miércoles, 31 de marzo de 2010

MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

Este post es el quinto y último de una serie de cinco dedicada a las novedades en los Wikis de SharePoint 2010

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

En este último post de la serie vamos darle un repaso a las opciones de publicación que de nuevo Ribbon nos brinda para nuestras páginas wiki.

Cinta Ribbon con las opciones de publicación de una página wiki

Para empezar, veremos un icono en la zona extremo izquierda de la cinta, que irá cambiando en función de en qué estado se encuentre el flujo. Inicialmente la veremos en Publicar, que nos permitirá publicar directamente una versión principal de la página. Submit nos permitirá enviar la página a aprobación (en caso de que hayamos activado la aprobación de versiones en la lista que contiene los wikis). Cancelar Aprobación nos permitirá anular el envío a aprobación anteriormente realizado. Eliminar Publicación cancelará la última publicación de la página a versión principal y nos retornará al borrador previo.

Desplegable de opciones del botón "publicar"

A continuación veremos un icono con la leyenda Programación (siempre que hayamos activado la característica de "Habilitar la programación de elementos" en el panel de configuracion de nuestra lista). Al pulsar este botón, aparecerá una ventana donde se nos permite indicar una fecha de inicio y final para nuestro contenido, así como configurar que nos mande un correo x dias antes de que este caduque. Como comprobareis, es una evolución bastante completa de la "caducidad" de contenidos de la versión 2007. Debo avisar que no he conseguido hacer funcionar esta característica en un site wiki en español en la Beta2, aunque funcionó perfectamente en inglés, tal y como se aprecia en la siguiente imagen.

Ventana para programar el rango de fechas en el que nuestra página estará publicada

Otra novedad muy curiosa y destacable es que (siempre que hayamos configurado nuestra lista para requerir la aprobación de contenido) es que ahora podremos aprobar o rechazar las páginas wiki que nos han mandado a publicar (siempre que nosotros tengamos permiso para aprobarlas, claro está). Es decir, ya no hará falta obligarnos a entrar en la lista de tareas, abrir nuestra tarea pendiente y realizar la validación, sino que directamente pulsando en los iconos que disponemos en la Ribbon, podremos realizar esa validación o rechazo directamente y con un único click que nos abrirá la correspondiente ventana donde podremos añadir un comentario a nuestra validación y que nos informará de si existen elementos de borrador (no publicados) en nuestra página a validar. 

Algo me dice que con esto acabo de convencer a los últimos detractores de la Ribbon. ¡¡Cuantas veces nos dijeron que las validaciones requerían demasiados clicks!!

Ventana de aprobación de una página wiki.

En el siguiente bloque de opciones podremos realizar acciones relativas a los flujos de trabajo. La primera de ellas es acceder a la pantalla de configuración de flujos de trabajo de la lista que contine nuestra página wiki actual. A su derecha, vermos otra opcion que nos permite arrancar flujos de forma manual (siempre que tengamos flujos asignados a esta lista y configurados con esta opción de inicialización, claro está).

Otra opción que podemos realizar referente a los flujos de trabajo es visualizar el estado actual del flujo. Aquí podremos observar otra de las grandes novedades de SharePoint 2010, como es la visualización del seguimiento del flujo mediante diagramas Visio (por Visio Services). Aquellos de nosotros que estábamos acostumbrados a las sosas pantallas de seguimiento de flujo textuales de la versión 2007, es posible que se nos escape alguna exclamación de sorpresa al visualizar, como quien no quiere la cosa, la siguiente pantalla:

Pantalla de seguimiento de un flujo de recopilación de firmas en Visio Services

Para finalizar las opciones relativas a los flujos de trabajo, también podremos acceder al listado de tareas, siempre que tengamos alguna tarea pendiente con el usuario actualmente logueado, con la ventaja de que nos abrirá directamente el formulario de edición de la tarea correspondiente, y al cerrarla volveremos automáticamente a la página wiki que nos encontrabamos visualizando antes de acceder a la tarea.

Ventana que nos muestra la tarea asociada al flujo de trabajo en curso

El último bloque de opciones que nos mostrará la Ribbon para las acciones de publicación son relativas a las variaciones de sitio,  permitiendonos visualizar los cambios entre la página actual y la versión anterior de la variante de origen, y crear una variación del contenido distinta para otro idioma a partir del actual.

Comentar también que nuestras páginas wiki gozarán también de muchas de las ventajas globales de SharePoint 2010, como pueden ser las directivas de retención de documentos, las validaciones para columnas de metadatos asociados a la wiki, generar informes de plan de archivos (contenidos y directivas de la lista), habilitar la etiquetacíón (tags) y valoración (rating) de los contenidos, aplicar flujos reutilizables, construcción de mash-ups, y todo ese largo etcétera que son las novedades de SharePoint 2010.

Y hasta aquí llegó esta serie de posts relativos a las mejoras que SharePoint 2010 incorpora a nivel de wikis. No está mal, ¿Verdad? Pues eso que no hemos visto nada utilizando SharePoint Designer 2010, que también lleva lo suyo...

Personalmente pienso que se ha mimado mucho la mejora de las páginas wiki en esta versión de SharePoint, elevando a la máxima potencia el concepto WYSIWYG (lo que ves es lo que hay) y siendo ahora un auténtico placer utilizarlas, ya que tienen mucha potencia (lo de poder incorporar imágenes, videos, ficheros, webparts, elementos reutilizables y listas es genial) y además la creación y mantenimiento del contenido es realmente fácil e intuitivo.

Espero que esta colección de post os haya servido, además, para poder ver las múltiples bondades de Ribbon y entender un poco más su funcionamiento.
¡Esta vez nadie tendrá excusas para no utilizar las páginas wiki de SharePoint!

¡Saludos!

Ver el post anterior de la serie: MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página

lunes, 29 de marzo de 2010

MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página

Este post es el cuarto de una serie de cinco dedicada a las novedades en los Wikis de SharePoint 2010

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

En este post nos centraremos en las opciones que SharePoint 2010 nos permite realizar a nivel de página web. Las wikis en sí mismas no dejan de ser un tipo de contenido básico de Sharepoint (páginas), y como tales también tienen su propia cinta Ribbon de opciones para configurarlas y manejarlas a nuestro gusto y criterio.
 
Tanto si estamos editando la página wiki como si la solamente la estamos visualizando, veremos que en la Ribbon principal, hay una pestaña con la leyenda "Página" que nos dará acceso a dichas opciones.
 
Cinta Ribbon con las opciones para gestionar los parámetros propios de una página wiki
 
Desde esta cinta podremos realizar las mismas acciones de los menús guardar-editar y desproteger-proteger comentados en el post anterior, así como modificar las propiades propias de la página: El nombre del fichero .aspx que genera, el pudiendo clasificar el contenido tanto por palabras clave adminitradas (etiquetación o tagging) como por puntuación (valoración rating de 1 a 5 estrellas). Estas clasificaciones serán importante tanco para catalogar correctamente el contenido como para poder encontrarlo fácilmente después en mediante el buscador de SharePoint.
 
Ventana donde podemos modificar las propiedades de la página wiki.

También hay un botón específico en la cinta Ribbon de la página donde podremos cambiar directamente el nombre de la página wiki.

Otra de las opciones que podremos realizar es comparar con las versiones anteriores de la página. Aquí quiero destacar otra pequeña novedad. En SharePoint 2007 solo podíamos seleccionar una versión de la página y sobre esta nos dibujaba las diferencias (añadidos o eliminados) respecto la versión anterior. Esto se mantiene en 2010, pero con la opción añadida de poder comparar entre las versiones que le indiquemos nosotro (por ejemplo, la última versión publicada con la primera de todas); la pantalla principal continuará mostrandonos las diferencias de adiciones y supresiones respecto a las versiones comparadas.

Pantalla de comparación de versiones de una página wiki

Continuando el listado de opciones que Ribbon nos permite realizar en nuestras wikis a nivel de página, veremos que también tenemos botones para eliminar la página, acceder a la configuración de permisos de la página (permisos a nivel de ítem de la lista), enviar a otras personas el vínculo a la página wiki actual por correo electrónico (nos abrirá Outlook con el vínculo insertado en el cuerpo del correo) o suscribirnos a las alertas de la página wiki actual para recibir los cambios que se realicen en esta (como novedad destacar que ya no solo nos mandará vía e-mail, sino que también puede mandar mensajes de texto sms en caso de estar ese servicio correctamente configurado en nuestro SharePoint) o también realizar una vista previa de nuestra página wiki en una nueva ventana.

Ventana de definición de una nueva alerta vinculada a nuestra página wiki

En otro bloque de opciones de esta Ribbon, veremos la posibilidad para modificar el diseño general de la página basándonos en plantillas predefinidas, establecer la página actual como página principal del sitio (home), acceder a una pantalla que nos mostrará qué otras páginas están vinculándose a la página actual (que otros wikis linkan a este wiki), o la búsqueda de elementos no publicados en la página actual.

Ventana de informe de elementos no publicados

Por último podemos acceder a opciones genéricas de la lista contenedora de nuestra wiki, como acceder a la configuración de dicha lista, modificar sus permisos o visualizar la vista donde nos muestra todas las páginas que contiene (allpages).

Como veis, vamos sumando algunas novedades al tratamiento de páginas wikis... ¿No habeis perdido la cuenta ya? En el último post comentaremos el útlimo bloque de opciones que nos faltan por ver, las de publicación.

Ver el siguiente post de la serie: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

Ver el post anterior de la serie: MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato

MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato

Este post es el tercero de una serie de cinco dedicada a las novedades en los Wikis de SharePoint 2010

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

Tal y como hemos visto en los posts anteriores de esta serie, Sharepoint 2010 viene cargado de novedades en la gestión de páginas wiki, incorpoando nuevos tipos de contenido básicos a nuestros portales y facilitando y potenciando su gestión gracias a la cinta Ribbon.
 
Dejando a un lado los tipos de contenidos que podemos insertar en nuestras páginas wiki, vamos a ver al detalle ahora qué podemos hacer para manipular el formato de los textos redactados, así como alguna otra opción más generica incluida en la misma pestaña de la Ribbon.
 
Para acceder a todo el abanico de opciones sobre el formato de texto, una vez estemos editando nuestra página wiki, deberemos ir a la pestaña "Herramientas de edición" y seleccionar la sub-pestaña "Formato del texto"

Cinta Ribbon con las opciones relativas al formato de los textos

En general, observaremos que se produce una mejora global en la interface para aplicar estilo al texto seleccionado, ya que, por ejemplo, ahora tenemos un desplegable en la propia Ribbon donde seleccionar el tipo y tamaño de letra, cuando en 2007 debíasmos clickar un botón y esperar que se abriera un pop-up con los diversos tipos de letra. También permite elegir exactamente el tamaño deseado de nuestro texto marcándole el número en un combinado numérico-desplegable; en 2007 sólo podíamos seleccionar los 7 tamaños predefinidos (o retocar en la vista de código html, claro está). Por el resto de opciones simples para aplicar formato al texto, es muy similar a los campos "formato de texto enriquecido" de la anterior versión, maneniendo las típicas opciones de negrita, itálica, subrayado, tachado, subíndice, superíndice, etc.

Además de estas opciones veremos que en la parte izquierda de la cinta aparecen los iconos de Editar (si no estamos editando la wiki) o de Guardar (si la estamos editando). Además de estas opciones su desplegable de opciones nos permitirá "guardar y continuar la edición", siendo esta una novedad que agilizará nuestro trabajo al no tener que salir para salvaguardar nuestros cambios y continuar trabajando en ellos. También nos permitirá "detener la edición" en caso que estemos editando la página y "editar en SharePointDesigner", que nos permite abrir la página .aspx con el editor por excelencia de SharePoint. Sin duda este último punto sería meritorio de múltiples post adicionales para explicar al detalle todas sus posibilidades, pero ya que pertenece a una temática vinculada pero distinta en esencia (SharePoint Designer) solamente comentaré que editar una página wiki con dicho editor nos permite realizar múltiples virguerías adicionales con nuestras páginas, como por ejemplo insertar y administrar capas de contenido html (contenedores), insertar controles de .NET o controlar el brillo y contraste de las imágenes insertadas, por mencionar solamente tres al azar. Todo ello con un perfecto y ampliado sistema de cintas Ribbon en SharePoint Designer también, claro está (nada escapa a Ribbon en Office 2010).


Ribbon con las opciones de tratamiendo de imágenes en SharePoint designer (para notar diferencias)

Al lado del botón de "Editar" o "Guardar" veremos el de "Desproteger" (check-in) en caso de que no tengamos desprotegido el documento o  "proteger" (check-out) en caso de que lo tengamos desprotegido. , Además el icono incluye un desplegable de opciones que también nos permitirá "descartar desprotección" si esta la hemos causado nosotros mismos o "invalidar desprotección" si la protección la causó otro usuario y queremos volver a desprotegerla anulando los cambios que este hizo.

El icono de "Pegar" nos permitirá copiar el contenido del portapapeles, de dos formas distintas: Con formato o sin formato (esta última opción no la teníamos en los wikis de 2007).

Otra opción que nos brinda la cinta Ribbon de "Formato de Texto" es la de poder asignar un formato rápido a nuestra selección basándose en estilos. Inicialmente hay unos estilos ya incluidos, aunque imagino que se podrán incluir personalizados nuestros (esto no he podido testearlo todavía).

Listado de estilos de texto por defecto.

Otra opción también muy interesante es la de "Diseño de texto", que nos pemite seleccionar de forma muy sencilla el diseño general de la página, especificando el número de columnas que queremos tener (de una a tres) y las posibles combinaciones con o sin encabezado de página y pie de página. De esta forma podemos estructurar muy rápidamente nuestros contenidos, sin que sea necesario editar la página con Designer (tal y como ocurría en 2007). ¿Queremos añadir una columna a la página que tenemos medio-completada? Solo hace falta hacer dos clicks y conservaremos todo el texto escrito en la columna que ya teníamos, ,pero veremos que apareció a su lado la nueva columna virgen.
Listado de posibles estructuras de página.

Otra novedad de SharePoint 2010 es que podemos insertar directamente algunas etiquetas html representativas, tales como barras de separación horizontales (<hr/>) o formatos de títulos al texto (<h1>, <h2>...), evitando así tener que ir a navegar por el código fuente HTLM para añadir un tag concreto a nuestro texto.

Listado por defecto de los estilos de revisión disponibles inicialemente.

Importante señalar también que ahora podemos también seleccionar un idioma concreto para el texto seleccionado y poder aplicar así una revisión ortográfica consecuente a dicho texto. El idioma lo seleccionaremos cómodamente mediante un campo desplegable y la revisión ortográfica tiene su propio icono en la misma Ribbon.

Además de ver el código fuente en html, también tenemos la opción de convertir la página en formato xhtml para que sea compatible con ese formato.

Por último, disponemos de una opción que nos permite seleccionar de forma rápida un contenedor superior al que tenemos seleccionado actualmente (si estamos en una tabla: celda, fila, cuerpo de tabla, tabla, contenedor de texto...), para poder aplicar alguna de las acciones mencionadas en este post directamente en todo el bloque.
Opciones de selección estando situados en una celda de una tabla

Como habeis podido comprobar, SharePoint 2010 tampoco se queda cojo en el tratamiento de formatos de texto, dándonos la posibilidad de enriquecer todavía más nuestros wikis. ¿Alguien no ve todavía las ventajas de trabajar con Ribbon? ¡¡No se vayan todavía, aun hay más!!

Ver el siguiente post de la serie: MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
Ver el post anterior de la serie: MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos

domingo, 28 de marzo de 2010

MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos

Este es el segundo post de una serie de cinco dedicada a las novedades en los Wikis de SharePoint 2010

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon.
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

Sin duda, una de las funcionalidades que más nos sorprenderá en nuestros wikis de Sharepoint 2010 es la capacidad para insertar nuevos elementos en las páginas generadas. Para ello solo tendremos que pulsar en la pestaña "insertar" de la Ribbon principal una vez estemos editando la página wiki.

cinta Ribbon para las opciones de inserción de elementos en una página wiki

Una de las opcines más deseadas en 2007 y presente en 2010 es que, por fín, permite insertar tanto imágenes como documentos adjuntos directamente en la wiki, sin tener que precargarla previamente y referenciarla posteriormente mediante "http://..." (ver post relativo al proceso de inserción de imágenes). Este era el peor handicap de los wikis en la anterior versión y realmente ha sido resuelto de forma muy eficiente.

Además, cuando insertemos una imagen y pulsemos sobre ésta, veremos que aparece una nueva pestaña en la cinta Ribbon, "Herramientas de imagen", que podemos utilizar para modificar los parámetros de la imagen insertada.
cinta Ribbon para las opciones de tratamiento de imágenes

Esta cinta nos permitirá realizar acciones tales como modificar la imagen insertada (desde el pc, o sharepoint), especificar la dirección donde se encuentra la imagen mostrada, el texto alternativo por si no se pudiera mostrar la imagen (fomentando la accesibilidad), aplicar un estilo al marco de la imagen (borde oscuro, borde claro, línea fina...), especificar la posición de la imagen (alineado, flotante), así como modificar el tamaño vertical y horizontal de la misma.

Aquí ya empezamos a vislumbrar las bondades del uso de Ribbon... ¿Recordais poder hacer tantas acciones y tan ordenadas sobre una imagen en SharePoint 2007? ¡¡Claro que no!!
En el caso de que hayamos insertado un fichero adjunto, y puesto que realmente lo que hace SharePoint 2010 es subir dicho fichero a una biblioteca de documentos y posteriormente referenciarlo como vínculo, el resultado en nuestra página wiki será que nos ha insertado una imagen (icono representativo del fichero) y un vínculo.

Tanto si hemos introducido un vínculo directamente desde la cinta de propiedades de inserción, como un fichero adjunto (recordad: imagen + vínculo), podremos seleccionar el vínculo en sí y en ese momento la cinta Ribbon volverá a mostrarnos una nueva pestaña de opciones, relativas al vínculo en sí mismo.


Estas opciones incluyen poder seleccionar un vínculo a un ítem de SharePoint a partir de un mapa de objetos de nuesto site collection, eliminar el vínculo seleccionado, modificar manualmente la URL a la que apunta el vínculo, añadirle una descripción en caso de que el usuario pase el puntero del ratón sobre el vínculo (fomentando la accesibilidad) o crear un marcador que pueda ser referenciado dentro de la própia página por otro vínculo que acceda directamente a este. También nos permitirá seleccionar si queremos que al pulsar sobre el vínculo el elemento enlazado se muestre en una nueva pestaña del explorador web, o si queremos que se muestre un icono gráfico al lado del vínculo.

Otro tema muy importante es cómo las wikis de SharePoint 2010 nos permiten gestionar de forma muy avanzada las tablas que insertemos. Inicialmente, desde la cinta de inserción de elementos, nos permite crear tablas de forma mucho más ágil que la anterior versión, mediante el típico selector inicial de filas y columnas que nos tiene acostumbrados ya la suite office 2007 (por ejemplo word).


Una vez tengamos la tabla creada, nos daremos cuenta de que han aparecido dos pestañas completas en la Ribbon únicamente para el tratamiento de dicha tabla.

Opciones de Ribbon referente al tratamiento de tablas

Mediante estas opciones adicionales podremos controlar aspectos de la tabla como mostrar las líneas de cuadrícula, insertar o eliminar columnas y filas (arriba, abajo, derecha, izquierda), combinar y dividir celdas, determinar el ancho y alto de la tabla, así como el ancho de la columna y alto de la fila, agregar un texto resumen de la tabla por si esta no fuera visible (accesibilidad), o agregarle un diseño predeterminado al estilo de nuestra tabla.
  
Como veis, de nuevo disponemos de múltiples opciones para el tratamiento de un elemento muy concreto de SharePoint, y todo sin salir de esa cinta de opciones superior, nuestra cada vez más amiga Ribbon.

Otro tipo de contenido que podemos insertar en nuestras páginas wiki de SharePoint 2010 son los elementos multimedia de vídeo y audio. En realidad lo que insertaremos será el webpart de "elemento web multimedia" que viene out-of-the-box en SharePoint 2010, y no es más que un reproductor silverlight (permite semi-streaming de video) integrado en el webpart.

Cuando insertemos el elemento multimedia en el wiki y pulsemos encima de él, veremos que la Ribbon nos ofrece 2 pestañas nuevas totalmente independientes: Una para gestionar el elemento multimedia en sí, y otra para modificar la configuración del propio webpart que la contiene.

Cinta Ribbon para el tratamiento de elementos multimedia

La Ribbon propiamente del elemento multimedia nos permite especificar el medio a reproduccir o modificar la referencia del mismo (en nuestro PC, a partir de una URL o de una ubicación del propio SharePoint), eliminarlo, cambiar la imagen que se mostrarà en la vista previa de la página wiki (imágen estática previa a la reproducción del video o sonido), especificar el título del elemento multimedia que se visualizará en la cabezera interna del propio reproductor, si queremos que el clip multimedia se reproduzca inicialmente (al cargar la página) sin necesidad de iniciarlo manualmente, si queremos que se vaya repitiendo indefinidamente (reproduce de nuevo el video o sonido al finalizarlo) hasta que se interrumpa de forma manual, aplicar un estilo al reproductor multimedia (colores claros u oscuros) y especificar el tamaño horizontal o vertical del video, manteniendo o no su relación de aspecto (proporción inicial entre tamaño vertical y horizontal)

De nuevo podemos comprobar que tenemos mucho más dominio sobre cada objeto insertado. Nada de esto se podía controlar en SharePoint 2007 a no ser que fuera con un trabajado desarrollo a media, y en cualquier caso, nunca era una gestión tan ágil e intuitiva como con Ribbon.

Por otra parte, tanto si hemos insertado un elemento multimedia, como si directamente en la cinta de inserción seleccionamos "Insertar--> Elemento Web", veremos que Ribbon nos muestra la pestaña propia para gestionar el webpart insertado en el wiki.

Cinta Ribbon para el tratamiento de elementos web

Las opciones que podremos utilizar en este caso será abrir la zona de configuración de las propiedades del elemento web (donde tendremos las configuraciones típicas de los webparts y las específicas del webpart en concreto utilizado), también podremos minimizar, maximizar o eliminar el webpart. En el caso de que hayamos introducido un webpart de tipo "lista" de SharePoint, y esta lista esté relacionada con otra (prometo escribir un futuro post sobre cómo vincular listas), también tendremos activada la opción de enumerar las listas relacionadas, seleccionar aquella que queramos e insertarla directamente en nuestra página wiki. 

Desde la cinta de inserción de elementos también podremos incorporar "Listas Existentes", que nos permitirá escoger entre una lista o biblioteca ya existente en el sitio actual (no site collection). Una vez incorporada la lista o biblioteca en nuestro wiki, veremos que aparecen dos pestañas diferentes en la Ribbon: Una para gestionra la propia lista o biblioteca (dependiendo si insertamos de uno u otro tipo) y otra para administrar el webpart que la contiene. La cinta de opciones para una lista o biblioteca que aparecerá es exactamente la misma que la que veremos si vamos a la propia lista o biblioteca y nos situamos sobre ella, y la del webpart es idéntica a la comentada en el párrafo anterior.

De nuevo en la cinta de inserción de elementos veremos que también nos permite crear listas nuevas, con lo que básicamente aparecerá una ventana donde podremos seleccionar el tipo de lista a crear y el nombre que queremos asignarle, al aceptar nos creará la lista en el site y nos insertará la nueva lista o biblioteca creada en la página wiki exactamente como relata el párrafo anterior.

Ventana para crear una nueva lista dentro del propio Wiki

Por último ya solo nos queda comentar un elemento de la cinta de inserción, que es un concepto totalmente novedoso en SharePoint: el Contenido Reutilizable. El contenido reutilizable son fragmentos de texto o código html almacenados como ítems en una lista llamada "Contenido Reutilizable" creada por defecto en el sitio raiz de nuestro site collection. Una vez tengamos creados los ítems reutilizables en esta lista (uno de los metadatos de los mismos es si queremos que aparezca o no en la lista de contenido reutilizable al editar una página wiki), veremos que podemos acceder a él mediante la opción comentada de la cinta de inserción de elementos en el wiki. Esto nos permitirá no tener que reescribir una y otra vez textos o cadenas html que realmente utilizemos muy a menudo en nuestras webs, como por ejemplo textos de compromiso de confidencialidad, copyrights, firmas, pies de página, etc.

Y aquí finaliza este post exclusivo a la inserción de los diversos tipos de elementos disponibles en las páginas wiki y a su uso mediante la Ribbon.Como veis, hay muchísimas novedades, ningún tipo de contenido ha sido descuidado y cada uno de ellos tiene un amplio abanico de opciones en la cinta Ribbon, participando enormemente en el hecho de que SharePoint 2010 sea una plataforma mucho más flexible y potente que su anterior versión.

Sin embargo eso no es todo lo que podemos hacer con nuestras páginas wikis. ¡Todavía nos queda ver mucho más!

Ver el siguiente post de la serie: MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
Ver el post anterior de la serie: MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon.

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon.

Inicialmente había pensado en hacer un único post para comentar todas las mejoras que trae SharePoint 2010 en cuanto a las páginas wiki, sin embargo al ir desarrollando el tema he visto claramente que es un aspecto demasiado amplio para ser tratado en un único post, y prácticamente me he visto forzado a dividir el artículo en varias partes para poder comentar al detalle cada una de ellas.

MSS 2010: Wikis (I). Introducción y la mágia de Ribbon.
MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos
MSS 2010: Wikis (III). Opciones de aspecto y formato
MSS 2010: Wikis (IV). Opciones de página
MSS 2010: Wikis (y V). Opciones de publicación, mejoras genéricas y conclusión

A pesar de que la versión 2007 de SharePoint ya incorporaba out-of-the-box la capacidad de crear páginas de contenido wiki (personalmente he implantado varios proyectos donde se explotado muchísimo esta funcionalidad) siempre pensé que era uno de los aspectos que más cojeaban en SharePoint. Comparado con otros motores wiki, la verdad es que 2007 ofrecía lo más básico y solo con complementos de codeplex (tipo Community Kit for SharePoint) o aplicaciones de terceros conseguíamos dignificar los wikis y hacer una experiencia de creación y lectura de los mismos más intuitiva y agradable.

Una vez más, SharePoint 2010 evoluciona muy positivamente en este sentido (parece que el adjetivo EVOLUCIÓN, en mayúsculas, es el que mejor define la nueva plataforma) y nos ofrece una funcionalidad wiki, que, ahora sí, da gusto trabajar con ella en su versión out-of-the-box.

Para empezar, comentar que la propia página de inicio de nuestros sites y sites collection son páginas wiki, es decir,la página de bienvenida del primer portal que creemos en nuestra granja es un wiki, y de igual forma, cuando vayamos a "Acciones de sitio--> Nueva página" estaremos creando una nueva página wiki en una biblioteca que ya viene por defecto en algunas de las plantillas de sites y sites collections ("Páginas del sitio"). El hecho de que las wikis hayan sido incluidas como las páginas por defecto generadas en la plataforma, ya es un claro indicativo de lo mucho que han evolucionado en esta versión.

A pesar de que Ribbon es omnipresente todas las páginas de los portales creados con SharePoint 2010, trabajar con páginas wiki me ha hecho entender más profundamente la gran ventaja que este componente aporta respecto 2007.

Sin duda muchos de vosotros todavía no habreis acabado de ver claro si Ribbon es una mejora respecto 2007 o una molestia rocambolesca para justificar mejoras en la interface de usuario en este cambio de versión. La primeras preguntas que nos vienen a la cabeza cuando navegamos por primera vez en un portal SharePoint con Ribbon es: ¿Donde está el menu horizontal de navegación? ¿Dónde está el hilo de Ariadna? ¿Estoy en SharePoint o en una aplicación Office? ¿Cómo vuelvo a la página de inicio? ¿Dónde está exactamente la opción que estoy buscando?...

Ribbon típica sobre una Lista de sharepoint 2010

Ciertamente lo más probable es que nos cause cierta desorientación inicial, pues se trata de un cambio muy fuerte en la experiencia de usuario. Sin embargo, os aseguro que a medida que vamos trabajando en SharePoint 2010 y vamos acostumbrandonos a su dinámica, no tardaremos en darnos cuenta del gran avance funcional que Ribbon supone para toda la plataforma y la enorme potencia que nos proporciona en el tratamiento de cada tipo de objeto presentes en nuestros portales.

Cuando pulsamos sobre una tabla insertada en nuestras páginas wiki tendremos todo un surtido de opciones en la Ribbon para tratar esa tabla.

Ribbon con opciones para manejar tablas

Cuando pulsemos sobre una imagen introducida en un cajetín de texto multilínea, tendremos otra Ribbon repleta opciones para tratar esa imagen.

Ribbon con opciones para manejar imágenes

Lo mismo para cada webpart, cada tipo de lista, ítem de nuestras listas, elementos multimedia, textos...

Hay una cinta Ribbon para cada tipo de contenido, multiplicando así las opciones y acciones que pueden realizar los usuarios en la plataforma, pero manteniendo una sólida y coherente línea de control cuya presencia constante no solamente en todos los portales creados con SharePoint 2010, sino en toda la suite office 2010, que sin duda nos terminará por habituar a trabajar con ella y preguntarnos ¿Cómo hemos conseguido sobrevivir sin Ribbon hasta ahora?

Si quereis comprobar la "omnipresencia" y "omnipotencia" de Ribbon, así como fu facilidad de uso y la "mágia" que consigue operar en nuestro SharePoint, os invito a continuar leyendo esta serie de posts dedicados a la novedades Wikis de SharePoint 2010.

¡Saludos!

Ver siguiente post: MSS 2010: Wikis (II). Inserción de elementos

miércoles, 24 de marzo de 2010

Nace la comunidad catalana de Sharepoint (SUG.CAT)

Es un placer y un honor personal poder anunciar la nueva creación de la comunidad SharePoint User Grup de Cataluña (SUG.CAT) en la que junto a grandes compañeros de profesión (David Martos, Edin
Kapic y Ramón Torras) colaboro personalmente con la finalidad de potenciar y compartir el conocimiento y el talento local de Cataluña.

SUG.CAT nace bajo el amparo de SUGES (SharePoint User Grup ESpaña) y con la inestimable ayuda y soporte de Juan Carlos Gonzalez (miembro del CIIN).

Desde aquí os animo a colaborar en este proyecto amparado por Microsoft, estamos buscando ampliar el grupo de administradores y cuantos más seamos, más contenidos y más calidad tendremos.

Confío sinceramente en poder continuar apoyando a toda la comunidad de SharePoint desde esta nueva plataforma, que en breve irá ampliando sus contenidos y servicios.

Si tienes dudas o conocimiento útil para compartir, ¡Estás invitado a colaborar!

miércoles, 17 de marzo de 2010

SharePoint 2010: Profundizando en el multiidioma.

Sin duda una de las características más demandadas y de la que carecía SharePoint 2007 era la capacidad de crear entornos multiidioma. Finalmente he podido por fin testear más a fondo las anunciadas características multiidioma de SharePoint 2010 y debo decir que me ha sorprendido gratamente la potencia y facilidad con la que he conseguido desplegarlas.

Para poder probar estas características es indispensable que instaleis previamente los language packs de todos los idiomas que querais probar. En mi caso la instalacion la hice en castellano y añadí los languages packs de inglés y francés.

Una vez tengamos los language packs instalados, veremos que si pulsamos en el control  en el control de usuario que nos muestra nuestro nombre en la zona derecha de la Ribbon, nos deja seleccionar y modificar el idioma de presentación:

Lo primero que notaremos al cambiar el idioma es que nos modifica toda la interface de usuario del portal (comandos de la Ribbon, controles, menús de opciones, secciones estándar del menú de navegación, etc.). Sin embargo sabemos por experiencia que en nuestras intranets no nos solemos contentar con modificar la GUI, también nos suelen pedir modificar aspectos como:
  1. Los literales personalizados del menú de navegación.
  2. Los literales que se utilizan en las columnas de nuestras bibliotecas y listas.
  3. El nombre y descripción de los sites
  4. El nombre y descripción de las librerías y listas
 ¿Puede SharePoint 2010 modificar también estos aspectos del portal? Pues (de aquí mi grata sorpresa), ¡Lo cierto es que sí! Además, de una forma muy sencilla, que es ir navegando en el idioma secundario escogido, e ir cambiando directamente los parámetros del site, como su título, o los nombres de la columna de una lista, los nombres de los links del menú de navegación o los nombres y descripciones de las listas de nuestro site. Una vez lo tengamos todo a nuestro gusto, volvemos a cambiar al idioma primario y veremos que se conservan los literales originales... volvemos a cambiar el idioma y veremos que se muestran las modificaciones realizadas en ese idioma. Impresionante, ¿no creeis? A continuación adjunto unas imágenes para los incrédulos, os reto a que encontreis las diferencias por vostros mismos (las más destacadas las marco en rojo):
versión original (español) 

versión modificada (Francés)

Con todas estas posibilidades de personalización del multiidioma cubriremos gran parte de los requisitos que nos suelen pedir nuestros clientes al respecto (ya sabemos que el contenido en sí nunca va a ser auto-traducible), y el resto (que se muestren solo los elementos correspondientes al idioma seleccionado) nos lo podemos seguir manejando con vistas o permisos a nivel de ítem...

Sin embargo, ¡Todavía hay más! Cuando añadimos el primer pack de lenguaje a nuestra granja de SharePoint 2010, inmediatamente veremos que aparecen nuevas opciones en el menú de configuración de nuestros sitios, relativas a la configuración del multiidioma:
 La primera de ellas nos permite definir el idioma primario y los alternativos, así como indicar si queremos que automáticamente se guarden las traducciones en nombres de sites y listas a medida que naveguemos por las configuraciones de los idiomas alternativos:


Las opciones de exportar e importar traducciones hacen referencia al fichero que internamente SharePoint 2010 utiliza para pintar los literales de un y otro idioma. Internamente SharePoint utiliza ficheros .resx para implantar estas traducciones (esto no es nuevo, ya se podía usar en 2007 pero de una forma mucho más manual). Para cada idioma guarda un fichero resx distinto, de forma que al cargar la página lee los literales personalizados del idioma correspondiente y los escribe tal cual los lee del propio fichero resx.

La estructrua de estos ficheros resx sería motivo de un post propio y no quiero alargar más este, así que sencillamente decir que se basa en una estructura xml para definir cada literal, y os dejo una última imagen de una pequeña sección del fichero para que podais entender rápidamente de qué estamos hablando:

¿Para que nos puede servir importar y exportar estos ficheros? Pues para pasarle a algún traductor profesional el fichero en un idioma para que lo traduzca a otro sin necesidad de entrar en sharepoint, o para cargar directamente en un entorno (p.e. producción) todas las traducciones realizadas en otro (p.e. pre-producción) sin tener que realizar más que unos pocos clicks de ratón.

Sin duda Microsoft ha dado un paso de gigante en esta versión para satisfacer las necesidades multiidioma que la plataforma SharePoint pedía a gritos. ¿Que se puede pedir más? Sin duda, pero francamente creo que el avance ha sido considerable, y que nuestras implantaciones multiidioma en SharePoint dejarán de ser un temible factor de riesgo y podremos extenderlas de forma mucho más sencilla que hasta la fecha.

¡ Saludos !

Infopath 2010: Selectores desplegables filtrados en cascada

Uno de los temas que me traían de cabeza con SharePoint 2007, era cómo conseguir en un formulario de una lista o librería un campo desplegable de opciones que filtrara el contenido en función de otro campo del mismo formulario.

Con Infopath 2007 se podían realizar este tipo de listas desplegables en cascada aplicando filtros en el campo "dropdown" correspondiente. Sin embargo teníamos la gran limitación de que no se podían aplicar filtros a los formularios publicados con form services, es decir, aquellos que queriamos visualizar directamente con nuestro explorador web desde nuestra intranet de SharePoint (en mi experiencia el 100% de los casos).

Pues bien, de nuevo desde Microsoft han escuchado las exigencias de los usuarios y combinando la integración total de Infopath 2010 con SharePoint 2010 y la capacidad de filtrar campos en los formularios publicados via web, el tema queda totalmente resuelto y es realmente sencillo conseguir selectores de opciones desplegables filtrados en cascada.

A continuación os voy a guiar a través de un sencillo ejemplo para que veais claro cómo se hace y lo fácil que es conseguirlo:

Primero crearemos una lista en SharePoint 2010 que contenga las 2 columnas de datos que nos interesan una de categoría primari (master) y otra de categoria secundaria (detail). En mi caso he creado las columnas "Autor" y "Título" (haciendo referencia a una biblioteca de libros). Rellenamos la lista con algunos valores de ejemplo.

Ahora abrimos Infopath 2010 y creamos una nueva plantilla de formulario en blanco y pulsamos en el icono de "diseñar este formulario". Una vez dentro del infopath, lo primero que haremos será asegurarnos que el formulario es compatible con el explorador web, para ello pulsamos en el menú "Archivo" y después en "opciones de formulario avanzadas". En la sección de "compatibilidad" nos aseguramos que está en "Formulario de explorador web" (por defecto se pone en Infopaht 2007) y pulsamos el botón de "Aceptar".

Ahora hay que crear la conexión de datos, de forma que vamos a ir a la pestaña de "datos" de la Ribbon y seleccionar el icono "desde la lista de sharepoint". Aquí se nos abrirá un wizard prácticamente igual al de la versión 2007 donde podremos seleccionar el sitio, la lista y los campos que queremos obtener, en este punto seleccionaremos los campos que hemos creado (master & detail) en la lista de SharePoint a propósito del ejercicio (en mi caso "Autor" y "Título"):


Finalizamos la creación de la conexión de datos indicando en las siguientes pantallas que no queremos almacenar una copia de los datos en la plantilla del formulario, le asignamos un nombre a la conexión y que recupere los datos automáticamente cuando se abre un formulario.

Una vez hemos creado la conexión de datos, vamos a crear un formulario muy simple con un título a elegir y una tabla de 2x2 en la que pondremos en la primera columna los nombres de nuestros campos y en la segunda columna sendos campos de tipo lista desplegable para que quede un formulario como el de la siguiente imagen:
Ahora seleccionamos el primer campo desplegable (doble click) y en la cinta Ribbon pulsamos en "propiedades del control". Aquí podemos darle un nombre más propio al campo, y seleccionamos como origen de datos "Obtener opciones desde un origen de datos externo", seleccionamos nuestra conexión de datos creada anteriormente y tanto para el campo "valor" como en "nombre para mostrar" seleccionaremos el campo master (en mi caso "Autor").

Aceptamos todas las ventanas y volvemos al formulario. Ahroa seleccionaremos el 2º campo y realizaremos los mismos pasos que para el primer campo, seleccionando esta vez el campo "detail" del origen de datos (en mi caso "Título"). Antes de aceptar la ventana principal de las propiedades del cuadro desplegable, pulsamos en el icono que hay a la derecha del xpath de nuestra conexión y aquí pulsamos en el botón inferior izquierdo de "Filtrar Datos", en la siguiente ventana pulsaremos el botón de "Agregar" y en la ventana de "Especificar condiciones de filtro" creamos la condición de que el campo master de nuestro origen de datos secundario sea igual al primer campo desplegable que hemos creado en el formulario (origen de datos principal).

Una vez hecho esto ya tenemos la conexión del campo detail filtrada segun en campo master. Ahora solo tenemos que publicar el formulario en cualquier lista de nuestro SharePoint 2010 (podemos crearla en SharePoint o desde el mismo asistente de publicación) y... voila! ya tenemos los campos desplegables filtrados en cascada en nuestro formulario web integrado en SharePoint y sin haber programado una línea de código!!

¿Cuantas veces deseasteis poder hacer esto con el 2007?

¡¡Saludos!!

Infopath 2010: Rutas relativas

Uno de los grandes problemas con los que hemos tenido que lidiar los que trabajamos con Infopath 2007 ha sido la imposibilidad de trabajar con rutas relativas y tener que hacerlo siempre con rutas absolutas.

Esto implicaba que debíamos modificar nuestros formularios si cambiábamos de entorno (de preproducción a producción, por ejemplo) o si por motivos x debíamos mover nuestra aplicación a una URL distinta a la inicial.

También ocasionaba problemas cuando utilizábamos infopaths en plantillas de sitios y estos sitios se generaban posteriormente en URLs distintas (como era lógico), ya que infopath continuaba apuntando a su plantilla generada en el site origen.

Después de sufrir todos esos quebraderos de cabeza, es para mí un gran placer anunciaros que InfoPath 2010 sí trabaja con URLs relativas: Todos los enlaces a datos externos (librerías, sitios, colecciones de sitios, etc.) son ahora relativos, y por tanto se podrá pasar de un entorno a otro sin necesidad de retocar los formularios afectados en los movimientos o traspasos.

Otro ejemplo donde podemos ver las ventajas de las rutas relativas es en las nuevas funciones out-of-the-box que el programa nos brinda para obtener estas rutas y trabajar con ellas. Estas son SharePointListUrl, SharePointServerRootUrl, SharePointCollectionUrl y SharePointSiteUrl, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

Con estas funciones tenemos más potencia y facilidad para realizar acciones hasta ahora más complejas, como informar al usuario del sitio en el que estamos, ejecutar código condicional al site collection en el que nos encontremos, guardar informes de actividad conociendo nuestra posición actual, etc... todo sin necesidad de programar una línea de código adicional.

Si a esto le unimos la capacidad para incluir nuestros formularios infopaths en paquetes .wsp, comprobaremos que, por fin, Infopath es una herramienta pensada seriamente para la portabilidad de soluciones y facilidad en su implantación y reutilización.

Sin duda, ¡Un gran paso adelante!