miércoles, 31 de marzo de 2010

MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

Este post es el quinto y último de una serie de cinco dedicada a las novedades en los Wikis de SharePoint 2010

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

En este último post de la serie vamos darle un repaso a las opciones de publicación que de nuevo Ribbon nos brinda para nuestras páginas wiki.

Cinta Ribbon con las opciones de publicación de una página wiki

Para empezar, veremos un icono en la zona extremo izquierda de la cinta, que irá cambiando en función de en qué estado se encuentre el flujo. Inicialmente la veremos en Publicar, que nos permitirá publicar directamente una versión principal de la página. Submit nos permitirá enviar la página a aprobación (en caso de que hayamos activado la aprobación de versiones en la lista que contiene los wikis). Cancelar Aprobación nos permitirá anular el envío a aprobación anteriormente realizado. Eliminar Publicación cancelará la última publicación de la página a versión principal y nos retornará al borrador previo.

Desplegable de opciones del botón "publicar"

A continuación veremos un icono con la leyenda Programación (siempre que hayamos activado la característica de "Habilitar la programación de elementos" en el panel de configuracion de nuestra lista). Al pulsar este botón, aparecerá una ventana donde se nos permite indicar una fecha de inicio y final para nuestro contenido, así como configurar que nos mande un correo x dias antes de que este caduque. Como comprobareis, es una evolución bastante completa de la "caducidad" de contenidos de la versión 2007. Debo avisar que no he conseguido hacer funcionar esta característica en un site wiki en español en la Beta2, aunque funcionó perfectamente en inglés, tal y como se aprecia en la siguiente imagen.

Ventana para programar el rango de fechas en el que nuestra página estará publicada

Otra novedad muy curiosa y destacable es que (siempre que hayamos configurado nuestra lista para requerir la aprobación de contenido) es que ahora podremos aprobar o rechazar las páginas wiki que nos han mandado a publicar (siempre que nosotros tengamos permiso para aprobarlas, claro está). Es decir, ya no hará falta obligarnos a entrar en la lista de tareas, abrir nuestra tarea pendiente y realizar la validación, sino que directamente pulsando en los iconos que disponemos en la Ribbon, podremos realizar esa validación o rechazo directamente y con un único click que nos abrirá la correspondiente ventana donde podremos añadir un comentario a nuestra validación y que nos informará de si existen elementos de borrador (no publicados) en nuestra página a validar. 

Algo me dice que con esto acabo de convencer a los últimos detractores de la Ribbon. ¡¡Cuantas veces nos dijeron que las validaciones requerían demasiados clicks!!

Ventana de aprobación de una página wiki.

En el siguiente bloque de opciones podremos realizar acciones relativas a los flujos de trabajo. La primera de ellas es acceder a la pantalla de configuración de flujos de trabajo de la lista que contine nuestra página wiki actual. A su derecha, vermos otra opcion que nos permite arrancar flujos de forma manual (siempre que tengamos flujos asignados a esta lista y configurados con esta opción de inicialización, claro está).

Otra opción que podemos realizar referente a los flujos de trabajo es visualizar el estado actual del flujo. Aquí podremos observar otra de las grandes novedades de SharePoint 2010, como es la visualización del seguimiento del flujo mediante diagramas Visio (por Visio Services). Aquellos de nosotros que estábamos acostumbrados a las sosas pantallas de seguimiento de flujo textuales de la versión 2007, es posible que se nos escape alguna exclamación de sorpresa al visualizar, como quien no quiere la cosa, la siguiente pantalla:

Pantalla de seguimiento de un flujo de recopilación de firmas en Visio Services

Para finalizar las opciones relativas a los flujos de trabajo, también podremos acceder al listado de tareas, siempre que tengamos alguna tarea pendiente con el usuario actualmente logueado, con la ventaja de que nos abrirá directamente el formulario de edición de la tarea correspondiente, y al cerrarla volveremos automáticamente a la página wiki que nos encontrabamos visualizando antes de acceder a la tarea.

Ventana que nos muestra la tarea asociada al flujo de trabajo en curso

El último bloque de opciones que nos mostrará la Ribbon para las acciones de publicación son relativas a las variaciones de sitio,  permitiendonos visualizar los cambios entre la página actual y la versión anterior de la variante de origen, y crear una variación del contenido distinta para otro idioma a partir del actual.

Comentar también que nuestras páginas wiki gozarán también de muchas de las ventajas globales de SharePoint 2010, como pueden ser las directivas de retención de documentos, las validaciones para columnas de metadatos asociados a la wiki, generar informes de plan de archivos (contenidos y directivas de la lista), habilitar la etiquetacíón (tags) y valoración (rating) de los contenidos, aplicar flujos reutilizables, construcción de mash-ups, y todo ese largo etcétera que son las novedades de SharePoint 2010.

Y hasta aquí llegó esta serie de posts relativos a las mejoras que SharePoint 2010 incorpora a nivel de wikis. No está mal, ¿Verdad? Pues eso que no hemos visto nada utilizando SharePoint Designer 2010, que también lleva lo suyo...

Personalmente pienso que se ha mimado mucho la mejora de las páginas wiki en esta versión de SharePoint, elevando a la máxima potencia el concepto WYSIWYG (lo que ves es lo que hay) y siendo ahora un auténtico placer utilizarlas, ya que tienen mucha potencia (lo de poder incorporar imágenes, videos, ficheros, webparts, elementos reutilizables y listas es genial) y además la creación y mantenimiento del contenido es realmente fácil e intuitivo.

Espero que esta colección de post os haya servido, además, para poder ver las múltiples bondades de Ribbon y entender un poco más su funcionamiento.
¡Esta vez nadie tendrá excusas para no utilizar las páginas wiki de SharePoint!

¡Saludos!

Ver el post anterior de la serie: MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página

3 comentarios:

Antonio Gilabert dijo...

Muy útil, excelente trabajo.

Antonio Gilabert dijo...

Muy útil, excelente trabajo.

Ignasi Tebé Tena dijo...

Gracias Antonio,

Un placer siempre que pueda saber que le ha servido de algo a alguien.

¡¡Ojalá pueda serte de utilidad en próximos posts!!