miércoles, 28 de abril de 2010

Visio 2010: Creación de flujos de trabajo para SharePoint 2010

En SharePoint 2010 disponemos de un nuevo miembro de la família de productos que se integran con la plataforma y permiten generar funcionalidades extra en la misma. Hablamos de Visio 2010 y en concreto hoy quisiera mostraros su capacidad para generar diagramas de flujo para SharePoint 2010 que se integran directatmente con SharePoint Designer y/o Visual Studio.
Antes de comenzar debo aclarar que Visio 2010 no puede generar por si mismo un flujo completo. Es decir, necesita el apoyo de Designer para completarse. De hecho, lo que hace Visio es simplemente generar el diagrama de modelado del flujo inicial, sin más personalización que el texto o leyenda con el que queramos acompañar cada gráfico componente del esquema. Genera el esqueleto funcional del flujo, pero sin llegar a detallar ningún parámetro ni configurar ninguna acción concreta. Es decir, a Visio 2010 le puedes decir que el flujo "envie un mail" y a esa acción le puedes introducir un texto que detalle la acción como "aviso de nueva tarea" (por ejemplo), pero nada más, no configuramos a quien se manada el correo, ni con que título o cuerpo.

Debemos entender que Visio, en este caso actua como herramienta de modelado para usuarios de negocio que no tienen por qué entender la lógica interna del flujo ni saber de parametrización o programación pero que tienen muy claro cómo el esquema del mismo y desean poder graficarlo de forma que sea útil para su entendimiento y reutilizable, en algún modo para su implantación.

Aclarado este punto , veamos con más  detalle qué nos ofrece Visio 2010

Para empezar, una vez dentro de Visio 2010 iremos a la pestaña de Archivo, sección Nuevo y seleccionaremos "Diagrama de Flujo". En la siguiente pantalla seleccionaremos "Flujo de trabajo de Microsoft SharePoint" y pulsamos el botón "crear".

Creación de un nuevo flujo de Visio para SharePoint

En este momento podremos empezar a modelar nuestro flujo de trabajo para SharePoint, como vereis, en el menú de la izquierda tenemos 3 apartados diferentes donde encontramos diversas figuras para representar nuestros flujos: "Acciones", "Condiciones" y "Terminadores". 

Panel de Acciones disponibles para modelar el flujo de SharePoint en Visio 2010

Panel de Condiciones disponibles para modelar el flujo de SharePoint en Visio 2010 

 Panel de Terminadores disponibles para modelar el flujo de SharePoint en Visio 2010

 Como podeis observar, las acciones, condiciones y terminaciones disponibles son prácticamente las mismas que las disponibles inicialmente en SharePoint Designer 2010 (este incluye alguna de más), manteniendo una correspondencia exacta entre las mismas. Esto es lo que posteriormente permitirá que Designer construya correctamente el esqueleto del flujo a partir del modelado de Visio.

A partir de aquí, graficaremos el flujo en función de nuestros requerimientos y trabajando como lo hacemos habitualmente en Visio (arrastrando las formas desde los paneles a la cuadrícula y conectándolas entre sí). Para el ejemplo de este post he generado uno bien sencillo tal y como muestra la siguiente imagen.

Ejemplo de flujo modelado con Visio 2010

Una vez tengamos nuestro flujo modelado según nuestros requerimientos, podemos exportarlo desde la sección "Proceso" de la Ribbon y pulsando el botón "Exportar". Observamos que también podemos "importar", ya que se puede realizar el proceso inverso y desde Designer exportar el flujo e importarlo en Visio (si, por ejemplo queremos tener un diagrama gráfico de nuestro flujo creado con Designer para enseñar a los usuarios de negocio). El botón "Comprobar diagrama" nos revisa el flujo creado y nos alerta de los errores que pueda contener (como por ejemplo si no tiene ninguna terminación definida), sin embargo esta acción se ejecuta directamente si pulsamos el botón "exportar" (no se puede exportar el flujo si este contiene errores en su definición)

Exportando un flujo de visio a formato .vwi

El resultado de la exportación será un fichero .vwi, que está comprimido con zip y contiene los ficheros XOML (XAML para flujos) y alguna información propia de Visio. Este fichero XOML también puede importarse desde Visual Studio para su edición, aunque en este post nos centramos en su importación desde SharePoint Designer.

Para ello salimos de Visio, abrimos SharePoint Designer 2010 y cargamos en él el sitio donde vamos a operar. Una vez cargado el sitio, seleccionamos "Flujo de trabajo" desde el panel de navegación vertical izquierdo y la Ribbon nos mostrará una serie de acciones que podemos realizar con flujos, entre ellas "importar desde Visio".

Importando el flujo de visio a SharePoint Designer

Pulsamos el botón y en la ventana siguiente pulsamos "examinar" y navegamos hasta seleccionar el fichero .vwi que exportamos desde visio. Una vez lo tengamos seleccionado pulsamos el botón de "siguiente".

Selección del fichero .vwi exportado desde Visio

En la siguiente pantalla deberemos darle un nombre al flujo y seleccionar si es un flujo directamente asociado a una lista (en este caso deberemos seleccionar la lista concreta a vincular) o si por el contrario es un flujo reutilizable (podremos escoger el tipo de contenido al que se asocia). Sobre los flujos reutilizables ya dedicaré un futuro post. De momento basta decir que son flujos que no están asignados a una lista en concreto, siendo genéricos y reutilizables a posteriori para múltiples casuísticas.

Especificando detalles del flujo importado desde Visio

Al pulsar el botón de "Finalizar" veremos que el flujo ya está importado en Designer. Tal y como comentaba al principio del post, lo que nos ha generado es el esqueleto del flujo, incluyendo aquellas definiciones de condiciones, acciones y terminaciones definidas desde Visio 2010, y anexando los textos descriptivos de cada "forma". Sin embargo, la parametrización de cada campo del flujo está totalmente en blanco, y deberemos repasarlo completamente para que el flujo sea finalmente operativo.

Esqueleto del flujo sin parametrizar importado desde Visio 2010

Como veis, poco trabajo nos ha ahorrado el generar el flujo en Visio 2010. Por ello debemos entender que la principal ventaja es que tenemos una nueva herramienta de MODELADO, que nos permite tener un diagrama gràfico de nuestros flujos.

También debemos considerar que Visio 2010 nos ayuda posteriormente en los flujos creados para tener un seguimiento visual de los mismos (podemos ver el estado actual del flujo sobre el diagrama). Esta es otra funcionalidad muy buena que nos brinda Visio y que comentaré próximamente en otro post.

Tampoco debemos olvidarnos de los Visio Services, que permiten renderizar cualquier diagrama de Visio (no solo flujos) en una página web de SharePoint, haciendo un seguimiento on-time del proceso en si (ok, otro post para la cola de redacción).

Me gustaría pensar que en un futuro próximo podremos contar con la facilidad de modelado de visio combinada con las posibilidades de parametrización de Designer todo en uno sin necesidad de exportar-importar entre ellos, consolidando una herramienta ágil a la par que potente para construir workflows. Sin embargo parece ser que a Microsoft le interesa seguir generando negocio entorno a SharePoint con grandes partners como Nintex o K2. De momento hemos dado un paso adelante con 2010: Ahora sí que tenemos cubierta la fase de modelado, y además se puede integrar en el circuito de generación de los flujos.

Por mi parte no me queda más que dar la bienvenida a este nuevo miembro de la família Office que pasa a ser una nueva herramienta del mundo SharePoint. Seguro que en breve muchos de nosotros estaremos implementando proyectos con Visio 2010 como uno de los ganchos principales de los mismos.

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