jueves, 11 de febrero de 2010

MSS 2010: Servicio de Metadatos Administrados (III) Ejemplo de uso

Para finalizar de momento con el servicio de metadatos administrados (MMS) y entenderlo bien del todo, hoy me gustaría guiaros a lo largo de un ejemplo práctico.

Para empezar accederemos al Panel de Administración Central--> Application Management --> Manage service applications

Una vez dentro de la administración de los servicios, crearemos un nuevo servicio de metadatos a través del menú de la Ribbon: New--> Managed Metadata Service

Nos aparecerá un formulario donde pondremos los datos de nuestro nuevo servicio, tales como su nombre, el servidor de la base de datos, el nombre de la base de datos, el tipo de autenticación, el nombre del servidor de alta disponibilidad (en caso que hubiera), el application pool del que va a depender el servicio, el nombre de la cuenta que lo va a administra y el nombre del "Content Type Hub" (aquí es donde se define cual es la aplicación web que publica los tipos de contenido).


Una vez rellenados todos los campos y completada la creación del servicio, veremos que volvemos a la página de administración de los servicios administrados, y que nos ha creado tanto el servicio como el proxy de servicio



Si pulsamos sobre el nuevo servicio creado (ha de ser sobre el texto del servicio) nos abrirá la pantalla de administración del servicio. En la zona central de la pantalla podremos indicar qué usuarios pueden administrar este servicio, así como establecer un idioma por defecto y especificar en qué idiomas vamos a publicar nuestro servicio de metadatos (siempre que hayamos instalado los correspondientes languages packs)

El servicio por defecto crea un Term Store (Managed Metadata) y un Term Set Group (System) donde se almacenan todas las palabras clave y términos que queden huérfanos.

Nosotros creamos nuestro propio Term Set Group pulsando el desplegable a la derecha del Term Store y seleccionando "New Group"

Le damos el nombre que queramos a nuestro grupo y veremos que al crearse este, la zona central de la pantalla cambia para mostrarnos las opciones del Term Set Group (Nombre, Descripción, Quien tiene permisos de Manager y Quien tiene permisos de contribución).

Ahora abrimos el menú propio del Term Set Group que acabamos de crear y seleccionamos "New Term Set" para crear nuestro conjunto de Términos. Observad que también nos deja eliminar el grupo e importar un Term Set.

Le ponemos el nombre que queramos, pulsamos intro y esperamos a que se cree nuestro Term Set.


De nuevo la zona media de la pantalla vuelve a cambiar para mostrar ahora las opciones propias del TermSet (Nombre, Descripción, Propietario, correo de contacto, grupo de usuarios interesados y varias opciones interesantes donde podemos decidir si los usuarios pueden ampliar los términos del Term Set o solo los administradores pueden hacerlo, y también si permitimos que el usuario etiquete (con tags) contenidos del portal con estos términos.

Podemos crear tantos Term Sets como queramos, repitiendo el paso anterior.

Ahora empezamos a crear Terminos abriendo las opciones del TermSet y seleccionando "Create Term". Observar que en el menú de opciones también nos permite copiar el Term Set, Reutilizar Términos, Mover el Term Set o Borrar el Term Set.

Una vez más la zona central de la pantalla cambiará para mostrarnos las opciones propias del Término (si está disponible para etiquetas (tags), su idioma, descripción, literal y palábras sinónimas, así como un cuadro donde veremos de dónde es miembro el término.

Repetimos esta operación de crear términos tantas veces como queramos hasta completar nuestra librería de términos.

Si abrimos el menú de opciones de un término veremos que éste nos permite crear más términos copiar, rechazar, mover, eliminar o dejar deprecated (un término "deprecated" no aparecerá como disponible en adelante, pero seguirá operativo para las estructuras que anteriormente lo usaron)

Ahora que ya hemos creado nuestra biblioteca de términos salimos de la administración central y vamos a nuestro portal web de SharePoint 2010. En él creamos una nueva lista personalizada, y una vez creada creamos una nueva columna del tipo "Metadatos Administrados". Al crear dicha columna veremos que nos pregunta si queremos que el valor del campo sea el término o toda la ruta del término, y seleccionar el Term Set que queremos utilizar como posibles valores del campo, así como personalizar el conjunto de términos o seleccionar el valor predeterminado del mismo.

Una vez completada la creación de la columna, podemos ver el resultado final: Cuando creamos un nuevo ítem en la lista nos pide el campo de metadatos, y nos deja escoger entre los posibles valores del TermSet

Además de utilzarse en las columnas de las listas, también sirve para etiquetar (tags) elementos de las listas, y para filtrar de forma ágil los resultados de búsqueda, entre otras cosas.

Como veis el MMS tiene muchísimas opciones de configuración, y lo mejor de todo es que una vez definidos, nunca más tienes que volver a definir la misma estructura, estés en la aplicación web que estés y sin importar si estás en un u otro site collection, pero como este post se ha hecho demasiado largo, comentaré este tema en concreto en un próximo post dedicado especialmente a los tags.

Con el servicio de metadatos administrados, podremos tener una taxonomía jerárquica de términos realmente consistente en nuestra empresa.

Espero que esta serie de posts os hayan servido para comprender la potencia de este nuevo servicio, ¡ un saludo!

1 comentario:

Roy dijo...

Infinitamente agradecido con tus post, los tres temas de como administrar los metadatos me han sido de enorme ayuda.

Muy amable de tu parte por compartir tus conocimientos ;)