miércoles, 28 de octubre de 2009

10 cambios impactantes en el ECM de SharePoint 2010

A pesar de que cada uno de los puntos merece uno varios posts por sí mismos, basándome en una de las ponencias de la SharePoint Conference, trataré de resumir las 10 novedades más impactantes en el ECM de SharePoint 2010.

1.- Business Connectivity Services: Es la evolución del Business Data Catalog que permite tanto operaciones de lectura como de excritura de forma online y offline (Workspace). Se puede definir tanto en SharePoint Designer como en VisualStudio (mucho más fácil que BDC) y se puede reutilizar las conexiones definidas desde las "External Lists" de Sharepoint, en las búsquedas, desde el Outlook, Word, Infopath, Access u otras aplicaciones Office (mediante código).



2.- Validaciones en Listas: Se puede añadir lógica adicional a cada columna de cada lista o biblioteca de Sharepoint, como forzar que no se puedan crear valores duplicados, o aplicar fórmulas de validación de datos para que cada campo cumpla con una serie de condiciones antes de ser aceptado como válido.






3.- "Managed Metadata". Desde la administración del site o el Designer podemos definir un arbol categorizado de metadatos (del tipo Contintente-País-Comunidad, por ejemplo) y rellenarlo de valores que podrán ser reutilizados directamente en los nuevos campos de las listas de tipo "Managed Metadata", o que nos muestre sugerencias del texto o frase completada mientras empezamos a excribir en un campo de texto.
Estos metadatos pueden re-utilizarse de forma común en diversas listas o formularios del mismo site, así como enviarse a otros sites collections o aplicaciones web.








Ejemplo de un campo de un formulario que al apretar el botón de "..." invoca una ventana donde vemos el árbol de metadatos definido previamente, para poder seleccionar un valor concreto del mismo.


Pantalla donde vemos que al empezar a escribir un valor en el campo, se nos muestra un desplegable con las sugerencias de la frase o palabra completa (Intellisense)

4.- Optimizaciones para Listas grandes: La nueva versión de MOSS puede trabajar con listas de elementos muchísimo más grandes (tranquilamente con 5.000.000 de elementos)



5.- Búsquedas: Tal y como comentaba en un post anterior, las búsquedas en 2010 han mejorado muchísimo, también gracias a FAST



6.- Almacenamiento BLOB Remoto mejorado respecto al 2007 para tener la opción de guardar fácilmente nuestros archivos en sistemas de ficheros externos, en lugar de almacenarlos en las bases de datos del SQL Server. En caso de configurar el BLOB remoto, lo que guardaremos en el SQL será un ID que nos vinculará al archivo externo.





7.- Audit Trail: También se incluyen nuevas capacidades en las posibilidades de auditoría de contenidos.



8.- ID's únicos de documento: Esta característica garantiza que cada documento tiene una identidad única a pesar de que hayan múltiples sites collections en nuestra granja.



9.- Organización del contenido: Sharepoint 2010 incluye muchas mejoras en cuanto a la organización del contenido de listas y bibliotecas, permitiendo especificar, por ejemplo si queremos que el sistema cree automáticamente subcarpetas cuando una carpeta alcance un límite máximo de elementos, o distribuir contenido entre diversos sites o librerías en función de unas reglas que podemos definir (por ejemplo. Si el campo Fecha de creación superior a 2 años, enviar a una biblioteca o site de histórico).



10.- Documents Sets: Ahora podemos juntar diversos documentos y tratarlos como un único "paquete" al que podemos aplicar las mismas propiedades, flujos de trabajo o versiones. Un set de documentos puede incluir diversos tipos de documentos en su interior (content types)



Sin duda, las capacidades ECM de SharePoint 2010 han mejorado muchísimo respecto el 2007. ¿No estais deseando probar ya la beta pública?

Saludos!!

lunes, 26 de octubre de 2009

Resumen del SPC: Larga vida a Sharepoint

Ya de vuelta a casa y recuperado del jet-lag, es tiempo de analizar, ordenar y completar toda la información recibida durante estos días.

Lo cierto es que la SharePoint Conference 2009 ha sido un gran evento, muy bien organizado y con una asistencia máxima que ha dejado el "Sold Out" en 7.400 inscritos. Todo un récord.

Referente a las novedades, se ha podido ver una gran cantidad de características de las nuevas versiones, no tan solo del propio SharePoint, sino también de todos los componentes que componen el universo Microsoft (SQL Server 2008 R2, Visual Studio 2010, Project Server 2010, Office 2010...). Son tantas de ellas que tengo la impresión de no haber relatado mas que una ínfima parte de todo lo presentado estos dias. El escaso tiempo libre y la gran organización del evento (hands on lab, desayunos,comidas, cenas, fiestas nocturnas, expositores...) han permitido que el dia se pase entretenido sin darnos cuenta ocupando nuestras mentes y cuerpos 100% al evento.

También ha habido una buena presencia de partners de Microsoft Sharepoint, que ocuparon una buena parte del pabellón-comedor, donde uno podía pasearse e ir recibiendo información (y regalos) de cada una de las compañías expositoras. Resulta increíble la cantidad de empresas en el mercado que ofrecen todo tipo de soluciones para SharePoint (aceleradores, generadores de flujos de trabajo gráficos, webparts, soluciones de escaneo, de mapear gráficamente la información, etc.). Por mucho que uno navegue por la red, ha sido esclarecedor poder profundizar con alguna de estos partners para descubrir soluciones avanzadas a problemas concretos que hemos podido tener en nuestro MOSS 2007.

Para finalizar, quisiera destacar que ha sido un honor para mí poder conocer a otros colaboradores de la comunidad Española y Latina de SharePoint, que sin duda me han ayudado a pasar una estancia mucho más agradable en la conferencia, y aprender un poco a nivel personal y profesional de cada uno de ellos. Gracias, Gustavo Vélez, Edin Kapic´, Pablo Sousa, Angel Acha, Jordi Plana y David Martos por haber compartido vuestro tiempo conmigo y haberme hecho sonreír aprendiendo.

Desde este espacio intentaré los próximos días ir estudiando y exponiendo todo el material obtenido en la conference. Sin duda alguna, si tuviera que resumir la impresión que me dio la SharePoint Conference, es que en la nueva versión de MOSS Microsoft se ha movido inteligentemente hacia lo que el mercado solicitaba, habiendo escuchando a los usuarios y dotando a la plataforma de una integración (tanto interna como externa) sorprendentes: Social Computing, Business Intelligente, Integración, Multiidioma, Facilidad de Upgrades y Administración, Potencia en la misma, Velocidad , Trabajo Offline, Potencia en las Búsquedas, Almacenamiento Externo, Gran Capacidad Para Modificar y Personalizar el Branding (Look & Feel), Mayor Integración de Infopath, Integración Movile... podría citar muchas más, pero lo importante es que la impresión global es que SharePoint crece a lo grande, de forma correcta, y que va a generar todavía mucho más trabajo durante los próximos años, mejorando y creando nuevas intranets, extranets y portales de internet.

De nuevo, ninguna herramienta del mercado puede ofrecer lo mismo que SharePoint 2010, debido al alto nivel de integración que tiene con todas las aplicaciones Office y Microsoft.

¡¡Larga vida a SharePoint!!

viernes, 23 de octubre de 2009

SPC: PowerShell, el nuevo mejor amigo de los Administradores

En repetidas ocasiones, durante la Conference nos están transmitiendo la gran potencia de administración que SharePoint 2010 va a tener con la interface PowerShell.

Esta interface no es nueva, ya habíamos trabajado con ella en 2007, pero en 2010 viene totalmente integrada con el SharePoint.

Stsadm se seguirá manteniendo, pero las múltiples ventajas de PowerShell harán que sea indispensable su uso para los administradores

PowerShell tiene 652 cmdlets para gobernar Sharepoint 2010 (incluyendo FAST), atacando directamente el modelo de objetos .NET y consiguiendo así una potencia enorme en cuanto a posibilidades de administración y velocidad de ejecución.

En la ponencia han puesto un ejemplo de un script en stsadm que activaba un feature en todos los sites, y tardaba 12 horas en ejecutarse. En powershell el mismo script tardaba 30 minutos en completarse.



Además, con las pipelines se pueden crear sentencias realmente completas y a nuestra medida. Por ejemplo:
Get-SPWebApplication es un cmdlet que retorna el listado de aplicaciones web de una farm.
Get-SPWebApplication | Where{ $_.Name -eq "SharePoint - 80"} es el mismo cmdlet pero con una pipeline que filtra el resultado a solo aquellas aplicaciones web que tengan como nombre "SharePoint - 80"

Get-SPWebApplication | Where{ $_.Name -eq "SharePoint - 80"} | Sort URL -Descending es de nuevo la misma sentencia pero con una pipeline adicional que permite además ordenar los resultados por el campo URL de forma descendente.

También podremos generar scripts que contengan diversas sentencias con múltiples cmdlets y pipelines para realizar procesos más o menos complejos, como realizar backups periódicos, hacer "deployments" entre entornos o sincronizar contenidos entre sites collections.

El conferenciante nos ha puesto múltiples ejemplos de cmdlets que creaban contenido en SharePoint (webparts, listas, items...), lo modificaba y configuraba a su pleno gusto y medida.



Está clarísimo que un buen administrador de MOSS 2007 que quiera governar el portal con procesos altamente optimizados, deberá aprender a utilizar bien el PowerShell... ¡¡Habrá que irse poniendo las pilas!!

jueves, 22 de octubre de 2009

SPC: Workflows con Designer, Visio e Infopath

Una de las conferencias que más me gustó del dia de ayer fue la de la creación de flujos de trabajo con SharePoint Designer 2010. Lo cierto es que esta versión incorpora mejoras muy interesantes, aunque básicamente sean por la incorporación de nuevos servicios (como Visio o BCS) y una mucho mayor integración de Infopath en los flujos.

Tal y como me comentó el propio Gustavo Vélez, a pesar de los cambios más sustanciales en el motor de Workflow vendrán con el Framework 4.0. el equipo de microsoft ha preferido sacar SharePoint 2010 funcionando bajo Framework 3.5, ya que incorporar una tecnología tan nueva como el 4.0 hubiera supuesto un retraso de medio año más en el SharePoint 2010. Lo que sí parece que van a hacer es incorporar el 4.0. en el primer Service Pack que aparezca del producto (contad un año aprox. desde su lanzamiento).

Con SharePoint 2010 se pueden crear 3 tipos de workflows:

Asociados a una lista --> Los que usábamos en 2007
Workflows reutilizables --> Se pueden asociar a diversas listas o Content Types
Workflows de sitio --> No se asocian a ninguna lista o Content Type, sino al site.

A parte, os resumo las siguientes mejoras en la nueva versión que he podido extrapolar de la sesión:

Se puede especificar el tipo retornado (string, Display Name, number..) por una acción(como por ejemplo el "create ítem in list"), obteniendo un tipo de parametro de entrada y otro tipo distinto de salida.



Podemos crear cadenas con referencias dinámicas en campos que hasta ahora no se podían, como por ejemplo el campo "subject" de un e-mail.

Desde Designer podemos definir columnas de sitio y content types, y asociarlos a las listas de MOSS.


Con Designer podemos asociar columnas de sito, para usarlas posteriormente en las condiciones de los flujos.

Desde designer podemos asociar un workflow a un Content Type.

Los workflows reusables permiten por ejemplo asignar el workflow a un Content Type y las librerías que usen ese content type, utilizarán  automáticamente el mismo workflow.

Desde Designer podemos crear "Custom Actions" para añadir botones al Ribbon o opciones en los menús desplegables (¡es genial!)



Los workflows pueden atacar los parámetros de los User Profiles definidos en el AD (por ejemplo, asignar la tarea al manager del creador del ítem). ¡¡Por fin!!


Infopath puede "capturar" el formulario que nosotros hayamos construido en el flujo (con la misma herramienta generadora de forms que en 2007) para solicitar datos al usuario, y modificarlo completamente a nuestro gusto, incorporándole toda la lógica de campos que ofrece Infopath y permitiendo añadírle gráficos o conexiones de datos a la propia lista para mostrar los últimos ítems procesados por el workflow. En la demo, retocó un formulario de envio de sugerencias, que al hacer la nueva sugerencia, debajo de los campos solicitados mostraba las últimas sugerencias que otros usuarios habían realizado (era una repeating table que atacaba a la propia lista de sugerencias y mostraba sus valores).



Este es un formulario creado desde una acción del flujo del Designer y posteriormente modificado con Infopath

Designer puede mover acciones (subirlas o bajarlas) de un paso a otro. Es decir, puedo tener una acción en el Paso2 que sea "enviar mail" y con el botón derecho sobre la acción le indicamos que suba hacia arriba en el diagrama del flujo, si esta estaba la primera del Paso2, pasaría directamente a ser la última del Paso1.

Por fin tenemos en Designer un botón de Quick Publish, que publica de nuevo el formulario con un único click, recordando los datos de la última publicación (esto nos ahorrará algo de tiempo dándole al "siguiente" "siguiente")

Una vez el usuario rellene el formulario de datos necesarios para el flujo, nosotros podremos redirigirlo a la página que queramos, evitando así que vuelva directamente a la lista o similar. Podemos, por ejemplo, crear una página de agradecimiento por enviar la sugerencia, y hacer que cuando el solicitante envie el form vaya a esta página.

Con Visio 2010 se pueden diseñar workflows y después exportarlos a Designer (y viceversa). Esto me pareció genial, ya que ahora sí tenemos esa capa de maquetación o diseño del workflow que nos puede hacer un usuario funcional sin conocimientos técnicos, y que se dedique a poner cajitas conceptuales sin ningún tipo de parámetro, y luego importar ese diseño desde Designer para aprovechar el esquema creado por el usuario, y parametrizando cada acción o condición de forma detallada.



Con Visio 2010 también podremos visualizar el histórico de nuestro workflows, estando esta funcionalidad embebida con SilverLight.




Por otra parte, los flujos de Designer también pueden ser exportados como templates (wsp) que se guardan en el Site Assets, para que puedan ser importados y mejorarse posteriormente con Visual Studio.




Se pueden crear workflows de definición global. Sabeis que SharePoint incluye workflows out-of-the box del tipo "recopilación de firmas" o "tres estados". En 2010 podremos ampliar la família de este tipo de workfows globales desarrollándolos nosotros mismos y publicándolos en MOSS.

Y de momento eso es todo... ¡¡Espero que os estén gustando esta serie de posts desde la Conference!!

SPC: Validación de columnas en las listas

Un detalle que observé en el "hands on lab" ha sido que cuando creas una nueva columna en una lista o biblioteca de SharePoint 2010, se ha añadido una opción al final del formulario de definición de la misma donde puedes especificar una formula que sirva para validar el valor introducido en la columna, y un campo para especificar el mensaje que quieres que se le muestre al usuario cuando no se cumple dicha condición. Es interesante, a pesar de que ahora podremos construir formularios mucho más inteligentes modificándolos directamente con InfoPath (ver post anterior).


SPC: Modificar los formularios de las listas MOSS con Infopath

Un detalle que me está encantando de la nueva versión de MOSS es la facilidad con la que permite modificar los formularios (por defecto bastante sosos) de las listas y bibliotecas de MOSS.

En el Ribbon de cada lista, tenemos un botoncito que es el "customize form". Si clickamos en él, nos abrirá directamente el formulario asociado a la lista con Infopath, y podremos modificarlo a nuestro antojo, añadiendole imágenes, cambiando fuentes, tamaños, colores, valores por defecto, fórmulas, origenes de datos, añadir tablas y distribuir el contenido en tantas filas y columnas como queramos, incluir "repeating tables" asociadas a listas o contenidos externos y toda la potencia de infopath a los típicos y hata ahora simples formularios de "newitem", "edititem" y "showitem" de nuestras listas.


Pantalla donde se ve el botón que nos permite modificar los forms estandars de una lista

De esta forma, se acabó la pesadilla de tener que ocultar el form original en la página, y crear otro abajo del mismo con la personalización que queríamos en 2007.

Realmente es super-cool y seguro que muchos de nuestros clientes (y nosotros mismos) le vamos a sacar muchísimo provecho. ¡¡Es mucho más potente de lo que a simple vista puede parecer!!


Ejemplo rápido que he realizado en el hands-on-labs para customizar un form estándar de una lista personalizada.

SPC: Multiidioma en MOSS 2010

Tal y como os comentaba en un post anterior, hay algunas novedades en el multiidioma para la versión 2010 de Sharepoint.

Lamento comunicaros que las variaciones de sitio continuan existiendo y son prácticamente idénticas a la versión anterior, solo que ahora se gestionan con timer jobs (...) y como todo timer job en 2010 se puede monitorear para ver el porcentaje de ejecución, pausar, continuar...



Ninguna novedad destacada más en las variaciones (sigue siendo exclusivo para el tipo de contenido "publicación"), pero.... Si que se ha creado una MUI (Multiidioma Interface) que realmente da un paso adelante en el concepto multiidioma de Sharepoint.

La MUI se puede configurar desde la administración de cada site, existiendo una nueva opción de "Language Settings" donde podemos definir los idiomas secundarios del site (el primario es con el que se creó el site). Los idiomas secundarios se pueden elegir de entre los intalados mediante language packs.


La imagen muestra cómo podemos definir idiomas secundarios desde el "Language Settings" de la Administración del Site.

Una vez definidos los idiomas secundarios, desde el control de usuario donde pone el "wellcome user", veremos una nueva opción que nos permitirá cambiar el idioma de la interface de usuario para todo el site. Este cambio afectará también a los menús de navegación.


La imagen muestra como cambiamos el idioma de la interface con el control de usuario de la homepage.

Desde la administración del site, también disponemos de una opción que permite exportar a un fichero los literales de traducción del idioma principal al secundario. También podemos importar estas relaciones a partir del mismo formato de archivo. Esto puede ser muy útil cuando queramos cambiar automáticamente el idioma de los títulos de las columnas de listas personalizadas, por ejemplo. Si definimos las traducciones en el fichero de diccionario y lo importamos a MOSS, este realizará la traducción automáticamente cuando cambiemos el idioma de la interface.


Tabla donde podemos observar qué componentes traduce automáticamente la MUI y cuales no.

Lo cierto es que pese a las variaciones de sitio, sí me ha gustado bastante la incorporación de la MUI, pues con esta nueva funcionalidad, muchos clientes podrán darse por satisfechos con el aspecto multiidioma (nos cambia la interface, las barras de navegación, los títulos de las columnas...).

Para aquellos que sigan queriendo dar un paso más allá en el multiidioma, siempre nos quedarán herramientas tipo PointFire, que ya comentaba en un post anterior.

Espero que algunos se alegren con esta nueva capacidad del MOSS 2010.

miércoles, 21 de octubre de 2009

SPC: SharePoint Designer 2010 Top 10 nuevas caracteristicas que debes conocer.

A pesar de no asistir a esta conferencia, ya he podido bajarme la presentación de la misma.

En ella se comenta que SharePoint Designer 2010 no será compatible con SharePoint 2007. Seguirá siendo un producto gratuito que permitirá a los administradores realizar más tareas que con la antigua versión.

Empezamos con los 10 puntos básicos:

10.- Se podrá restringir el acceso a Designer tanto a nivel de aplicación web como a nivel de site collection:



9.- Como no, la interface de usuario ha sido mejorada con Ribbon. Lo cierto es que la imagen de todo Office se ha homogeneizado una barbaridad, y para ojos no expertos a veces cuesta distinguir en qué aplicación nos encontramos exactamente. Con Designer además han añadido una barra de navegación rápida en la zona izquierda de la pantalla (más rápida y completa que la versión 2007) y también han añadido páginas de sumario que sirven como home resumen de conjuntos de funcionalidades agrupadas.



8.- Designer permite ahora crear nuevo contenido en nuestro portal de forma directa, como subsites, listas, páginas de webparts, etc.



7.- Designer permite configurar la seguridad del site directamente. Una gran ayuda para los administradores que se volvían locos con los menús de permisos de SharePoint 2007.



6.- Designer 2010 permite también gestionar los ContentTypes de las listas: Crear nuevos tipos de contenido y asociarlos a las listas que queramos.




5.- También podremos crear "Site Assets", que nos permitirá almacenar contenido útil para el sitio, como pueden ser páginas de código .js, páginas de estilo .css, ficheros .xml, etc. Todo en un repositorio único mucho más manejable que las Librerías de estilo y demás de la anterior versión.



4.- Tanto con Designer como desde el propio navegador, podremos manipular los web parts que muestren las listas en formato XSLT, pudiendo así editar y modificar fácilmente muchos aspectos de las mismas.



3.- También podremos desde Designer crear y configurar conexiones de datos externas: Bases de Datos, ficheros XML, Scripts de Servidor, WebServices...




2.- También podremos crear y configurar "External Content Types", mediante los nuevos Business Conectivity Services de MOSS 2010.




1.- Además de los worklows habituales de la versión 2007, Designer 2010 también permitirá crear workflows a nivel de Site, Workflows para LISTAS de MOSS y workflows reusables. Precisamente hoy tengo a primera hora una conferencia sobre workflows en Designer, así que en un próximo post hablaré de este punto concreto mucho más detalladamente.




Hasta aquí el listado de los 10 puntos principales respecto las novedades de Designer. Es una lástima no disponer de más tiempo para redactar más posts... ¡¡ Hay tanto material !! Prometo iros informando un poco cada dia.

Saludos!

SPC: FAST Search, primer contacto.

Después de hablar de las características mejoradas de búsqueda que incorpora SharePoint 2010, paso a comentaros algunas de las ventajas adicionales que nos proporciona FAST, tal y como lo he entendido en la conferencia de hoy, y aprovecho para engancharos algunas partes de las primeras presentaciones que nos están llegando.


Todos los puntos siguientes nos los he extrapolado según lo que nos han mostrado en la ponencia de FAST:
  1. En la ponencia de FAST nos han enseñado cómo se pueden buscar frases enteras entre comillas (como google)
  2. También puede buscar palábras sinónimas a la introducida en la cadena de búsqueda.
  3. Muesta los "Best Bets" de forma visual (una imagen extrapolada del fichero)
  4. Permite al usuario establecer ránkings sobre los resultados de las búsquedas para ajustar cómo los muestra (más relevantes o menos) en futuras querys.
  5. Puede realizar búsquedas en cualquier idioma (más de 80), y en cada uno de ellos entiende el léxico para retornar palabras similares a las escritas (especial trato en nombres y adjetivos, como retorno automático de plurales)
  6. Con FAST podemos ver directamente los "tumbnails" y "previews" de múltiples tipos de fichero. Es decir, podemos ver en la página de resultados de búsqueda las diapositivas previas de un powerpoint, y navegar por ellas rápidamente en modo 'tumbnails' para ver las siguientes o anteriores desde el propio buscador.
  7. Se puede ordenar rápidamente los resultados con un desplegable de opciones “sort by” para cada propiedad existente en los resultados.
  8. Se pueden personalizar las páginas de resultados para diferentes personas, dependiendo del "user profile". Si por ejemplo en nuestro user profile indica que nuestras área de interes principal es el desarrollo, nos mostrará (priorizará) resultados de búsqueda que sean de esa temática.
  9. Posibilidad de promocionar o descencer los resultados de búsqueda, para que aparezcan antes (más arriba) o después (más abajo) en las siguientes búsquedas.
  10. Aumenta enormemente la escalabilidad (número de registros indexados) y la velocidad de búsqueda.
  11. Extiende el soporte SCOM de monitoreo y alertas de forma más profunda.
  12. Incluye un par de weparts mas de búsqueda: "Core Results Web Part" & "Search Action WebPart"
  13. Permite configurar de forma personalizada los extractores de propiedades
  14. Capacidades adicionales para modelos de ranking personalizados (según la popularidad del autor, por ejemplo)
  15. Geo-búsquedas utilizando una fórmula de ordenación que muestra los resultados según la distancia de los usuarios en entornos de multiplicidad geográfica.

 No está mal, ¿verdad? Os dejo ahora algunas pantallas para que completeis esta información:



Los 3 modelos de búsqueda de MOSS 2010


 Facilidad para conectar e indexar orígenes externos de datos



Ventajas del FAST respecto las búsquedas de MOSS 2010 desde el punto de vista del usuario final
Las búsquedas en MOSS se integran fácilmente con cualquier fuente de datos.


Ventajas del FAST respecto las búsquedas de MOSS 2010 desde el punto de vista del Profesional de IT


Ventajas del FAST respecto las búsquedas de MOSS 2010 desde el punto de vista del desarrollador

 
Muestra de visualización de "tumbnails" en "preview" cuando muestra un resultado tipo powerpoint


Ejemplo de cómo ordenar los resultados de búsqueda


Algunas de las ventajas destacadas de FAST


Impresionante página de resultados en FAST y SilverLight, que filtra los registros obtenidos en función del autor que seleccionamos en el webpart vertical de la derecha