domingo, 4 de octubre de 2009

Archiving, CMIS y EBS: Más allá del SQL Server

En múltiples ocasiones he tenido reuniones con empresas que dudaban si SharePoint podría ser su herramienta de intranet y gestión documental debido a las evidentes limitaciones que puede tener almacenar estratosféricas cantidades de información dentro de las bases de datos SQL Server de Microsoft. Cuando hablamos de ficheros de tamaño medianamente reducido, se puede pensar en una administración inteligente de las bases de datos; sin embargo, cuando hablamos de ficheros que ocupan grandes cantidades de megas cada uno (videos, imágenes de alta resolución, planos de Autocad, etc.) realmente almacenarlos encriptados en SQL Server puede llegar a carecer completamente de sentido, no porque SQL Server no lo gestione o no lo permita, sino por las dificultades que pueda conllevar administrar bases de datos de tan gran tamaño (backup, restores, mirrors, etc.). Además, SQLServer no puede aprovechar su motor de búsqueda con datos binarios no estructurados (vídeos, imágenes...), por lo que se desaprovecha una de sus grandes virtudes de almacenamiento.

Sin embargo, lo que muchas empresas todavía desconocen es la amplia capacidad que tiene MOSS para integrarse con otros sistemas de gestión documental. Actualmente, todos los grandes gestores documentales del mercado disponen de módulos de Archiving integrado con SharePoint (léase Documentum, Opentext, Filenet ...)

El Archiving integrado con MOSS permite al usuario final seguir disfrutando de las grandes ventajas a nivel de interface de portal ágil e intuitivo de Sharepoint (desde luego mucho más ágil e intuitivo que documentum, por ejemplo), pero con la potencia y virtudes de almacenado de ficheros de los grandes gestores documentales del mercado. Para el usuario es totalmente transparente. Los documentos se crean, se suben, se editan y se visualizan exactamente igual que si residieran en las bases de datos de MOSS, pero están gobernados por el gestor documental y almacenados en un sistema externo de ficheros.

Por si este tipo de integraciones nos supiera a poco (las licencias de estos sistemas de archiving no suelen ser baratas precisamente), el estándar  de comunicaciones CMIS (Content Management Interoperability Specification) llega al rescate. Mediante este protocolo podremos acceder fácilmente a información contenida en otros repositorios externos (ERPs, CRMs, EMCs...). A pesar de que la versión final de la especificación se especula que será liberada a finales de año (2009), ya existen drafts operativos (se acaba de anunciar el v.07) que ya incorporan otras plataformas como Alfresco.

Microsoft, no tan solo ha sido una de las compañías fundadoras del estándar CMIS (junto con EMC e IBM, a la que rápidamente se añadieron Opentext, Oracle, Alfresco y SAP), sino que además ha participado activamente en la redacción de la especificación y es un fuerte defensor de la misma.

El motivo es sencillo: Microsoft es consciente que abriendo la puerta de la integración con otros sistemas, también abre la puerta a muchos clientes nuevos ansiosos de utilizar MOSS como portal de intranet-extranet, pero dudosos ante la integración con sus políticas y sistemas de gestión documental actuales. Más clientes con SharePoint, mayor beneficios económicos derivados de ello.

De nuevo la creencia popular nos hace pensar que CMIS es una irrealidad en el presente de MOSS y que tan solo vendrá integrada en SharePoint 2010. Basta con echar un vistazo al artículo Integrating External Document Repositories with SharePoint Server 2007, para tener un ejemplo práctico de cómo crear bibliotecas externas en MOSS 2007 conectadas a un otro gestor documental mediante el protocolo CMIS.

Por otra, existe una solución nativa en el propio SharePoint (gracias por la información, Gustavo Velez) que no es muy conocida debido a la desconfianza con futuras compatibilidades (no es un estandard de mercado) y determinadas pecularidades de implementación, pero que puede ser interesante implantar en portales SharePoint de gran tamaño. Hablamos de la característica EBS (External BLOB Storage) que incorpora MOSS 2007, permitiendo de forma nativa guardar los ficheros en repositorios externos de datos, e incluso combinar ambos sistemas de almacenamiento (SQLServer para datos estructurados y EBS para binarios no-estructurados).
Así que desde este artículo quisiera romper esas dudas y miedos que muchos tienen al pensar que MOSS únicamente puede guardar contenidos en SQLServer.

El almacenamiento de ficheros con Archiving es una realidad presente, al igual que la comunicación con CMIS y el uso nativo de EBS por parte de Sharepont Server: MOSS también puede guardar ingentes cantidades de información en repositorios externos de ficheros.

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