemplo de visualización del WebPart de Web Analytic. Muestra el contenido más visitado.
 
Hay que tener en cuenta que este WebPart solo muestra un tipo muy concreto de estadísticas: O los contenidos más vistos o las búsquedas más frecuentes. No permite visualizar cualquier otro tipo de estadísticas. Tampoco permite una personalización de presentación de datos diferente a la que se puede conseguir con la combinación de parámetros del propio WebPart.
 
El Web Part de Web Analytics se puede configurar con diversos parámetros que determinan el resultado final de la información visualizada. Estos son los siguientes: 

Información para mostrar: Específica el tipo de estadística que mostrará el WebPart. Tan solo se puede escoger entre 3 opciones posibles:
  1. Contenido más visto: El webpart mostrará aquellos contenidos que han sido más visitados en el ámbito seleccionado. 
  2. Consultas de búsqueda en el sitio más frecuentes: El WebPart mostrará aquellos contenidos más buscados en el ámbito “este sitio” (los resultados son cargados en la página  /_layouts/OSSSearchResults.aspx sin pasar directamente por el centro de búsqueda definido).
  3. Consultas más frecuentes del centro de búsqueda: El WebPart mostrará aquellos contenidos más buscados en el Centro de Búsqueda (todas aquellas búsquedas que no sean del ámbito “este sitio”).
Ámbito del sitio: Esta opción solo estará disponible en caso de marcar “Contenido más visto” en el parámetro “Información para buscar”. Especifica si los resultados deben basarse en las estadísticas del sitio actual, o del sitio actual incluyendo sus posibles subsitios, o de toda la colección de sitios.

Ámbito de búsqueda: Esta opción solo estará disponible en caso de marcar “Consultas más frecuentes del centro de búsqueda” en el parámetro “Información para buscar”. Especifica el ámbito de búsqueda utilizado en que se debe basar para mostrar las estadísticas.

Periodo: Especifica el periodo temporal en el cual se basan las estadísticas mostradas por el WebPart.

Límite de elementos: Especifica el número de elementos a mostrar por el WebPart a elegir entre 1 y 100.

Excluir títulos de elementos o consultas que contengan: Permite establecer un filtro que evite los resultados que contengan en su campo título el texto especificado en este parámetro.

Mostrar Frecuencia: Muestra el número exacto de visitas o búsquedas realizadas sobre cada elemento mostrado.

Mostrar Jerarquía de popularidad: Muestra el número de posición que ocupa el resultado en el ranking total de resultados mostrados.

Mostrar tendencia de la Jerarquía de popularidad: Muestra flechas hacia arriba o hacia abajo en función de la tendencia respecto al último periodo de tiempo (al más puro estilo "top ventas"). Por ejemplo, si un documento estaba en la posición 3 del ranking de más visitados y sube hacia la segunda posición, se mostrará una flecha ascendente.

Habilitar el filtrado de títulos de usuarios: Permite al usuario (que visualiza el WebPart) filtrar los resultados según el cargo de los visitantes o buscadores de los contenidos incluidos en la estadística. Por ejemplo, se puede especificar que sólo se quiere ver la estadística obtenida por los “Jefes de Proyecto”, obteniéndose un filtrado automático de los contenidos visualizados relativos únicamente a todas aquellas personas con el cargo “Jefe de Proyecto”. El cargo de cada usuario se extrae del servicio de perfiles de usuario de SharePoint 2010.

Habilitar el filtrado de departamentos de usuarios: Permite al usuario (que visualiza el WebPart) filtrar los resultados según el departamento de los visitantes o buscadores de los contenidos incluidos en la estadística. Por ejemplo, se puede especificar que sólo se quiere ver la estadística obtenida por el departamento de “RRHH”, obteniéndose un filtrado automático de los contenidos visualizados relativos únicamente a todas aquellas personas que pertenecen a dicho departamento. El departamento al cual pertenece cada usuario se obtiene del servicio de perfiles de usuario de SharePoint 2010.

Habilitar fuente RSS: Especifica si se desea emitir los resultados obtenidos por el WebPart mediante RSS. Esto puede ser especialmente útil si queremos visualizar los resultados desde otras herramientas "lectoras" de RSS, como puede ser el mismo Outlook, o traspasar la información mostrada de una colección de sitios a otra (los RSS son cross site collection).

Panel de configuración del WebPart de WebAnalytics

Con todos esos parámetros, obtenemos un resultado francamente útil (ver la primera imagen del artículo) que sin duda será un gran candidato a estar presente en un gran número de páginas de inicio (homepages), ya que mostrar la información de "los top 10 más vistos" y la tendencia de estos en los periodos de tiempo puede fomentar tanto la curiosidad de visitar esos elementos populares como la participación para entrar o subir en el ranking (mi "artículo" está bajando de popularidad, es hora de crear otro). Francamente para mí ha sido una grata sorpresa encontrarme con este WebPart, es de los que suele gustar a una gran cantidad de usuarios y clientes.

Y así termina esta serie de posts dedicada a las estadísticas de uso en SharePoint 2010. Como veis, el servicio de WebAnalytics ha modificado en mucho la experiencia en este tipo de información. Ahora se consigue una homogeneidad superior (ya no tenemos interfaces distintas para el Designer por un lado y la administración central o de site por otro), y mayor control, personalización y capacidad de exportación de datos de los informes. Siempre quedarán aspectos para ir evolucionando, pero la base actual, en mi opinión es bastante buena.

¡¡Confío en que a alguno de vosotros os haya sido útil este viaje!!, hasta el próximo post: ¡Un saludo!

MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes

Este post es el quinto de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010:

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Llegados a este punto, lo único que me queda por explicaros de Web Analytics a nivel funcional son los diversos tipos de informes que nos brinda el servicio de forma out-of-the-box.

En la zona lateral izquierda de la pantalla principal de Web Analytics veremos un menú de navegación que nos ofrece accesos directos a todos los informes preestablecidos. Una vez seleccionemos uno de ellos, la zona principal de la pantalla se modificará con los datos concretos del informe seleccionado.

Dependiendo del nivel de estadísticas que estemos utilizando se pueden llegar a mostrar 4 categorías claramente diferenciadas de informes.
Informes de Resumen de Tráfico: Son aquellos informes que nos proporcionan información relativa a las estadísticas de uso del portal. Los informes incluidos en esta categoría son:
  1. Número de visitas de páginas
  2. Número de visitantes únicos diarios
  3. Número de remitentes
  4. Páginas Principales
  5. Visitantes Principales
  6. Remitentes principales
  7. Destinos principales
  8. Exploradores principales
Estadística de Web Analytics que muestra el porcentaje de acceso al portal con los diversos navegadores web.

Informes de Búsqueda : Son aquellos informes que nos proporcionan información relativa a las búsquedas realizadas en el portal, ya sean simples o avanzadas. Los informes incluidos en esta categoría son:
  1. Número de consultas
  2. Consultas principales
  3. Consultas erróneas
  4. Uso de opciones más probables
  5. Sugerencias de opciones más probables
  6. Historial de acciones sugeridas de opción más probable
  7. Palabras clave de búsqueda
Estadística de Web Analytics que muestra el número de consultas realizadas en una colección de sitios.
 Informes de Inventario: Son aquellos informes que nos proporcionan información relativa a el número o tamaño de algunos de los componentes del portal. Los informes incluidos en esta categoría son: 

  1. Uso de almacenamiento: Indica la cantidad de MB ocupados por el site, site collection o aplicación web que estemos visualizando.
  2. Número de sitios: Muestra la cantidad de sitios contenidos en una colección de sitios.
  3. Número de colecciones de sitios: En caso de estar consultando las estadísticas de una aplicación Web(Administración Central), nos indicará el número de colecciones de sitios que contiene dicha aplicación Web.
  4. Versiones de producto principales de sitio: Muestra las principales versiones de producto del sitio en función de la propiedad de "versión de producto" de cada sitio en la colección de sitios.
  5. Idiomas principales del sitio: Muestra los principales idiomas del sitio en función del número de sitios creados.
Estadística de Web Analytics que muestra el número de MB de información totales de una colección de sitios.

Informes personalizados: Son aquellos informes que hemos personalizado de forma manual mediante ficheros Excel creados manualmente o mediante el procedimiento especificado en el punto 12.1.4 del presente documento.

Y con esto terminé ya de explicar las posibilidades del nuevo servicio de Web Analytics en sí mismo, lo único que nos queda por ver es cómo explotar estos datos desde el WebPart de Web Analytics, que es francamente útil y seguro que de aquí en adelante lo utilizamos mucho en nuestras homepages.

Ver post siguiente de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics
Ver post anterior de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes

MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes

Este post es el cuarto de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010:

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Vamos a centrarnos ahora en la capacidad que Web Analytics tiene para personalizar informes. Sin duda, uno de los temas que más sufrimos en 2007 en cuanto a estadísticas de uso era lo dificil que nos lo ponía SharePoint o Designer para exportar automáticamente los datos a Excel, siendo esta una de las solicitudes más comunes de nuestros clientes, pues bien, nuestro momento de gloria ha llegado: ¡Por fin podemos convertir las estadísticas a Excel pulsando un simple botón de la Ribbon!

En función del tipo de informe que estemos consultando, en la Ribbon de WebAnalytics también tendremos la opción de Crear informes personalizados. Estos informes se generarán directamente en formato Excel (.xlsx) y se almacenarán en una librería específica de SharePoint ("Informes personalizados" o "Informes personalizados del sitio" en función del ámbito del informe).

Ventana de creación de un informe personalizado.


Al crear un informe personalizado, inicialmente SharePoint nos muestra el informe en formato Excel Services, es decir, renderizando el Excel dentro del propio navegador web. En este formato tan solo podremos modificar los parámetros del informe (zona derecha de la pantalla), actualizar los datos y cálculos del libro, y descargar una copia local o abrirlo con Excel (aplicación cliente de Office)

Pantalla inicial de creación de un informe personalizado (Excel Services)


En el caso de que seleccionemos “Abrir en Excel”, se nos abrirá el Excel que tengamos instalado en nuestro terminal de acceso a la intranet (en caso de tener alguno instalado) y los datos del informe se traspasarán automáticamente al mismo. A partir de aquí podremos modificar el informe totalmente a nuestras exigencias de contenido y formato, manipulando el mismo hasta obtener el formato deseado. Las conexiones de datos se mantendrán intactas, de forma que una vez configurado este informe personalizado, se guardará en una biblioteca de SharePoint y podrá ser consultado posteriormente con los datos actualizados a la propia fecha de consulta.
Pantalla de un informe de Web Analytics exportado y retocado en Excel (cliente)

Además, directamente desde la biblioteca de Informes Personalizados, podremos subir ficheros excel que nosotros mismos hayamos diseñado de forma local, lo cual nos permite crear todo tipo de informes con los únicos límites de nuestra propia habilidad y, claro está, la capacidad que nos brinda SharePoint 2010 para obtener los datos estadísticos. De esta forma, podemos generar nuestra propia librería de informes personalizados, extendiendo la capacidad inicial de WebAnalitycs para generar nuestros ficheros excel. Si estos están bien generados, sus datos se irán refrescando automáticamente con el paso del tiempo, evitando la necesidad de realizar a mano ese informe que el jefe del departamento x siempre nos está pidiendo a final de mes. Unido a la capacidad para enviar periódicamente informes y alertas programados, una vez tengamos diseñadas nuestras plantillas de informe, prácticamente nos podremos desentender del tema. Un gran avance, ¿No creeis?
En el siguiente post veremos con más detalles qué tipos de informe podemos generar, y algunos ejemplos de los mismos.
 
Ver post siguiente de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes

Ver post anterior de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados

viernes, 21 de mayo de 2010

MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados

Este post es el tercero de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010:

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Ya estamos de vuelta para continuar esta serie de post dedicados a las estadísticas de uso con el nuevo servicio de WebAnalytics en SharePoint 2010. En esta ocasión vamos a comentar cómo realizar alertas e informes programados, y las opciones que estos nos brindan.
 
En función del nivel de estadísticas que estemos consultando (sitio o colección de sitios) Web Analytics nos ofrecerá la opción de generar alertas o informes de uso por correo electrónico. Esta opción nos generará automáticamente un flujo de trabajo de ejecución periódica que se asociará directamente a un listado de tareas y a una lista de historial del mismo.


Tanto si generamos una alerta como un informe, la pantalla de configuración será la siguiente:

  
Pantalla de configuración de una alerta o informe automático via e-mail.


En el caso de configurar la programación de un informe, la siguiente pantalla nos permitirá configurar aspectos como:
  • El destinatario o destinatarios del informe.
  • El mensaje que se incluirá en el correo electrónico del informe (cuerpo del correo).
  • La Frecuencia del informe (diaria, semanal, mensual o trimestral)
  • La fecha de inicio de los envios.
  • La fecha de finalización de los envíos
  • El ámbito del informe (sitio actual o toda la colección de sitios)
  • El tipo o tipos de informe que queremos incluir en el correo (número de consultas, visitantes principales, uso de almacenamiento, etc.) 
Pantalla de configuración de un informe periódico de Web Analytics


Como resultado, este flujo de trabajo enviará de forma periódica un correo electrónico a todos los destinatarios establecidos con todos los informes solicitados en el ámbito seleccionado en la frecuencia y rangos temporales especificados.

En el caso de configurar una alerta, la siguiente pantalla nos permitirá configurar aspectos como:
  • El destinatario o destinatarios de la alerta.
  • El mensaje que se incluirá en el correo electrónico del informe (cuerpo del correo).
  • El ámbito de la alerta (sitio actual o toda la colección de sitios)
  • La condición de los datos que provocarán que el flujo de trabajo envíe una alerta por correo electrónico. Se pueden incluir múltiples condicionantes encadenados (OR o AND).
Como resultado, este flujo de trabajo enviará un correo electrónico a todos los destinatarios en el ámbito en caso de que se cumpla la condición preestablecida.

Pantalla de configuración de una alerta de Web Analytics

De nuevo, eso es todo, volveremos con cuarto episodio de la serie donde veremos cómo realizar informes personalizados con WebAnalytics.

MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos

Este post es el segundo de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics

Continuamos la serie de las estadísticas de uso en SharePoint 2010 comentando algunas de las opciones de personalización que, gracias de nuevo a Ribbon, podremos utilizar para personalizar nuestros informes en pocos clicks de ratón.

La zona superior de opciones de análisis (Ribbon) nos permite seleccionar el periodo temporal sobre el que analizar las estadísticas, pudiendo seleccionar periodos preestablecidos (día anterior, 7 días anteriores, 30 días anteriores, 180 días anteriores o 365 días anteriores).

Zona superior de opciones de análisis de Web Analytics


Observaremos que al efectuar un cambio en el rango temporal, automáticamente toda la información en pantalla cambia y nos muestra las estadísticas obtenidas únicamente en ese rango.También tendremos la posibilidad de establecer un margen de tiempo personalizado para el rango de fechas sobre el que queremos consultar las estadísticas, mediante la opción “Fechas personalizadas” del icono “Más”.

Ventana de personalización del rango de fechas para las estadísticas de uso
 
Según el tipo de informe que estemos visualizando (por ejemplo, el de número de consultas erróneas de búsqueda), la Ribbon nos mostrará un botón de "Filtro" que nos abrirá una ventana donde podremos parametrizar las opciones de filtrado del informe.

Ventana con las opciones de filtrado de un informe de búsquedas.

También podremos observar en los informes con muchos resultados que Ribbon nos ofrece la opción de escoger el número de elementos para la paginación, permitiendo visualizar más o menos elementos en cada página del informe.
Opciones de Filtro y tamaño de paginación de la Ribbon

Otra opción accesible desde la Ribbon de Web Analytics es la de exportar los datos del informe actual a un fichero .csv (excel). Esta acción puede ser útil si queremos exportar los datos del informe a un formato estándar que pueda ser interpretado por otras plataformas o herramientas de informes.
 
Informe de estadísticas de uso de almacenamiento exportado a fichero .csv
 
Y así terminamos el segundo post de la serie, que continuará en su tercera parte explicando como generar alertas e informes programados de estadísticas de uso en SharePoint 2010.
 
Ver el post siguiente de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
Ver el post anterior de la serie. MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción

Este post es el primero de una serie de seis dedicada a las estadísticas de uso de SharePoint 2010

MSS 2010: Estadísticas de Uso (I) Introducción
MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos
MSS 2010: Estadísticas de Uso (III) Alertas e Informes Programados
MSS 2010: Estadísticas de Uso (IV) Personalización de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (V) Tipo de Informes
MSS 2010: Estadísticas de Uso (VI) WebPart de WebAnalytics
 
Tras estar unos dias testeando con SharePoint 2010 RTM instalado en mi propio Windows 7, he decidido hacer una serie de posts hablando de las estadísticas de uso en SharePoint 2010, ya que no tienen nada que ver respecto a la versión anterior.

SharePoint 2010 incluye un nuevo servicio de generación de estadísticas llamado Web Analytics que permite recopilar diversos tipos de datos y gráficos estadísticos sobre el uso de los sitios generados en la plataforma.


Una vez el servicio esté activado desde la administración central(no tiene ninguna opción de administración), cada vez que un usuario accede a un sitio o elemento publicado en el portal, se guarda un registro de acceso en un fichero de LOG almacenado en el servidor frontal de SharePoint que proporcionó el servicio al usuario.

Periódicamente, un servicio de Sharepoint revisa todos los registros de acceso almacenados en todos los servidores frontales de SharePoint y los almacena en una única base de datos (SQL Server) directamente vinculada al propio servicio de estadísticas. La periodicidad en la que se ejecuta este traspaso de información de los ficheros a la BD es configurable y se puede especificar desde el nivel de minutos hasta de forma mensual.

También de forma periódica (y configurable de idéntica forma) se ejecuta un trabajo que procesa toda la información de esa base de datos para generar los diversos informes de uso que podremos visualizar posteriormente desde SharePoint.

Una vez que las estadísticas de uso se han procesado, podemos consultarlas mediante una interface de usuario que ha sido integrada a varios niveles:

Estadísticas de uso de un sitio específico de SharePoint: Accesibles desde el panel de administración de cada sitio en concreto (Si se tienen privilegios de administración del sitio).

• Estadísticas de uso de una colección de sitios de SharePoint: Accesibles desde el panel de administración de sitio (si se tienen privilegios de administración sobre la colección de sitios).

• Estadísticas de uso de una aplicación web: Una aplicación web puede almacenar múltiples colecciones de sitio. Este tipo de estadísticas se deben consultar desde la administración central de SharePoint.

Tanto si entramos a consultar las estadísticas de uso de uno u otro nivel, la pantalla mostrada por Web Analytics es prácticamente idéntica:

Pantalla de informe de estadísticas de uso de almacenamiento en Web Analytics


En las pantallas de informes de uso de Web Analytics se pueden apreciar 3 zonas claramente diferenciadas:

1. Zona superior de opciones de análisis (Ribbon)
2. Zona lateral izquierda de acceso a informes concretos (navegación)
3. Zona central donde se muestran las gráficas y tablas numéricas de las estadísticas de uso (información)

También es importante mencionar que SharePoint Designer 2010 ya no sirve para visualizar informes de uso. Esta funcionalidad ha desaparecido de dicha herramienta, ya que el Servicio de WebAnalytics se controla única y exclusivamente con los paneles de administración (site, site collection o Administración Central) de SharePoint 2010.

Hasta aquí la introducción de la serie. En el próximo post empezaremos a ver algunas de las opciones de parametrización de las estadísticas de uso.

Ver siguiente post de la serie: MSS 2010: Estadísticas de Uso (II) Rango Temporal, Filtros y Exportación de Datos

miércoles, 19 de mayo de 2010

MSS 2010: Novedades en las vistas de las listas.

Continuando con las novedades experimentadas en la nueva plataforma, hoy quiero comentaros las que afectan directamente a las vistas de las listas.

Si editamos la vista de cualquier lista de SharePoint 2010, veremos que existen 2 secciones nuevas respecto a la versión 2007: "Edición Incluida" y "Vista Tabular"
  
Opciones de "edición incluida" y "vista tabular" entre "Filtro" y "Agrupar Por".

La primera de ellas, "Edición Incluída", al ser activada activa un icono de edición antes de la primera columna de la vista de la lista, que al ser pulsado permite editar in-situ los metadatos mostrados en la vista para el ítem. Todo ello con un cómodo click de ratón, sin tener que acceder a "otra pantalla" u "otra ventana", ni siquiera a una "Vista en formato Excel" para modificar los datos. Esta opción puede resultar bastante útil para aquellos que necesitabais realizar modificaciones en las listas lo más rápido posible. Es cierto, antes teníamos la vista Excel, pero ahora es, si cabe, más simple todavía.

El resultado tras pulsar el botón de edición del item es el que muestra la siguiente imagen:

Ítem modificado directamente sobre la visualización de una vista de una lista de SharePoint 2010

Como veis, en el momento de editar el ítem, aparecen 2 iconos a la izquierda del ítem: El disquete para guardar los cambios y la X roja para cancelar. Curioso, ¿no?

La segunda opción novedosa en las vistas de las listas, la de "vista tabular" viene marcada por defecto cuando creamos una lista o biblioteca en SharePoint 2010, y nos permite seleccionar uno o múltiples elementos de la lista. Es francamente útil combinado con Ribbon, ya que nos permite ejecutar las acciones que queramos sobre un ítem en concreto (como etiquetarlo, por ejemplo) o sobre múltiples ítems simultáneamente (como eliminarlos de la lista, por ejemplo). ¿Quien no había deseado eliminar unos cuantos ítems de golpe en SharePoint 2007 sin tener que ir a "Contenido y Estructura"?

Selección múltiple de elementos en SharePoint 2010, que se eliminarán simultáneamente con la ayuda de Ribbon

Sin duda dos pequeños cambios que serán muy bien recibidos, sobre todo por los usuarios del sistema. SharePoint 2010 consigue aquello que todos los clientes nos pedían: "lo mismo, pero con menos clicks".

¡Saludos!


viernes, 7 de mayo de 2010

MSS 2010: Error de incompatibilidad con campos de metadatos e Infopath.

En esta ocasión lamento informaros que tras entusiasmarme enormemente con el nuevo servicio de metadatos administrados de SharePoint 2010, he encontrado una incompatibilidad seria con la capacidad de edición de formularios de Infopath.

Tal y como comenté en una entrada antigua, una característica flamante de SharePoint 2010 es la posibilidad de modificar muchos de los formularios de las listas y bibliotecas pulsando un botón de la Ribbon que nos abre el infopath y nos permite retocarlo desde esta herramienta (con toda la potencia a nivel de diseño y lógica que esta posee) para re-publicar el formulario de entrada y consulta de datos de la lista en cuestión.

Opción para personalizar un formulario de lista o biblioteca con Infopath 2010

Pues bien, resulta que cuando definimos una columna del tipo "metadatos administrados" en nuestra lista o biblioteca de SharePoint, si posteriormente pulsamos dicho botón para retocar el formulario con Infopath, este nos muestra el siguiente mensaje de advertencia:

Error de incompatibilidad de Infopath al editar un formulario con campos de metadatos administrados

Si pulsamos "Aceptar", veremos cómo nuestro campo de tipo "metadatos administrados" ha desaparecido directamente del formulario en edición, ya que es totalmente incompatible con InfoPath.

En el caso de que sigamos trabajando en el formulario y decidamos publicarlo en la lista, podemos encontrarnos con un error si cabe más grave todavía en el caso que el campo desaparecido fuera de caracter obligatorio. En este caso, el error al intentar introducir un nuevo elemento será del siguiente tipo:

Error al crear un item en una lista con un campo de metadatos administrados obligatorio cuyo formulario fue editado con Infopath y publicado tras su retoque.

No se que pensareis vosotros, pero personalmente me parece una gran pifia por parte de Microsoft, ya que pone todo nuestro gozo en un pozo al tratar de incorporar la nueva filosofía de taxonomía de metadatos centralizada en nuestras listas y bibliotecas de SharePoint 2010 si teníamos pensado además, maquillar los formularios con Infopath 2010 (cosa entiendo sería bastante habitual).

Solo nos queda confiar en que Microsoft solucione este problema en una próxima versión, ya sea hotfix, cumulative update o service pack, ya que de seguir así podría desvirtuar tanto el servicio de metadatos administrados como el uso de InfoPath como herramienta de generación de formularios.

En cualquier caso, os mantendré informados. ¡Un saludo!


jueves, 6 de mayo de 2010

MSS 2010: WebPart de nube de tags (tag cloud)

Una vez visto cómo funciona el servicio de etiquetas (tags) en SharePoint 2010, es un buen momento para escribir un post sobre otra de las novedades que incorpora: El WebPart de nube de etiquetas (o tag cloud).

Este webpart también está directamente importado de su éxito en las redes sociales, y es mucho más interesante de lo que en un principio pudiera parecer, ya que ofrece una nueva manera de acceder a la información: De alguna manera facilita el hecho de que el usuario no tenga que ir siempre a por la información, sino que cierta información venga directamente hacia el usuario.

Para entender bien cómo funciona este webpart vamos a detallar los pasos para su implantación. Lo primero de todo es asegurarnos de que tenemos un servicio de metadatos administrados vinculado a nuestra aplicación web, y posteriormente empezar a etiquetar algunos contenidos. Cuando ya tengamos unas cuantas etiquetas en nuestro portal, lo siguiente es asegurarnos de que el servicio de indexación indexa el contenido del mismo (es cuando computa las nuevas etiquetas obtenidas desde el último rastreo).

Llegados a este punto ya podremos insertar nuestro web part de nube de tags. Para ello eligiremos una página wiki o de elementos web donde podamos colocarlo, editaremos la página y pondremos en ella el nuevo webpart que se encuentra en la categoría de "colaboración social" con el nombre "Nube de etiquetas".

Inserción del webpart de nube de etiquetas en una página wiki

Una vez insertado veremos que el webpart dispone de diversas opciones de configuración, de las cuales, el parámetro "Mostrar etiquetas" es especialmente interesante y conviene entender muy bien antes de seleccionar cualquiera de sus opciones. Este parámetro permite elegir entre tres opciones distintas:
  1. Por el usuario actual --> Esta opción permite visualizar únicamente las etiquetas del usuario con el que estamos logueados en el portal. Puede ser especialmente útil cuando nos interese considerar las etiquetas como un elemento de "personalización de contenido", es decir, cuando queramos que sea un sistema de acceso rápido a información que el propio usuario ha etiquetado. Esto implicará que el resultado mostrado por el WebPart de tag cloud será muy diferente para el usuario A que para el usuario B, en función de cómo haya etiquetado cada uno los contenidos. Esta opción es cross-site collection, es decir, nos mostrará todos los tags introducidos en todos los sites collections del portal (las colecciones de sitios dejan de estar tan aisladas como en sharepoint 2007).
  2. Por todos los usuarios --> Esta opción nos permitirá visualizar el recuento total de las etiquetas de todos los usuarios en todo el portal. Es decir, todos los usuarios verán el mismo resultado, siendo este el sumatorio del etiquetado global y del total de todos los sites collections del portal (también es cross site collection). Nos puede ser muy útil cuando queramos que el comportamiento del WebPart nos indique los "top tags" de todos los usuarios en todas las colecciones de sitios.
  3. En la dirección URL actual por todos los usuarios --> Esta opción es parecida a la anterior, pero no es cross site collection, es decir, se limita a la colección de sitios actual. Todos los usuarios verán el mismo resultado, ya que es una recopilación de los etiquetados introducidos por los mismos. Nos puede venir bien cuando queramos que el comportamiento del WebPart nos indique los "top tags" de todos los usuarios en el site collection actual. 
Parámetros de configuración del webpart de nube de etiquetas (tag cloud)

A parte de este parámetro, también podremos elegir el número máximo de etiquetas que queramos mostrar (siempre se quedará con las más utilizadas y el resto que rebase el límite las ignorará) y por último nos dejará elegir si queremos que nos muestre el número de veces que se ha utilizado cada etiqueta mostrada. El resultado visual final será un webpart con un contenido estéticamente similar al que muestra la siguiente imagen.

Resultado visual final de un WebPart de nube de etiquetas (sin contador)

Como nota final, comunicaros que en codeplex existe un proyecto muy bueno sobre un webpart de tag cloud que partiendo de la misma base que el de sharepoint out-of-the box (tiene exactamente los mismos parámetros de configuración), y mediante el uso de flash, consigue renderizar la nube de tags con un efecto 3D mediante una esfera que se mueve al pasar el ratón sobre sus bordes. De esta forma se pueden visualizar más etiquetas en menos espacio, y tener una página más dinámica y atractiva visualmente.

Resultado visual del webpart de tag cloud 3D (hay que verlo en movimiento para disfrutarlo bien)

Podeis verlo en funcionamiento directamente clickando en este enlace.

Pues eso es todo sobre la nube de tags, como veis SharePoint 2010 evoluciona la manera de entender y acceder a la información respecto a la anterior versión, algo que sin duda alberga un gran potencial para facilitar la navegación y hacer que el usuario sienta que puede acceder a esta de una forma más amigable y con menos esfuerzo. Una parte importante del éxito dependerá, eso sí de cómo tengamos estructurada dicha información y la administración que hagamos con la suma de herramientas que Sharepoint 2010 nos ofrece.

¿Qué haceis todos mirando aburridos esas páginas de la intranet? ¡¡A etiquetar toca!! (ok, también os podeis "divertir" poniendo "Ratings")

¡¡Un saludo!!


MSS 2010: Metadatos administrados: Importación de estructuras.

Para finalizar la serie de posts relativos al servicio de metadatos administrados, quería destacar una opción muy interesante que dispone el servicio: La capacidad de importar estructuras de metadatos directamente desde un fichero externo.

Para ello, si entramos en la página de configuración del servicio desde la administración central de SharePoint 2010, veremos que al pulsar sobre el Almacén de Términos principal, en la zona derecha de la pantalla hay una sección de "Importación de muestra" donde muestra a su derecha un link de "Ver un archivo de importación de ejemplo.

Al seleccionar un almacén de Términos nos permite generar un archivo "demo" de importación.

Al pulsar sobre este link nos abrirá un fichero csv en Excel que contiene un ejemplo de estructura, os recomiendo que pulseis en la opción de "guardar" (no "abrir"), ya que así garantizais que os conserva el formato original (se puede guardar con diversos tipos de formato .csv y algunos son incompatibles con el servicio). Una vez guardado el fichero en nuestro terminal, lo abrimos con excel y veremos cómo se puede definir una estructura de metadatos. De hecho también se podría realizar la importación con un fichero de texto plano .txt siempre que el formato sea idéntico al mostrado (lineas de datos separados por comas).

Fichero de ejemplo de estructura de metadatos para un conjunto de términos.

Como veis, en la primera línea se definen los nombres de los campos a informar, y ya en la segunda pasamos a definir el conjunto de términos (Geografía Política) y el primer Término de primer nivel (continente), en la tercera el término de segundo nivel (entidad política), en la cuarta el término de tercer nivel (país), etc. Al final tenemos una línea para cada término definido.

Sobre este fichero de ejemplo, podemos realizar las modificaciones que creamos convenientes para adecuarnos a nuestros propios requerimientos de taxonomía de metadatos. Una vez tengamos nuestra propia estructura creada, guardamos el fichero y lo importamos a SharePoint 2010 pulsando el botón izquierdo para que aparezca el menú de opciones desplegable sobre un grupo de conjunto de términos donde queramos colgar dicha estructura. Seleccionamos "Importar Conjunto de Términos"

Importación de un conjunto de términos definido en un fichero externo.

En la siguiente ventana deberemos realizar la búsqueda con el explorador de windows para seleccionar el fichero que queremos importar, y una vez lo tengamos seleccionado, pulsaremos el botón de "Aceptar".

Selcción del fichero de importación

Tras unos segundos de espera en los que se ejecuta la importación... ¡Voilà! ya tenemos nuestro conjunto de términos con la estructura exacta que definimos en el fichero externo.

Conjunto de términos importado desde el fichero externo.

¿Para qué puede servirnos importar este tipo de estructuras desde un fichero externo? Bueno, realmente imagino que las personas encargadas de definir taxonomías de metadatos en una organización no tienen por qué saber administrar un SharePoint 2010, sin embargo, si todo lo que le pedimos es que nos rellene un .csv o un .txt con una estructura muy concreta y definida, probablemente nos pueda definir la taxonomía mucho más rápido y de una forma mucho más transparente.

También podría servirnos por si tenemos que desplegar una misma taxonomía de metadatos en diversos entornos de SharePoint 2010 (desarrollo, pre-producción y producción por ejemplo), podríamos definirlos directamente en ficheros .csv o .txt y realizar importaciones rápidas en todos los entornos sin necesidad de volver a definir manualmente la estructura.

En este último aspecto comentar también que el servicio de metadatos administrados tiene vinculado una base de datos exclusiva para sí mismo, por lo que poríamos realizar despliegues del mismo realizando copias y restauraciones de la misma.

Con esto doy por finalizado esta segunda tanda de posts relativos al servicio de metadatos administrados en SharePoint 2010, que como habeis podido comprobar, es mucho más profundo que lo que un principio podía parecer.

¡Un saludo y hasta el próximo post!

MSS 2010: Metadatos administrados: Terminos anidados.

En el anterior post ya comenté cómo gestiona el servicio de Metadatos Administrados todo el sistema de etiquetas (tags) de SharePoint 2010, anteriormente ya había realizado una serie de posts hablando de este servicio explicando los fundamentos del servicio en sí, cómo actua de Content Type Hub y un ejemplo de creación de taxonomía de metadatos. Sin embargo hay un par de temas que todavía no he comentado sobre este servicio y en concreto en este post trata del primero de ellos: La capacidad de crear Términos Anidados.

Tal y como comenté en el primer post sobre el servicio de metadatos administrados, con él generamos una estructura de primer nivel (almacén de términos) que contiene una o varias estructuras de segundo nivel (grupo de conjunto de términos), que también contienen una o varias estructuras de tercer nivel (conjunto de términos) que finalmente albergan nuestra colección de Términos.

Si tenemos en cuenta que cuando queremos añadir una columna en una lista del tipo "metadatos administrados", lo único que nos deja seleccionar es un conjunto de términos, una mala planificación de esta estructura de 4 niveles podría limitar muchísimo la capacidad de nuestra estructura taxonómica de metadatos.

Pongamos el ejemplo que tengo una estructura para gestionar las incidencias de la compañía como la que muestra la siguiente imagen:

Ejemplo de estructura de metadatos con un único nivel de Términos

Una estructura de este tipo provocaría que al añadir una columna de metadatos administrados en una lista, nos viéramos obligados a seleccionar como posible valor del campo un conjunto de términos (p.e. "Software" o "Hardware") y el resultado final sería que el usuario sólo podría poner en el campo creado los términos relativos a ese conjunto. Es decir, si como posible valor seleccionamos "software", el usuario solo podría realizar una selección como la que muestra la siguiente imagen:

Ventana de selección de un término para el campo de una lista con un único nivel de Términos.

Como veis, una estructura así tan solo permite seleccionar elementos de incidencias tipo "software", pero el usuario no puede acceder a los otros conjuntos de términos ("hardware", "contectividad" u "otros").

Los términos anidados permiten generar multiples niveles de términos, todos ellos contenidos en un único conjunto de términos. Para que lo entendais mejor creo que lo mejor es que observeis la siguiente imagen:

Ejemplo de estructura de metadatos con múltiples niveles de Términos

 En esta ocasión, el conjunto de términos es "informáticas" y contiene 4 términos ("conectividad", "software", "hardware" y "otros"). Estos términos contienen así mismo otros subtérminos, de forma que podemos continuar ramificando el árbol de términos creando tantas ramas de los mismos como creamos convenientes.

Para crear un término anidado tan solo tendremos que situarnos, en la pantalla de administración del servicio en la administración central de sharepoint 2010, sobre el término que queremos crear un sub-nivel y con el botón izquierdo desplegar el menú de opciones y pulsar en "crear término".

Creando un nivel anidado de términos

Este tipo de estructura permite que al asignar el conjunto de términos "informáticas" en una lista, el usuario pueda moverse por todo el árbol de términos creado. Podeis observar la diferencia respecto al primer planteamiento en la siguiente imagen:

Ventana de selección de un término para el campo de una lista con múltiples niveles de términos

Como veis, el servicio de metadatos administrados nos ofrece un valioso método para estructurar y normalizar nuestra taxonomía de términos, pero antes se debe pensar bien de qué manera y en cuantos niveles queremos diseñar su estructura para que esta sea lo más útil posible al usuario.

En el próximo post comentaré otro tema pendiente respecto al servicio de metadatos administrados, que es la capacidad de importar conjuntos de términos directamente desde ficheros externos.

Hasta entonces un saludo.

miércoles, 5 de mayo de 2010

MSS 2010: Etiquetando contenido (tags)

Anteriormente ya había dedicado una serie de posts dedicados al servicio de metadatos administrados en SharePoint 2010 (ver primera parte, ver segunda parte, ver tercera parte). Sin embargo, a medida que voy trabajando en la nueva plataforma, siento la necesidad de profundizar más en algunos temas.

En concreto hoy quisiera explicaros cómo el servicio de metadatos administrados, además de proporcionar una taxonomía normalizada de términos, gestiona también todo el etiquetado de contenidos de SharePoint 2010 (tagging).

Una de las novedades destacadas de SharePoint 2010 es la capacidad para etiquetar cualquier elemento que incluya una URL propia, bien sea un ítem de una lista, un documento o una página de nuestro portal.

Directamente importada de las redes sociales que tanto han triunfado en internet, la capacidad de etiquetar el contenido de nuestro portal nos brinda las opciones de contribuir a ampliar la taxonomía de catalogación de contenidos empresariales (a nivel corporativo), así como la de personalizar nuestro propio acceso a la información (a nivel personal).

Para etiquetar un contenido, ya sea una "homepage" de un site, una wiki, la página que nos muestra el contenido de una lista o biblioteca o el de un ítem, primero deberemos tener asociada a nuestra aplicación web de contenidos un servicio de metadatos administrados (en una instalación standalone, el portal que crea SharePoint por defecto ya lo tiene asociado). Una vez verificado que disponemos de este servicio activo en nuestra aplicación web, podremos empezar a etiquetar de diversas formas:

La primera forma de etiquetar es directamente desde la opción que Ribbon nos ofrece en toda página web: Si en cualquer página pulsamos en la pestaña de "Examinar" de la Ribbon, veremos que en la derecha de la pantalla tenemos la opción de "Etiquetas y Notas". Pulsamos en este icono para acceder a la pantalla donde podremos etiquetar el contenido de la URL actual.

Acceso a la etiquetación de una página de contenido

Una vez dentro de la ventana propia de etiquetado, veremos que disponemos del "Intellisense" para ir escribiendo nuestras palabras clave en la ventana, mostrándonos como sugerencia otras palabras clave que nos sirvieron para etiquetar un contenido previo.

Etiquetando el contenido de una página del portal 

La segunda opción para etiquetar es crear una columna en una lista o biblioteca de "palabras clave de empresa". Para ello iremos al panel de administración de la lista o biblioteca y bajo la columna de "Permisos y administración", seleccionamos "Configuración de palabras clave y metadatos de empresa"

Acceso a la pantalla de activación de "palabras clave de empresa"

Una vez dentro de la pantalla de configuración, marcaremos la opción "Palabras clave de empresa", que nos proporcionará una nueva columna de metadatos en esta lista, donde podremos etiquetar los contenidos de la misma.

Activación de la columna "palabras clave de empresa"

En la misma pantalla veremos que está la opción de "Guardar metadatos en esta lista como etiquetas temáticas". Esta opción nos permitirá que posteriormente podamos ir a nuestro sitio personal (my site) y subscribirnos a los temas etiquetados en esta lista (palabras clave insertadas en los contenidos), teniendo la opción de agregar estas etiquetas a nuestros intereses personales, y consiguiendo así que el contenido etiquetado con un tema de nuestro interés viaje directamente a la sección de "Mi subministro de noticias" de nuestro sitio personal.

Ejemplo de suscripción a una etiqueta temática para la distribución de info. en nuestro sitio personal

Una vez marcada la primera opción (y la segunda si nos interesa), pulsamos el botón de "Aceptar" y regresamos a nuestra lista o biblioteca. Veremos que ahora, cuando creamos un nuevo ítem, o editamos uno ya existente nos aparece el metadato de "Palabras clave de empresa", que está directamente vinculado al servicio de etiquetado. Aquí podremos introducir un nuevo término (no introducido anteriormente) o uno ya utilizado por nosotros u otros usuarios del portal. 

Ejemplo de etiquetado por "palabra clave". Intellisense muestra referencias anteriores.

De hecho, veremos que en el "Intellisense" que nos ofrece al introducir un término, nos muestra tanto aquellos que hemos introducido mediante estas columnas de palabras clave como los introducidos directamente desde la etiquetación de la url en la sección "Examinar" de la Ribbon.

El mismo "Intellisense" nos mostrará también aquellos términos definidos en nuestros servicios de metadatos administrados. ¿Por qué? ¿Cómo está funcionando el servicio de etiquetado?.

Tal y como comentaba al principio del post, este servicio es gestionado por el servicio de metadatos administrados. Inicialmente, la instalación de SharePoint nos deja uno de estos servicios creado y operativo, que es el "default" (por defecto). Posteriormente nosotros podemos crear más servicios de metadatos administrados, y conectar múltiples de ellos a una misma aplicación web de contenidos; sin embargo será el servicio "por defecto" el encargado de ir almacenando todos aquellos términos que los usuarios vayan introduciendo en sus etiquetas.

Dicho de otro modo, cada etiqueta que introduzcamos en nuestro portal, se almacena como Término de nuestro servicio de metadatos administrados por defecto. Podeis hacer la prueba si quereis comprobar este funcionamiento: Id etiquetando mediante uno de los dos los métodos anteriormente expuestos en el post por todos vuestros sites de SharePoint 2010. Posteriormente, entrad en la administración central, en el servicio de metadatos administrados que tengais configurado por defecto, vereis que os aparecerán todas aquellos términos que vosotros y el resto de usuarios etiquetasteis en el portal, dentro del conjunto de términos "palabras clave" del grupo "Sistema".

Etiquetas almacenadas como Términos del servicio de metadatos administrados por defecto.

Seguro que muchos de vosotros todavía os estáis preguntando para qué sirve etiquetar el contenido del portal. Básicamente nos servirá para tener un acceso más fácil a la información etiquetada, consiguiendo "que la información venga a nosotros" en lugar de "tener que ir hacia la información". Un ejemplo claro es el que os he citado anteriormente: la posibilidad de "subscribirnos" a temas de interés (basados en etiquetas) que se mostrarán en nuestro sitio personal. Otro sería disponer de una "nube de tags" personalizada según nuestras propias etiquetas (detallaré este punto en un blog muy próximo).

Un ejemplo especialmente interesante es la capacidad de acotar mucho más nuestras búsquedas utilizando un filtro rápido según las etiquetas que contienen el contenido buscado. Es decir, en SharePoint 2010 realizamos una búsqueda de una palabra, y en la página de resultados, veremos que en la zona izquierda nos aparecen una serie de filtros (son inteligentes y se añaden o quitan en función de los metadatos contenidos en los elementos de los resultados de búsqueda). Una de esta secciones de filtro corresponden a las etiquetas que contienen los resultados. Si pulsamos en uno de estos filtros, los resultados retornados se filtran a aquellos que contienen la etiqueta seleccionada.

Resultados de búsquedas con el filtro rápido por etiquetas en la zona inferior izquierda

Como veis, el servicio de metadatos administrados es un servicio muy importante en SharePoint 2010, y nos proporciona múltiples y valiosos servicios (taxonomía de metadatos, etiquetado, Hub de Tipos de contenidos).

Todavía me queda algo en el tintero para comentar sobre este servicio, pero eso será en un próximo blog.

¡Hasta entonces un saludo!





domingo, 2 de mayo de 2010

MSS 2010: Indexación en ficheros pdf

A pesar de que SharePoint 2010 incorpora múltiples mejoras en el sistema de búsquedas (veremos este tema detallado en un próximo post), nuestros amigos ifilters siguen funcionando exactamente igual que en la versión 2007. SharePoint 2010 no indexa out-of-the-box ficheros .pdf y seguimos necesitando bajar el ifilter correspondiente para poder indexar correctamente este tipo de ficheros.
A continuación os engancho la información que he encontrado de un test de indexación para 3 productos diferentes, donde se prueban 3 de los ifilters de pdf más reconocidos del mercado. Como vereis, Foxit sigue siendo el más rápido de todos, con una gran diferencia, aunque hay que tener en cuenta que es de pago (como no) es una comparativa importante para grandes empresas que requieran de grandes volúmenes de ficheros en pdf y quieran agilizar los tiempos de indexación de los mismos.

Además, parece ser que la diferencia se acentúa cuantos más cores (núcleos) tiene el servidor, ya que el ifilter de adobe tan solo utiliza un único core, y tanto Foxit como TET hacen uso de los múltiples cores que tenga nuestro servidor indexador en SharePoint 2010.

Los productos testeados son los siguientes:
  1. Foxit PDF iFilter 2.0 x64
  2. TET PDF iFIlter 3.0 x64
  3. Adobe PDF iFilter 9.0 x64 
Fabricante
Tiempo  indexación(h:m:s)Tiempo indexación(s)Ficheros por seg.Exito (incluye avisos)Error
Foxit0:13:0078029.02226370
TET1:17:4446645.07226370
Adobe8:29:43305830.74226370

Os recomiendo visitar el artículo completo de la comparativa en el siguiente enlace.

En cuanto al procedimiento para conseguir realizar búsquedas exitosas dentro de los ficheros pdf de nuestro sharepoint 2010, el que me ha funcionado es el siguiente (utilizando el ifilter de Foxit 2.0 64x):

  1. Descargar la última versión de Acrobat Reader (enlace aquí) e instalarlo en nuestro servidor. 
  2. Descargar e instalar el ifilter del pdf seleccionado (por ejemplo el de Foxit 2.0 64x o el oficial de adobe)
  3. Añadir el tipo de fichero pdf al servicio de búsqueda desde la Administración Central--> Administración de Aplicaciones--> Aplicaciones de servicio--> Administrar aplicaciones de servicio -->Aplicación de servicio de búsqueda-->Tipos de Archivo-->Nuevo tipo de archivo.


  4. Descargar un icono de pdf en tamaño 16x16 (por ejemplo, de este enlace)
  5. Guardar la imagen con un nombre específico (por ejemplo "pdf.png") en la siguiente la siguiente ruta C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES
  6. Editar el fichero DOCICON.XML en C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML
  7. Añadir la línea <Mapping Key="pdf" Value="pdf.png"/> dentro de la sección ByExtension
  8. Guardar los cambios realizados en DOCICON.XML
  9. abrir una línea de comandos con permisos de administración y ejecutar un "iisreset"
  10. reiniciar el servicio de búsqueda introduciendo las siguientes líneas en la misma línea de comandos que el paso anterior: "net stop osearch14" y posteriormente "net start osearch14"
  11. Realizar una indexación completa de nuestros orígnes de contenido.
Con este procedimento deberíamos tener ya indexados todos nuestros ficheros pdf. y lo podemos comprobar realizando una búsqueda de una palabra que sepamos esté contenido en un fichero pdf.


Ahora que ya tenemos el ifilter de pdf correctamente instalado en nuestro servidor de sharepoint 2010, podemos proceder a relataros muchos más aspectos relativos a las búsquedas en la nueva plataforma. Eso será en los próximos posts que tengo en mente redactar.

¡Estad atentos al blog! Saludos a tod@s.