miércoles, 28 de octubre de 2009

10 cambios impactantes en el ECM de SharePoint 2010

A pesar de que cada uno de los puntos merece uno varios posts por sí mismos, basándome en una de las ponencias de la SharePoint Conference, trataré de resumir las 10 novedades más impactantes en el ECM de SharePoint 2010.

1.- Business Connectivity Services: Es la evolución del Business Data Catalog que permite tanto operaciones de lectura como de excritura de forma online y offline (Workspace). Se puede definir tanto en SharePoint Designer como en VisualStudio (mucho más fácil que BDC) y se puede reutilizar las conexiones definidas desde las "External Lists" de Sharepoint, en las búsquedas, desde el Outlook, Word, Infopath, Access u otras aplicaciones Office (mediante código).



2.- Validaciones en Listas: Se puede añadir lógica adicional a cada columna de cada lista o biblioteca de Sharepoint, como forzar que no se puedan crear valores duplicados, o aplicar fórmulas de validación de datos para que cada campo cumpla con una serie de condiciones antes de ser aceptado como válido.






3.- "Managed Metadata". Desde la administración del site o el Designer podemos definir un arbol categorizado de metadatos (del tipo Contintente-País-Comunidad, por ejemplo) y rellenarlo de valores que podrán ser reutilizados directamente en los nuevos campos de las listas de tipo "Managed Metadata", o que nos muestre sugerencias del texto o frase completada mientras empezamos a excribir en un campo de texto.
Estos metadatos pueden re-utilizarse de forma común en diversas listas o formularios del mismo site, así como enviarse a otros sites collections o aplicaciones web.








Ejemplo de un campo de un formulario que al apretar el botón de "..." invoca una ventana donde vemos el árbol de metadatos definido previamente, para poder seleccionar un valor concreto del mismo.


Pantalla donde vemos que al empezar a escribir un valor en el campo, se nos muestra un desplegable con las sugerencias de la frase o palabra completa (Intellisense)

4.- Optimizaciones para Listas grandes: La nueva versión de MOSS puede trabajar con listas de elementos muchísimo más grandes (tranquilamente con 5.000.000 de elementos)



5.- Búsquedas: Tal y como comentaba en un post anterior, las búsquedas en 2010 han mejorado muchísimo, también gracias a FAST



6.- Almacenamiento BLOB Remoto mejorado respecto al 2007 para tener la opción de guardar fácilmente nuestros archivos en sistemas de ficheros externos, en lugar de almacenarlos en las bases de datos del SQL Server. En caso de configurar el BLOB remoto, lo que guardaremos en el SQL será un ID que nos vinculará al archivo externo.





7.- Audit Trail: También se incluyen nuevas capacidades en las posibilidades de auditoría de contenidos.



8.- ID's únicos de documento: Esta característica garantiza que cada documento tiene una identidad única a pesar de que hayan múltiples sites collections en nuestra granja.



9.- Organización del contenido: Sharepoint 2010 incluye muchas mejoras en cuanto a la organización del contenido de listas y bibliotecas, permitiendo especificar, por ejemplo si queremos que el sistema cree automáticamente subcarpetas cuando una carpeta alcance un límite máximo de elementos, o distribuir contenido entre diversos sites o librerías en función de unas reglas que podemos definir (por ejemplo. Si el campo Fecha de creación superior a 2 años, enviar a una biblioteca o site de histórico).



10.- Documents Sets: Ahora podemos juntar diversos documentos y tratarlos como un único "paquete" al que podemos aplicar las mismas propiedades, flujos de trabajo o versiones. Un set de documentos puede incluir diversos tipos de documentos en su interior (content types)



Sin duda, las capacidades ECM de SharePoint 2010 han mejorado muchísimo respecto el 2007. ¿No estais deseando probar ya la beta pública?

Saludos!!

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